什么是檔案數(shù)字化，所謂檔案的數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。檔案數(shù)字化的作用是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，提高檔案管理的效率和可靠性，為信息共享、保護(hù)和利用打開(kāi)了全新的可能性。

　　相對(duì)于傳統(tǒng)檔案來(lái)說(shuō)，山東省做檔案數(shù)字化的公司的檔案數(shù)字化作用在于可以提高效率，降低成本。傳統(tǒng)檔案需要借助于紙張和場(chǎng)地來(lái)進(jìn)行保管，而且需要大量的人工來(lái)進(jìn)行管理，可以說(shuō)是費(fèi)時(shí)費(fèi)力，增加了公司的經(jīng)營(yíng)成本。而檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化后僅僅需要一些必備的儲(chǔ)存設(shè)備即可，如U盤/移動(dòng)硬盤、光盤以及電腦和相關(guān)軟件系統(tǒng)。優(yōu)點(diǎn)在于不占用大量空間，而且可以快速查閱，還消除了空間限制，實(shí)現(xiàn)異地利用，大大提高了工作效率，降低了管理成本。

　　此外，檔案數(shù)字化還能增強(qiáng)對(duì)檔案原件的保護(hù)。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全，發(fā)揮了檔案數(shù)字化作用。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易受到高溫、潮濕、蟲(chóng)蛀及光照的影響不易保存，經(jīng)過(guò)檔案數(shù)字化后可以大大減少對(duì)傳統(tǒng)檔案的破壞，起到了很好的保護(hù)作用。

　　總之，檔案數(shù)字化的作用不僅僅是簡(jiǎn)單地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，更重要的是它帶來(lái)的諸多好處。首先，數(shù)字化檔案可以大大提高檔案管理的效率，減少了物理存儲(chǔ)空間的需求，使得檔案的檢索和傳遞更加便捷快速。其次，數(shù)字化檔案的保存和備份更加可靠，能夠防止檔案的丟失、損壞或篡改，并且可以通過(guò)權(quán)限設(shè)置實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的安全控制和訪問(wèn)審計(jì)。此外，檔案數(shù)字化也極大地促進(jìn)了信息的共享與交流，不同部門、機(jī)構(gòu)甚至國(guó)家之間可以更加方便地獲取和利用檔案信息，推動(dòng)各領(lǐng)域的合作和發(fā)展。檔案數(shù)字化是現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，它為檔案管理帶來(lái)了前所未有的便利和效益，為社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展做出了積極的貢獻(xiàn)。