很多單位想推行檔案數(shù)字化，但受限于自身人員專業(yè)不足和設備欠缺難以推進，在這種情況下會選擇檔案數(shù)字化機構來外包完成。其實選擇檔案數(shù)字化機構的好處諸多，專業(yè)人做專業(yè)事，那么選擇檔案數(shù)字化機構完成檔案數(shù)字化有什么好處呢？

　　首先小編認為首要的好處是檔案數(shù)字化機構在數(shù)字化加工項目完成后，國企事業(yè)單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉所造成的大量時間浪費和重復勞動現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。其次是能夠幫助國企事業(yè)單位最大限度保管和保護庫存檔案實體安全，因為傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損。

　　檔案數(shù)字化作用

　　這里先給大家介紹下什么是檔案數(shù)字化，所謂檔案的數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。相對于傳統(tǒng)的紙質檔案而言，數(shù)字化過的檔案具有如下的優(yōu)勢與好處。

　　相對于傳統(tǒng)檔案來說，檔案數(shù)字化作用在于可以提高效率，降低成本。傳統(tǒng)檔案需要借助于紙張和場地來進行保管，而且需要大量的人工來進行管理，可以說是費時費力，增加了公司的經(jīng)營成本。而檔案經(jīng)過數(shù)字化后僅僅需要一些必備的儲存設備即可，如U盤/移動硬盤、光盤以及電腦和相關軟件系統(tǒng)。優(yōu)點在于不占用大量空間，而且可以快速查閱，還消除了空間限制，實現(xiàn)異地利用，大大提高了工作效率，降低了管理成本。

　　此外，檔案數(shù)字化還能增強對檔案原件的保護。將紙制檔案轉變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全，發(fā)揮了檔案數(shù)字化作用。傳統(tǒng)紙質檔案容易受到高溫、潮濕、蟲蛀及光照的影響不易保存，經(jīng)過檔案數(shù)字化后可以大大減少對傳統(tǒng)檔案的破壞，起到了很好的保護作用。

　　在進行紙質檔案數(shù)字化掃描時，需要選擇適當?shù)奈募袷絹泶鎯呙韬蟮膱D像或文檔。紙質檔案數(shù)字化掃描格式是為了方便存儲、管理和利用數(shù)字化檔案而選擇的一種將紙質文件轉換為數(shù)字形式時所使用的特定文件格式。

　　紙質檔案數(shù)字化掃描格式有哪些類型

　　紙質檔案數(shù)字化掃描格式有不同的特點和用途，可以根據(jù)需求選擇最合適的格式。

　　紙質檔案數(shù)字化掃描格式包括以下這些類型：

　　1、PDF（Portable Document Format）：PDF是一種通用的文檔格式，可以存儲文本、圖像、表格和其他多媒體內容。PDF文件可以在各種設備和操作系統(tǒng)上保持一致的呈現(xiàn)效果，并且支持文本搜索和可編輯性。

　　2、JPEG（Joint Photographic Experts Group）：這是一種廣泛使用的圖像格式，適合存儲彩色照片和復雜圖像。它采用有損壓縮，可以在文件大小和圖像質量之間取得平衡。

　　3、PNG（Portable Network Graphics）：PNG是一種支持透明背景和壓縮的圖像格式。它適合存儲圖標、簡單圖形和帶有透明度的圖像。

　　4、TIFF（Tagged Image File Format）：這是一種無損的圖像格式，適合保存高質量的圖像。TIFF文件通常比JPEG文件更大，但可以保留更多的細節(jié)和顏色信息。

　　5、OCR（光學字符識別）：OCR不是一種文件格式，而是一種技術，可以將掃描的紙質文檔轉換為可編輯的文本文檔。OCR技術可以將掃描后的圖像中的文字識別出來，并生成可編輯的文本文件。

　　6、DOC（Microsoft Word文檔）：DOC格式是Microsoft Word的原始文檔格式，可以存儲文本、表格、圖像和其他格式的內容。DOC文件可以在Microsoft Word程序中進行編輯和處理。

　　7、TXT（純文本文檔）：TXT格式是一種純文本格式，只能存儲文本內容，不支持文本格式和圖像。TXT文件可以在各種文本編輯器中打開和編輯。

　　綜上所述，選擇專久智能檔案管理系統(tǒng)進行檔案數(shù)字化加工時，需要依據(jù)具體的需求和應用場景，來選擇不同特點和用途的紙質檔案數(shù)字化掃描格式，具體來說，需要考慮文件類型、可編輯性、文件大小、存儲需求以及兼容性和可訪問性等因素來確定最合適的格式。

　　數(shù)字檔案的安全性和保密性如何保障

　　就像大家所了解到的一樣，現(xiàn)如今，檔案管理都在朝著“單套制”大趨勢發(fā)展。也就是我們在進行檔案歸檔的時候，只需要保存數(shù)字檔案，而不需要保存紙質檔案了。與“單套制”的檔案管理模式，相對應的是“雙套制”的檔案管理。

　　雖然目前大家都在朝著“單套制”的方向發(fā)展，但“雙套制”依然是不少企業(yè)或組織采取的管理模式。這些企業(yè)或組織之所以采取比較復雜的“雙套制”管理模式，本質上是出于對檔案安全保管的需求。

　　保障數(shù)字檔案的安全性和保密性，成為當下檔案行業(yè)發(fā)展的重要管理措施。強安全、強保密的數(shù)字檔案體系，究竟如何構建？或者說，當我們在構建數(shù)字檔案體系的時候，可以從哪些維度加強檔案的安全，強化檔案的保密？我們?yōu)槟崂沓?個方面的措施。

　　1.訪問控制：建立訪問控制機制，只有授權人員才能訪問、查看和修改檔案內容?？梢酝ㄟ^密碼、指紋、身份證等多種方式實現(xiàn)訪問控制。

　　2.數(shù)據(jù)加密：采用加密技術對檔案文件進行加密，保證檔案內容不被非法獲取，防止數(shù)據(jù)泄露。

　　3.安全備份：定期備份檔案數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)丟失和損壞。

　　4.安全傳輸：在檔案傳輸過程中，采用安全通道進行傳輸，避免數(shù)據(jù)被監(jiān)聽和竊取。

　　5.審計與監(jiān)控：建立完善的審計和監(jiān)控機制，對檔案的操作記錄進行審計和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。

　　以上5點，基本上涵蓋了我們在數(shù)字檔案管理過程中，所有可能出現(xiàn)檔案安全風險的情況。如果您的數(shù)字檔案管理體系，做到了這些點，那基本上就不用太擔心檔案安全問題了。