在數(shù)字化時(shí)代，紙質(zhì)檔案的掃描是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的關(guān)鍵步驟。沈陽做檔案整理的公司的紙質(zhì)檔案掃描的流程和注意事項(xiàng)對(duì)于確保數(shù)字化效果和檔案安全至關(guān)重要。

　　一、調(diào)卷還卷：調(diào)卷還卷時(shí)要與檔案管理員做好檔案交接清單。

　　二、拆卷（件）：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

　　注：1、記錄掃描件的各年度、保管期限的件數(shù)，以便裝訂完成后核對(duì)掃描件數(shù)量，防止遺失。

　　2、采用高掃的掃描件，必須去除裝訂物；用膠水沾粘方式的掃描件采用平面掃描儀掃描，確保原件不受損壞。

　　3、有A3、圖紙等大幅面的需要掃描件，通過A3平面掃描儀掃描，拆除分揀出來時(shí)，附上紙條，以便后期合卷裝訂。大幅面一次掃描不完的，可以分開掃描，后期處理圖片時(shí)合并為一張。紙條上注明:其所在案卷（件）的檔號(hào)、頁(yè)數(shù)（碼），紙條要附在掃描件上直至裝訂階段。

　　4、對(duì)于折皺不平影響掃描質(zhì)量的及原裝訂形成在紙張背面的突起，要進(jìn)行壓平處理，并確保每頁(yè)紙都捻開，以便掃描出的圖片圖像清晰、完整。

　　三、掃描：

　　1、設(shè)置掃描參數(shù)：掃描參數(shù)包括掃描色彩模式、掃描分辨率、存儲(chǔ)格式、掃描件頁(yè)面大小等。其中，色彩模式為彩色模式，分辨率為300dpi以上，圖片存儲(chǔ)格式為JPEG、TIFF。

　　注：圖像存儲(chǔ)的文件夾名稱要與該文件的檔號(hào)一致，配有相關(guān)檔案掃描系統(tǒng)的平掃、高掃可以設(shè)置批次（圖像文件及文件夾名稱）。

　　2、進(jìn)行掃描：掃描過程中，有抽走掃描的掃描件，在抽走頁(yè)數(shù)處用空白紙張代替掃描相同頁(yè)數(shù)，方便后期圖像合并；抽走通過平掃的檔案掃描后要及時(shí)將掃描形成的圖像的名稱改為檔案實(shí)體上的頁(yè)碼。掃描完成后將掃描件按原頁(yè)碼順序排列好。

　　四、圖像處理：

　　1、圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查：發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求的，缺掃、漏掃的，及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。

　　2、圖像合并：將高速掃描儀及平面掃描儀掃描的圖像進(jìn)行合并，確保掃描圖像的數(shù)據(jù)完整，順序正確。

　　3、圖像處理：糾偏、去污、拼接、裁邊等。

　　4、圖像存儲(chǔ)：圖像通過轉(zhuǎn)化生成PDF文件，PDF文件名要與掃描件的檔號(hào)一致。

　　五、裝訂：將掃描完畢的掃描件重新按照原裝訂方式裝訂，完成后要核對(duì)登記掃描件的各年度、保管期限的件數(shù)，做到安全、準(zhǔn)確、完整。

　　六、數(shù)據(jù)掛接：將生成的PDF文件與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行掛接，可以單次掛接，也可通過軟件進(jìn)行批量掛接。

　　七、數(shù)據(jù)驗(yàn)收：

　　1、數(shù)據(jù)抽檢：抽檢率不得低于5%，主要檢查：目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件掛接是否錯(cuò)誤，目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問題。有問題的掃描件標(biāo)記為“不合格”。

　　2、抽檢合格率達(dá)到100%，予以驗(yàn)收“通過；達(dá)不到100%，此批次全部重新返工。

　　3、驗(yàn)收登記：認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表。

　　總之，紙質(zhì)檔案掃描的流程和注意事項(xiàng)直接影響著數(shù)字化結(jié)果和檔案的保留價(jià)值。通過合理規(guī)劃流程、選擇適當(dāng)設(shè)備、遵循操作規(guī)范以及確保數(shù)據(jù)安全性，我們可以有效地完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描工作，提高檔案的利用價(jià)值和管理效率。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，相信紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描將在更多領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。