什么是檔案數字化？檔案數字化就是隨著技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

   相對傳統(tǒng)的紙質檔案，檔案數字化安全系數更高。一般情況下，企業(yè)為了節(jié)約人力物力，都會選擇講檔案數字化的工作交給第三方機構，那么檔案數字化第三方機構如何選擇呢？

　　企業(yè)進行檔案數字化，是是檔案管理發(fā)展的必然趨勢和方向?？孔V的檔案數字化機構需要有專業(yè)成熟的服務團隊、正規(guī)批準的審核資質、豐富多樣的服務經驗。比如湖北人力資源中心，中心具備檔案從業(yè)資格人員76人，中級職稱人員8人，高級職稱人員5人，檔案工作經驗豐富；具備省一級資質、信用登記和各類檔案相關軟件，資質證書齊全。

　　檔案數字化是什么工作

　　檔案說神秘也神秘，說普通也普通，神秘的地方就在我們自己是無法接觸和查看到自己的檔案內容的，那普通的地方就在于，其實檔案中記載的就是我們每個人從高中到大學再到工作過程中產生的相關記錄，比如：高考報名登記表，成績單，學生登記表、畢業(yè)生登記表、入團入黨材料、考察政審材料、獎懲材料、工作經歷材料等等，都是和自己息息相關的獨一無二的材料。

　　那檔案數字化是什么工作呢？檔案其實又分為很多種，比如：人事檔案、財務檔案、文書檔案等等，檔案數字化的工作就是將這些類型的檔案進行整理后實行電子化管理，通俗一點講，就是按照行業(yè)相關標準將檔案進行整理，整理后分類掃描電子化，這個工作聽起來和看起來似乎都非常簡單，但是實際操作起來，要求很嚴格，除了業(yè)務知識要扎實過硬，更重要是要有非常好的細心和耐心。

　　檔案數字化工作中常見的掃描儀設備有哪些

　　在數字化加工過程中，常用的掃描設備有平板掃描儀、零邊距掃描儀、饋紙式掃描儀（高速掃描儀）、大幅面掃描儀、高拍儀、非接觸式掃描儀等。面對這些紛雜的掃描設備，實際工作中該如何正確選擇運用？

　　首先，我們要對檔案數字化中的檔案進行統(tǒng)計、分類，然后根據檔案新舊程度、裝訂方式、紙張質量、大小、厚度等予以判斷，最后決定選擇掃描儀的類型：

　　1.檔案紙張不太好，比較薄、易破損，或者掃描量較少，選擇平板掃描儀。

　　平板掃描儀（flatbed scanner），又稱平臺式掃描儀、臺式掃描儀，是指由CCD或CIS等光學器件來完成掃描工作的掃描設備。掃描時需要掀開掃描儀的蓋子，檔案資料平鋪透光玻璃上再蓋上蓋子，鏡頭在透光玻璃下左右移動，達到掃描成像目的。

　　普通企業(yè)日常辦公用的較多的掃描儀就是平板掃描儀，它能夠對A4、A3紙張進行掃描，是常用的辦公小助手。

　　平板掃描儀知名品牌有愛普生、佳能，國產的中晶也是掃描儀的老品牌，掃描質量不輸日本品牌，另外，精益的平板掃描儀性價比也是極高的。

　　2.如果檔案紙張可以拆訂，質量相對較好，沒有太多褶皺，沒有粘貼票據，且掃描量相對較大的項目，可以選擇饋紙式掃描儀。

　　饋紙式掃描儀（sheetfed scanner）俗稱高速掃描儀，將單張的整齊的紙張放到饋紙?zhí)帲瑨呙鑳x會自動一頁一頁的將紙張進行掃描。市面上應用較廣的有愛普生、佳能、惠普等進口品牌，國產有方正、紫光、中晶等。

　　相對來說，高速掃描儀，效率高，速度快，掃描的圖片質量好，但成本相對較高。

　　3.在掃描的檔案中，有些難以拆卷或者不允許拆卷的情況，這個時候零邊距掃描儀可以派上用場了。

　　零邊距掃描儀可以不用拆卷就能夠對檔案進行掃描，在掃描裝訂成冊的對象時，紙張不必緊貼玻璃面板，并且掃描后的圖像能夠做到不變形，不失真。主要品牌有富士通、漢王、紫光、中晶等。

　　4.如果須對工程類的檔案或者大型圖紙進行加工，可以選擇大幅面掃描儀。

　　大幅面掃描儀能夠對A0、A1這類的大型圖紙進行掃描，保持圖像的完整性。

　　市面上大幅面掃描儀主要有卡萊泰克（ColorTrac）、金翔（kinghum）、卡萊奇（ColorGiant）、康泰克斯（Contex）和日圖（Graphtec）五種品牌。

　　5.如果檔案紙張粘貼有票據，或者項目有一些特殊要求，可以選擇高拍儀。

　　高拍儀（high-speed photographic apparatus）可以通過拍照的方式，對圖像畫面進行掃描。高拍儀具有OCR文字識別功能，可以將掃描的圖片識別轉換成可編輯的word文檔。市場口碑較高的品牌有紫光、楓林、良田、方正等。

　　6.對于已經裝訂成冊，不方便拆訂的書籍、卷宗等，可以選擇非接觸式掃描儀。

　　非接觸式掃描儀也稱為書刊掃描儀，它通常指掃描元件與被掃描物品不進行直接接觸，被掃描的書籍、檔案、卷宗等擺放在置物臺上，線性CCD的掃描方式對圖像進行采集。主要品牌有亞博通、賽數、i2s、bookeye。

　　非接觸式掃描儀具有OCR文字識別功能，是專門為書籍、檔案、賬本、卷宗這種已經裝訂成冊，不方便拆訂的紙張而設計的一種特殊結構的掃描儀。

　　隨著檔案數字化在我國進程的不斷加快，掃描檔案存在的一些問題也逐漸引起檔案部門的重視，由于設備、文件保存質量等原因造成掃描的圖像存在噪聲、圖像明暗不均、扭曲變形等情況，這些問題嚴重影響到對數字圖像的OCR識別，以及后期對掃描檔案的利用。

　　在檔案數字化的實際工作中，應以數字無損轉化為導向，靈活選擇匹配度高的掃描儀，才能高效助力項目完美落地。

　　任何一個行業(yè)，只有以工匠精神，在看不到的細節(jié)處做到極致，才是能成就其品牌價值。掃描是檔案數字化必須經過的一個過程，是紙質檔案實現數字轉換的關鍵步驟，更被賦予了深刻的意義。

　　檔案數字化具體流程

　　1.檔案出庫。檔案出庫需先提交紙質檔案出庫申請，經相關責任人審批后嚴格按照檔案庫房管理規(guī)定為數字化對象辦理出庫手續(xù)，并與數字化部門共同清點無誤后，對檔案進行交接出庫。

　　2.數字化前處理。對確定掃描頁進行頁碼編制，按照目錄數據庫建立時制定的數據規(guī)則，對照紙質檔案內容進行錄入檔案目錄。

　　3.檔案掃描。根據紙質檔案原件實際情況進行掃描，掃描時應調整設置好相關參數以保證掃描后數字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

　　4.圖像處理。圖像的處理包括圖像拼接、旋轉及糾偏、裁邊、去污等。需要注意的是，數字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真時，應重新掃描；對于漏掃、重掃、多掃等情況應及時糾正。

　　5.數據掛接。借助相關軟件對數據庫中的目錄數據和與其對應的紙質檔案數字化圖像進行掛接，實現目錄數據和數字圖像關聯(lián)。

　　6.數字化成果驗收與移交。經過專門的驗收組對紙質檔案數字化成果進行驗收，收的內容包括紙質檔案數字化成果（數字圖像、檔案目錄、元數據、數字化工作中產生的工作文件、存儲載體等）。

　　7.檔案入庫。紙質檔案數字化工作完成后，應注意保持檔案原貌，做到安全、準確、無遺漏按照檔案入庫相關要求對紙質檔案進行處理和清點后，辦理檔案入庫手續(xù)。