檔案數(shù)字化加工利用信息技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　數(shù)字化加工包括數(shù)字化前準備、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、檔案還原裝訂、數(shù)據(jù)驗收等內(nèi)容。

　　1、數(shù)字化前期準備

　　前期準備包括選定數(shù)字化處理場所，篩選需要掃描的紙質(zhì)檔案。其中處理場所應確?？臻g布局合理，掃描設備完善，數(shù)字化處理軟件齊備，并具備合格的消防和安防系統(tǒng)。準備紙質(zhì)檔案，需要按類型、日期或其他相關(guān)標準對文件進行排序，并確保沒有任何污垢其他可能影響掃描圖像質(zhì)量的損壞，以保障掃描過程順利、有效的進行。

　　2、檔案掃描

　　檔案掃描是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案的關(guān)鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設備來完成，例如：平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類型和數(shù)量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲格式應完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標準進行，對實際掃描卷數(shù)、每卷的頁數(shù)要做好登記。

　　3、圖像處理

　?。?）圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗：

　　對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應重新進行圖像的處理。

　　由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。

　　發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。

　　發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調(diào)整。

　　認真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見

　?。?）糾偏：對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習慣。

　?。?）去污：對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

　　（4）圖像拼接：對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　?。?）裁邊處理：采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

　　4、圖像存儲

　　（1）存儲格式：批量掃描后形成的圖像文件在存儲時一般應進行壓縮。圖像壓縮指消除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，較常見的有TIFF（G4）、JPEG等壓縮格式。采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲。采用灰模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。提供網(wǎng)絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。

　?。?）圖像文件的命名：紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。

　　5、目錄建庫

　?。?）數(shù)據(jù)格式選擇：目錄建庫選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。

　　（2）檔案著錄：按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求進行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

　?。?）目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查：采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應要求進行修改或重錄。

　　6、數(shù)據(jù)掛接

　　數(shù)據(jù)掛接又稱數(shù)據(jù)匹配，是數(shù)字歸檔中為保證數(shù)字檔案的準確性和完整性所需要的流程。借助軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與對應的數(shù)字檔案進行匹配掛接，并逐條對掛接結(jié)果進行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字檔案對應的準確性、已掛接數(shù)字檔案與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字檔案是否能正常打開等，以實現(xiàn)準確關(guān)聯(lián)。

　　7、檔案還原裝訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。檔案裝訂分為整卷裝訂和按件裝訂兩種。通常采用三孔一線方法裝訂；文件很薄時，也可采用縫紉機扎線裝訂，但線腳不宜過密，以免出現(xiàn)折斷檔案現(xiàn)象。

　　8、數(shù)據(jù)驗收

　　項目驗收是檔案數(shù)字化加工中，用于確保數(shù)字化后的檔案符合所需質(zhì)量標準和規(guī)范的過程。這通常涉及對數(shù)字檔案進行一系列測試和檢查，以驗證它們具有足夠的質(zhì)量并符合指定的標準。這其中包括圖像掃描、檢查處理數(shù)據(jù)匹配步驟中可能存在的錯誤、遺漏或其他問題。在某些情況下，項目驗收測試還可能涉及使用專門的軟件工具來完成該過程，以確保符合所需標準。

　　9、數(shù)據(jù)移交

　　可以通過各種不同的存儲技術(shù)來實現(xiàn)，例如：硬盤驅(qū)動器、網(wǎng)絡連接的存儲設備或云服務器等。所使用的具體技術(shù)將取決于傳輸圖像的數(shù)量，以及相關(guān)檔案管理部門的要求。這樣就可以確保數(shù)字檔案被妥善存儲和保護，并可供將來訪問和使用。

　　鄭州檔案數(shù)字化掃描需要注意哪些事項

　　檔案掃描是檔案數(shù)字化加工重要的一部分，檔案掃描應根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機網(wǎng)絡和存儲條件等選擇相應的掃描設備,進行相關(guān)參數(shù)的設置和調(diào)整。參數(shù)的設置和調(diào)整應保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。掃描的工作人員需要掌握一定的操作技術(shù)和方法，充分掌握合格圖像的標準要求。

　　1.掃描設備

　　1.1掃描設備的選擇應特別注意對檔案實體的保護,盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設備進行數(shù)字化。

　　1.2超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進行掃描，也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進行圖像拼接的方式處理。分幅掃描時，相鄰圖像之間應留有足夠的重疊,并且采用標板等方式明確說明分幅方法；若后期采用軟件自動拼接的方式，重疊尺寸建議不小于單幅圖像對應原件尺寸的三分之一。

　　1.3對于極其珍貴且尺寸不規(guī)則的檔案,為方便直觀顯示原件大小，可采用標板、標尺等方式標識原件大小等信息。

　　1.4應遵循相關(guān)設備的使用規(guī)律進行定期維護、保養(yǎng)。

　　2.掃描色彩模式

　　2.1為最大限度保留檔案原件信息,便于多種方式的利用,宜全部采用彩色模式進行掃描。

　　2.2頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案,應采用彩色模式進行掃描。

　　2.3頁面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,也可采用黑白二值模式進行掃描。

　　2.4頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,也可采用灰度模式掃描。

　　3.掃描分辨率

　　3.1掃描分辨率的選擇,應保證掃描后圖像清晰、完整,并綜合考慮數(shù)字圖像后期利用方式等因素。

　　3.2掃描分辨率應不小于200 dpi。如文字偏小,密集、清晰度較差時,建議掃描分辨案不小于300 dpi。

　　3.3如有計算機輸出縮微攝影、仿真復制、印刷出版等其他用途時,可根據(jù)需要調(diào)整掃描分辨率。需要進行輸出的檔案,掃描分辨率建議不小于300 dpi：需要進行高精度仿真復制的檔案掃描分辨率建議不小于600 dpi；需要進行印刷出版的檔案,可結(jié)合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨離。

　　4.存儲格式

　　4.1紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式,圖像壓縮率的選擇可根據(jù)實際應用的需求而定。

　　4.2紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像利用時,也可從網(wǎng)絡瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進行綜合考慮，將圖像轉(zhuǎn)換為OFD、PIDF等其他格式。

　　4.3同一批檔案應采用相同的存儲格式。

　　5.圖像命名

　　5.1應以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應確保圖像命名的唯一性。

　　5.2建議將數(shù)字圖像存儲為單頁文件,并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。

　　數(shù)字圖像確需存儲為多頁文件時,可采用該檔案的檔號對圖像命名。

　　5.3應科學建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準確性。

　　6.裁邊

　　如需對數(shù)字圖像進行裁邊處理，應在距頁邊最外延至少2 mm~3 mm處裁剪圖像

　　7.去污

　　如需對數(shù)字圖像進行去污處理,以去除在掃描過程中產(chǎn)生的污點、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，應遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則,處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水遺、污點、裝訂孔等痕跡。

　　8.圖像質(zhì)量檢查

　　8.1數(shù)字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真度較大時,應重新掃描

　　8.2對于漏掃、重掃、多掃等情況，應及時改正。

　　8.3數(shù)字圖像的排列順序與檔案原件不一致時,應及時進行調(diào)整。

　　8.4對數(shù)字圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理情況進行檢查,發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時應重新進行圖像處理。

　　9.數(shù)據(jù)掛接

　　9.1應借助相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)和與其對應的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進行掛接，以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。

　　9.2逐條對掛接結(jié)果進行檢查,包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對應的準確性、已掛接數(shù)字圖像與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等,發(fā)現(xiàn)錯誤及時進行糾正。

　　鄭州檔案數(shù)字化掃描公司的好處

　　企業(yè)的檔案匯集著豐富的、大量的各方面的知識，所以檔案的整理工作變得非常繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。利用計算機、掃描儀等設備手段整理檔案，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理則可以獲得事半功倍的效果。

　　降低企業(yè)經(jīng)營成本。過去一直使用粗放型模式來管理檔案，也就是增加辦公人員和辦公費用解決這一難題，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案讓傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)化為機讀檔案，不僅節(jié)約了日常保管維護費用，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　提高辦公效率。檔案數(shù)字化管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織人事部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。在檔案數(shù)字化之后就可以及時的提供詳細的數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導決策提供服務。

　　增強檔案原件保護。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案進行檔案數(shù)字化管理后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護。