在浙江省做整理檔案的公司的檔案整理中，歸檔文件的"件"是指將一組相關(guān)文件放在一起作為一個整體進(jìn)行管理和存檔。對于歸檔文件的區(qū)分與修整，以下是一些相關(guān)的知識：

　　首先是以我為本(以發(fā)文單位為主)。凡是本單位所產(chǎn)生的發(fā)文(紅頭文)必須歸檔，其它單位（包括上級、同級和下級機(jī)關(guān)）的來文，需要辦理的文件(辦件)必須歸檔，重要的文件材料應(yīng)該歸檔，閱知類的文件可以不歸檔。

　　文件以“件”為單位進(jìn)行整理歸檔。一般以每份文件為一件，

　　1、文件正本與定稿為一件（重要文件如法律法規(guī)等須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿包括定稿各為一件）。

　　2、正文與附件為一件（附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計數(shù)字，正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來說，正文與附件為一件，如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件）。

　　3、原件與復(fù)制件為一件（對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應(yīng)復(fù)制后歸檔。復(fù)制件包括復(fù)印機(jī)制作的復(fù)印件以及手工謄寫的抄件等。這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件）。

　　4、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件（轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者則是具體內(nèi)容，它們在發(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應(yīng)作為一件）。

　　5、報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內(nèi)容都相對完整，具有獨(dú)立的檢索價值，因此應(yīng)按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件）。

　　6、來文與復(fù)文各為一件（這是比較特殊的一種規(guī)定。“來文與復(fù)文”是對聯(lián)系密切的來往性質(zhì)的文件材料的概括性表述，也包括“去文與復(fù)文”，從文種上看包括請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函、通知與報告等等）。

　　7、請示與批復(fù)各為一件。

　　8、報告與批示各為一件。

　　正文與文件處理單（文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。這些表單真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應(yīng)與文件作為一件）。

　　“為一件”是指在實體上裝訂在一起，編目時也只體現(xiàn)為一條條目。

　　歸檔文件的整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。排列方法強(qiáng)調(diào)按事由排列。

　　歸檔文件按照不同年度、不同機(jī)構(gòu)（問題）、不同保管期限等形成中的客觀規(guī)律進(jìn)行相對集中，維護(hù)不同文件間的有機(jī)聯(lián)系。排列文件時，強(qiáng)調(diào)了“事由原則”，將同一事由形成的文件排列在一起，使文件間的有機(jī)聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

　　在裝訂之前，將全部文件梳理一遍，按照以上整理原則，將屬于一件的材料放在一起，以便于裝訂，防止返工。

　　總之，在檔案整理過程中，歸檔文件的區(qū)分與修整是確保文件整潔有序并方便管理的重要步驟。通過區(qū)分文件種類、按照時間排序、修整文件件以及標(biāo)注文件信息，可以有效整理和管理歸檔文件。遵循一致性、完整性、可訪問性和保護(hù)性原則，可以提高文件管理的效率和質(zhì)量。通過合理的區(qū)分與修整方法，我們能夠更好地組織和保護(hù)檔案文件，提高工作效率和決策能力。