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在日常檔案工作中,在檔案方面的工作肯定會(huì)有一些困惑,對于部分國企事業(yè)單位來說,選擇一家檔案整理公司,能為處理檔案的日常工作提供很大的便利,但是市面上進(jìn)行檔案服務(wù)的公司繁多,該怎么選擇一家適合的呢?
首先,檔案整理工作并不是一份簡單的,將檔案材料進(jìn)行分類的工作。檔案相關(guān)的法律和行政法規(guī)是很多的,如《檔案法》;各類檔案方面的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件,如《檔案法實(shí)施辦法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等等。所以對于檔案整理公司來說,能不能提供更專業(yè)的檔案服務(wù)工作是很重要的。
而對于檔案材料本身來說,檔案材料種類與來源復(fù)雜,比如人事檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案等這類各個(gè)單位都常見的檔案材料,還有科技檔案、工程檔案、照片檔案等這些專業(yè)性檔案,所以作為檔案整理公司的專業(yè)性工作人員,需要融會(huì)貫通相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),才能更好的完成工作內(nèi)容。
檔案整理工作是檔案工作的重要基礎(chǔ)。要完成規(guī)范建檔工作,離不開檔案整理這一塊基石,那么選擇一家專業(yè)靠譜的檔案整理公司,對于完成工作是能提供很大便利的!
數(shù)字檔案的長期保存和維護(hù)如何實(shí)現(xiàn)
“人事檔案一般保存多少年?”,“檔案的保存期限是多少年?”,“學(xué)籍檔案的保存期限是多久?”……我們在落地?cái)?shù)字檔案管理軟件項(xiàng)目的時(shí)候,經(jīng)常會(huì)遇到客戶詢問數(shù)字檔案保管期限的問題。可見,大家對于檔案保管期限的意識還是很高的。
在不斷的對接當(dāng)中我們發(fā)現(xiàn),雖然大多數(shù)朋友長期保存檔案的意識很高,但對于數(shù)字檔案的長期保存和維護(hù)的方式卻不甚了解。所以本期,我們集中給大家梳理了5個(gè)有效的檔案長期保管方式。
1)選取合適的存儲介質(zhì)
數(shù)字檔案的長期保存需要選擇可靠的存儲介質(zhì),如硬盤、磁帶、光盤,還有現(xiàn)在大家普遍認(rèn)為比較專業(yè)的數(shù)字檔案管理軟件等等。使用實(shí)體存儲介質(zhì)的,要注意介質(zhì)的壽命以及相應(yīng)的存儲設(shè)備的維護(hù)和更新。
2)數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)
對于數(shù)字檔案的長期保存,必須定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,以防止數(shù)據(jù)丟失,同時(shí)也要建立可靠的數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制,以便在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。在選擇檔案管理軟件的時(shí)候,大家要著重留意數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)的細(xì)節(jié)。
3)數(shù)據(jù)安全和保密
數(shù)字檔案的長期保存需要注意數(shù)據(jù)的安全和保密,防止數(shù)據(jù)被篡改、損壞或泄露??梢圆扇?shù)據(jù)加密、訪問控制等措施來保證數(shù)據(jù)的安全性和保密性。
4)數(shù)據(jù)管理和維護(hù)
數(shù)字檔案的長期保存需要建立完善的數(shù)據(jù)管理和維護(hù)機(jī)制,包括數(shù)據(jù)分類、整理、歸檔、檢索和更新等。同時(shí),還需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行定期的檢查、維護(hù)和更新,以確保數(shù)據(jù)的有效性和可用性。
5)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制定和實(shí)施
數(shù)字檔案的長期保存需要遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,如數(shù)字檔案存儲、元數(shù)據(jù)描述、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)交換等方面的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。同時(shí),要建立相應(yīng)的檔案管理政策和流程,確保數(shù)字檔案的長期保存和維護(hù)的有效性和可靠性。
檔案數(shù)字化的細(xì)節(jié)
拆卷時(shí),在拆卷過程中,應(yīng)仔細(xì)檢查檔案卷宗是否完整,是否存在漏頁、缺頁或?qū)憣戝e(cuò)誤等問題,檢查標(biāo)注是否正確。
在對卷宗進(jìn)行拆封時(shí),一定要小心,避免損壞卷宗,對卷宗的重要部分要提醒掃描人員特別注意。
掃描檔案時(shí),要按照相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)配置掃描儀,若原檔案保存狀況較差,紙質(zhì)檔案出現(xiàn)磨損時(shí),應(yīng)逐個(gè)逐張掃描。
掃描員應(yīng)確保所掃描的電子檔案內(nèi)容與原件相符,注意文件的順序,保證文件的文字清晰,能與紙質(zhì)文件達(dá)到相同的效果,在掃描完畢后,應(yīng)與拆卷人核對總頁數(shù)。
修整圖表修圖階段通常是修改工作,將掃描后形成的電子檔案按照紙質(zhì)檔案的分割情況進(jìn)行整理。保證電子文件圖像清晰。
圖象上沒有雜質(zhì)。也可以在修復(fù)期間嘗試恢復(fù)檔案原始狀態(tài),但要注意不能影響以后的使用。
數(shù)據(jù)質(zhì)檢。這個(gè)環(huán)節(jié)要注意的是檔案的圖文是否清晰可見,是否存在圖像歪斜,圖像的顏色要保持不能失真。
數(shù)據(jù)掛接。這個(gè)環(huán)節(jié)要將目錄與掃描好的檔案進(jìn)行對接,掛接時(shí)要注意頁碼不要出現(xiàn)錯(cuò)誤,頁碼順序不要出現(xiàn)錯(cuò)誤。
上傳和備份。在此期間,應(yīng)指派專人將掃描的電子檔案上傳到檔案數(shù)據(jù)庫,上傳后做好備份。
裝訂。文件文件結(jié)束后,應(yīng)該掃描文件的原件進(jìn)行歸還庫。在裝訂文件之前,必須檢查資料,確保與進(jìn)行調(diào)整時(shí)的文件狀態(tài)相同。主要是檢查文件的狀態(tài)是否正確,文件的編號是否正確等
還庫。進(jìn)行檔案歸還的工作人員應(yīng)檢查待歸還檔案資料,按有關(guān)規(guī)定完成檔案歸還手續(xù),然后轉(zhuǎn)入下一批進(jìn)行上述檔案數(shù)字化處理。
檔案數(shù)字化作用
什么是檔案數(shù)字化,所謂檔案的數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言,數(shù)字化過的檔案具有如下的優(yōu)勢與好處。
相對于傳統(tǒng)檔案來說,檔案數(shù)字化作用在于可以提高效率,降低成本。傳統(tǒng)檔案需要借助于紙張和場地來進(jìn)行保管,而且需要大量的人工來進(jìn)行管理,可以說是費(fèi)時(shí)費(fèi)力,增加了公司的經(jīng)營成本。而檔案經(jīng)過數(shù)字化后僅僅需要一些必備的儲存設(shè)備即可,如U盤/移動(dòng)硬盤、光盤以及電腦和相關(guān)軟件系統(tǒng)。優(yōu)點(diǎn)在于不占用大量空間,而且可以快速查閱,還消除了空間限制,實(shí)現(xiàn)異地利用,大大提高了工作效率,降低了管理成本。
此外,檔案數(shù)字化還能增強(qiáng)對檔案原件的保護(hù)。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后,檔案的使用更加安全,發(fā)揮了檔案數(shù)字化作用。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易受到高溫、潮濕、蟲蛀及光照的影響不易保存,經(jīng)過檔案數(shù)字化后可以大大減少對傳統(tǒng)檔案的破壞,起到了很好的保護(hù)作用。
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