湖北省做整理檔案的公司的檔案整理的關(guān)鍵在于以‘件’為單位，每一份檔案都承載著珍貴的信息和記憶，它們是歷史的見(jiàn)證者，也是我們與過(guò)去對(duì)話(huà)的媒介?！凹笔菤w檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖表等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文為一件。

　　1．文件正本與不同稿本

　　同一文件除正本外，在撰寫(xiě)、印刷過(guò)程中形成的不同稿本，包括歷次修改稿、討論稿、征求意見(jiàn)稿、定稿等，也可能需要保存。一般來(lái)說(shuō)，文件的正本與定稿為一件，但定稿過(guò)厚不易裝訂的，也可單獨(dú)作為一件；重要文件（如法律法規(guī)等）須保留歷次修改稿，其正本與歷次修改稿（包括定稿）各為一件。

　　2．正文與附件

　　附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補(bǔ)充說(shuō)明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字，正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等。一般來(lái)說(shuō)，正文與附件為一件。如果附件數(shù)量較多或太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件或數(shù)件。

　　3．正文與文件處理單等

　　文書(shū)處理較為規(guī)范的機(jī)關(guān)在文件運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中一般都附有文件處理單、擬辦單或發(fā)文稿紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。這些表單真實(shí)地記錄了文件的形成、辦理過(guò)程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應(yīng)與文件作為一件。

　　4．原件與復(fù)制件

　　對(duì)于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙、傳真件、鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應(yīng)復(fù)制后歸檔。復(fù)制件包括復(fù)印機(jī)制作的復(fù)印件及手工眷寫(xiě)的抄件等。這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件。

　　5．轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文

　　轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見(jiàn)及執(zhí)行要求，后者是具體內(nèi)容，它們?cè)诎l(fā)揮文件效力方面難以分割，

　　6．報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等

　　報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一般每?jī)?cè)（本）內(nèi)容都相對(duì)完整，具有獨(dú)立的檢索價(jià)值，因此應(yīng)按照其本來(lái)的裝訂方式，以一冊(cè)（本）作為一件。如黨員名冊(cè)、團(tuán)員名冊(cè)、職工名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

　　7．來(lái)文與復(fù)文

　　這是比較特殊的規(guī)定?！皝?lái)文與復(fù)文”是對(duì)聯(lián)系密切的來(lái)往性質(zhì)的文件材料的概括性表述，也包括“去文與復(fù)文”，從文種上看包括請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函、通知與報(bào)告等。根據(jù)檢索需要的不同，此類(lèi)文件可作為一件，也可以分別各作為一件，所以《歸檔文件整理規(guī)則》中采用“可為一件”的表述方式。各單位可根據(jù)具體情況靈活掌握這類(lèi)文件的整理。

　　需要注意的是，“為一件”是指在實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只體現(xiàn)為一條條目。

　　總之，通過(guò)以“件”為單位的檔案整理，我們不僅僅是在處理紙張和文件，更是在重塑歷史的脈絡(luò)和故事。每一份檔案都有其獨(dú)特的價(jià)值和意義，以“件”為單位整理檔案能夠更好地保護(hù)和傳承歷史文化遺產(chǎn)。讓我們珍視每一份檔案，用心整理和保護(hù)，為后人提供準(zhǔn)確、完整的歷史資料，讓過(guò)去的記憶永遠(yuǎn)流傳下去，為未來(lái)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案整理，不僅僅是一項(xiàng)工作，更是一項(xiàng)責(zé)任和使命。