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宜昌檔案館的數(shù)字化加工是一個分階段進行的過程。每個階段都有著具體的目標和任務,以確保檔案數(shù)字化加工工作的有序進行和高效完成。
1.掌握標準要求。做好工作標準先行,紙質檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標準規(guī)范的指導下進行。既不要為了節(jié)省存儲空間降低標準,也不要不顧實際需要一味地提高標準。具體標準應該包括但不限于全年度歸檔紙質檔案全部掃描,圖像按檔案排列順序依次掃描,每一件每一頁紙質檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對應,每一件檔案圖像首頁應含有歸檔章,各頁有正確的頁碼標識,每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習慣,圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。
2.掌握操作方法。在未實現(xiàn)完全電子化辦公情況下,紙質檔案的數(shù)字化掃描任務是相當繁重的,要做好此項工作,操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術方法。
掃描操作:檔案掃描儀與計算機連接,安裝驅動和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠對檔案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設置熟練掌握和使用。掃描操作說起來并不復雜,就是將紙質檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強調不要急于掃描,在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進行判斷和設置,其依據(jù)為《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質檔案數(shù)字化工作指南》中的相關要求。目前市場上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等,應根據(jù)需要和檔案的紙張質量進行選擇,有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描,而色彩往往又與圖像存儲格式關聯(lián),彩色圖像通常存儲的格式為JPG,若存儲為TIFF格式占用空間相對會大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù),規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi,要實現(xiàn)OCR識別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎上再進行亮度和對比度的微調。
圖像處理:規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌,但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響,可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點過多過大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質量問題,出現(xiàn)這些情況就需要進行圖像處理操作,一般需要采用專門的圖像處理軟件來實現(xiàn),一般可以采用PS軟件,也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實用的圖像處理軟件,能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉及糾偏等圖像處理工作,使圖像完整、整潔、端正。
總之,宜昌檔案館的數(shù)字化加工工作按照階段進行,每個階段都具有明確的目標和任務。通過精心組織和規(guī)劃,宜昌檔案館成功地完成了每個階段的工作,實現(xiàn)了紙質檔案向電子檔案的轉變。數(shù)字化加工的順利進行提高了檔案管理的效率和準確性,為宜昌檔案館的服務質量和信息共享能力帶來了顯著的提升。宜昌檔案館將繼續(xù)致力于數(shù)字化加工工作,不斷完善檔案管理體系,為保護和傳承地方文化做出更大的貢獻。