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檔案整理是對歷史文獻的系統(tǒng)化組織和加工,目的是保護歷史資料,便于利用和研究。檔案整理原則是指在檔案整理過程中必須遵循的一些基本準則和方法。以下是玉溪檔案整理公司的一些原則:
檔案整理工作,聽起來就是把檔案都整理起來,整理物品大家都熟悉不過了,大家都收拾過屋子,把散亂的書本收拾歸整的時候啊,但是,雖然兩者意思大體相同,可仔細看,卻內(nèi)有乾坤。
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看到這個標題,大家可能就已經(jīng)猜到這項原則的意思了,對!就是在進行檔案整理的時候,不可以破壞原本的整理基礎,為什么要這么說呢?
因為檔案不僅記錄了當時的社會活動,也反映了當時整理檔案工作的狀況,所以再次整理檔案的時候,要尊重歷史與前人的勞動成果,充分利用原本的基礎,加快整理效率,提高質(zhì)量,具體做法分為以下方面:
1.提高對原來檔案整理的認知
對于過去的整理方法,我們要實事求是,重視前人的勞動成果,認真審核,保留好的部分,去除不適合的部分。
2.不要輕易整理已經(jīng)整理過的檔案
一般情況下,只要不是散亂的文件,已經(jīng)有了整理基礎,要力求保持原來的基礎,如果輕易打亂基礎,返工重整,費時費力,很難滿足檔案利用的需求。
(二)保持檔案之間的聯(lián)系
檔案間的聯(lián)系,在其產(chǎn)生和處理的過程中就已經(jīng)形成了,雖然檔案是以單獨的個體形成的,但卻是以組合的群體形式運作的。
因此整理檔案的時候,要保持檔案間的聯(lián)系,主要保持聯(lián)系的方面是以下幾個方面:
1.來源方面
檔案來源方面的聯(lián)系主要指檔案構(gòu)成的部門組織或是個人手中形成時,產(chǎn)生的不可分割的聯(lián)系,就像是親兄弟一樣,在一個家庭出生就不可以斷開其中的關系。
2.時間方面
時間聯(lián)系就是指,檔案在各部門形成時,是有一定過程和階段性的,這就是檔案的時間聯(lián)系。
3.內(nèi)容方面
這個就很好理解了,檔案中的內(nèi)容一般都是記錄一件事情的,那么在同一場活動中記錄下的檔案,在內(nèi)容上肯定會具有一定的聯(lián)系,而往往這種聯(lián)系是很緊密的,密不可分的。
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整理檔案時,不僅要利用原有的基礎,而且還要保持檔案間的聯(lián)系,這樣才利于檔案的保管與利用??墒怯袝r檔案的聯(lián)系與利用也會有沖突。
比如檔案是具有私密性的,不可以對外公開,那么檔案的整理就有了局限性,不可以混合整理,至于這種問題,檔案的整理就需要分開類別,專門整理。
總之,檔案整理原則是檔案管理工作中十分重要的一環(huán)。只有遵循科學的原則,才能保證檔案資源的有效利用和管理,充分發(fā)揮檔案在維護國家、社會、個人合法權(quán)益中的作用,為國家和人民服務。