无码日韩精品一区二区免费_国产精品原创视频一区二区_97超视频国产免费_日本亚洲欧美在线AⅤ

歡迎來到中博奧技術(shù)有限公司官網(wǎng)

宜賓檔案整理公司

時間:2024-01-10 作者:中博奧 來源:中博奧 點(diǎn)擊量:

  檔案整理是一個重要的任務(wù),無論是在家庭、工作場所還是其他組織中,都需要對文件和文件夾進(jìn)行有效的管理和組織。好的檔案整理技巧可以幫助我們提高工作效率,節(jié)省時間,并確保信息的安全和可靠性。下面是宜賓檔案整理公司的一些技巧:

宜賓檔案整理公司

 ?。ㄒ唬w檔文件“件”的區(qū)分與修整

  首先是以我為本(以發(fā)文單位為主)。凡是本單位所產(chǎn)生的發(fā)文(紅頭文)必須歸檔,其它單位(包括上級、同級和下級機(jī)關(guān))的來文,需要辦理的文件(辦件)必須歸檔,重要的文件材料應(yīng)該歸檔,閱知類的文件可以不歸檔。

  文件以“件”為單位進(jìn)行整理歸檔。一般以每份文件為一件,

  1、文件正本與定稿為一件(重要文件如法律法規(guī)等須保留歷次修改稿的,其正本與歷次稿包括定稿各為一件)。

  2、正文與附件為一件(附件是指附屬于正文之后的其他文件材料,作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料,如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字,正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來說,正文與附件為一件,如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時,也可各為一件)。

  3、原件與復(fù)制件為一件(對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件(如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件),以及使用中出現(xiàn)破損的文件,應(yīng)復(fù)制后歸檔。復(fù)制件包括復(fù)印機(jī)制作的復(fù)印件以及手工謄寫的抄件等。這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件)。

  4、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件(轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分,前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求,后者則是具體內(nèi)容,它們在發(fā)揮文件效力方面難以分割,因此也應(yīng)作為一件)。

  5、報(bào)表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(報(bào)表、名冊、圖冊等一般每冊(本)內(nèi)容都相對完整,具有獨(dú)立的檢索價值,因此應(yīng)按照其本來的裝訂方式,一冊(本)作為一件)。

  6、來文與復(fù)文各為一件(這是比較特殊的一種規(guī)定。“來文與復(fù)文”是對聯(lián)系密切的來往性質(zhì)的文件材料的概括性表述,也包括“去文與復(fù)文”,從文種上看包括請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函、通知與報(bào)告等等)。

  7、請示與批復(fù)各為一件。

  8、報(bào)告與批示各為一件。

  正文與文件處理單(文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙,有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。這些表單真實(shí)地記錄了文件的形成、辦理過程,是歸檔文件不可分割的重要組成部分,應(yīng)與文件作為一件)。

  “為一件”是指在實(shí)體上裝訂在一起,編目時也只體現(xiàn)為一條條目。

  歸檔文件的整理工作,必須遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。排列方法強(qiáng)調(diào)按事由排列。

  歸檔文件按照不同年度、不同機(jī)構(gòu)(問題)、不同保管期限等形成中的客觀規(guī)律進(jìn)行相對集中,維護(hù)不同文件間的有機(jī)聯(lián)系。排列文件時,強(qiáng)調(diào)了“事由原則”,將同一事由形成的文件排列在一起,使文件間的有機(jī)聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

  在裝訂之前,將全部文件梳理一遍,按照以上整理原則,將屬于一件的材料放在一起,以便于裝訂,防止返工。

 ?。ǘ┪募b訂順序

  歸檔文件材料修整完畢,需要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料重新加以裝訂,固定文件頁次,防止文件張頁丟失,便于歸檔后保管和利用的作用。

  裝訂前首先應(yīng)將原有的訂書釘、回形針等對文件保存造成影響的金屬物品拆掉(原文件已使用不銹鋼釘?shù)谋3衷b訂不動)。

  其次必須對它們進(jìn)行排序。順序如下:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文在前,來文在后。漢文本在前,少數(shù)民族文字文本在后。不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后。有文件處理單的,一般放在最后;但如果已粘貼牢固的可放在最前面,這樣可以作為首頁加蓋歸檔章,從而更好地保護(hù)正本的原始面貌。

  再次應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊,便于將來翻閱利用。一般來說,采用左上角裝訂的,應(yīng)將左、上側(cè)對齊;采用左側(cè)裝訂的,應(yīng)將左、下側(cè)對齊。(建議管理文件類采用左側(cè)裝訂,污染源種類采用左上角裝訂。一般一件裝訂兩枚不銹鋼訂書釘為宜)

  裝訂以“件”為單位進(jìn)行,對裝訂材料做統(tǒng)一規(guī)定,一般采用不銹鋼訂書釘裝訂,如文件太厚,則建議采用三孔一線。

  裝訂要求:裝訂用品必須是對歸檔文件無害,不影響檔案的保存壽命。裝訂方式應(yīng)能較好地維護(hù)文件的原始面貌。

  檔案整理是一個需要耐心和細(xì)心的過程,但它可以為我們帶來許多好處。通過合理的分類和標(biāo)記,我們可以更輕松地找到所需的文件,提高工作效率。同時,良好的檔案整理也有助于保護(hù)信息的安全性和機(jī)密性。

標(biāo)簽

我是中博奧客服:小奧
中博奧技術(shù)有限公司& 版權(quán)所有工信部備案號:豫ICP備11015869號-8 Copyright ? 2023-2024

檔案整理檔案數(shù)字化

檔案掃描檔案管理軟件系統(tǒng)

TEL:18937133779

To Top