隨著信息技術的快速發(fā)展，廣安檔案數(shù)字化加工已經(jīng)成為提高檔案管理效率和保護檔案安全的重要手段。而數(shù)字化加工的整理步驟是確保數(shù)字化過程順利進行的關鍵環(huán)節(jié)。

　　檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會給后序工作帶來很大麻煩，所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。對于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:

　?。ㄒ唬┦褂脭?shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能，進行目錄制作。

　?。ǘ┦褂肊xcel表格方式制作。

　　如果用戶提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄，要認真核對有無錯漏現(xiàn)象，找出錯誤并修正。對于錯誤或疏漏的修正，具體操作細則如下：

　　1、如果用戶提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對照的，應該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標準進行錄入，并刪除錯誤信息。

　　2、著錄項相關內(nèi)容錄入要完整。在實際著錄中以下著錄項必不可少，且與紙質(zhì)檔案要一一對照：以“卷”為管理單位的年度、期限、卷號、題名、卷內(nèi)文件序號、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁號等。以“件”為管理單位的年度、期限、件號、頁數(shù)、題名等。

　　3、如果目錄內(nèi)容有錯（如主題內(nèi)容，文號等），以紙質(zhì)檔案信息為準。

　　4、如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時應錄入為簡體字。

　　5、如遇到無題名的檔案，應根據(jù)文件內(nèi)容提煉總結(jié)出準確的題名錄入。

　　6、頁碼標注。整理著錄的同時，檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯編現(xiàn)象，正、副卷標注是否正確，有問題及時反饋。沒有問題時，用2B鉛筆對紙質(zhì)檔案內(nèi)容進行標注頁碼，正面標注在右上方，背面標注在左上方，頁碼字體工整、大小適中。

　　7、分卷事項。檔號保持不變。如果紙質(zhì)檔案分多卷，需核對卷內(nèi)順序號，增加一條案卷目錄，每個分卷都要對應一條案卷目錄（不能兩個分卷對應一個目錄）。

　　8、檔號、卷號、件號、頁號中不能出現(xiàn)正反斜杠（,/），如果發(fā)現(xiàn)要改成中劃線（-）（注意：中劃線錄入時，要使用英文輸入法下的半腳錄入），日期格式統(tǒng)一采用8位數(shù)字，如20120206，不足8位時補0。

　　總之，廣安檔案數(shù)字化加工的整理步驟包括文件篩選、分類編目、掃描數(shù)字化、質(zhì)檢校驗等環(huán)節(jié)，每個步驟都需要細致認真地進行，確保檔案的完整性和準確性。通過數(shù)字化加工，廣安檔案的管理和利用將更加方便快捷，為廣安市的歷史研究和文化傳承提供有力支持。