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安全性、可靠性數(shù)字檔案館建設(shè)整體解決方案

時(shí)間:2022-03-31 作者: 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

數(shù)字檔案館建設(shè)整體解決方案:

既然檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化 處理后有這么 多的好處和便捷 ,我們就應(yīng)該投入更多的人力和物力,做好館藏檔案的數(shù)字化處理工作,變紙質(zhì)檔案為電子檔案,提升檔案的管理水平。在檔案數(shù)字化處理過(guò)程中,建立科學(xué)化的工作流程是非常必要的。 數(shù)字檔案首先 ,要確定館 藏檔案數(shù)字化整理進(jìn)程 ,建立 目錄數(shù)據(jù)庫(kù) 。因?yàn)闄n案館館藏檔案數(shù)量龐大 ,門類較多,不可能在短期 內(nèi)將所有 的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理完成,而且也沒(méi)有必要把所有 的檔案 都進(jìn)行掃描處理 。檔案館應(yīng)根據(jù) 自己的實(shí)際工作需要,確定一個(gè)合理的工作進(jìn)程。利用檔案管理系統(tǒng)和計(jì)算機(jī) 網(wǎng)絡(luò),將每份文件進(jìn)行 目錄錄入。

在檔案 目錄的錄入過(guò)程 中,第一,要熟練掌握檔案管理軟件的操作方法,充分利用軟件中的輔助組卷、批量修改、批量刪除等功能,使檔案 目錄的錄入工作更好更快地進(jìn)行。第二,檔案管理工作者要做到細(xì)心、耐心 、不急 、不躁,在充分尊重原有檔案的真實(shí)性和完 整性的前提 下,對(duì)現(xiàn)有檔案 中歸類不清、收集不完整的檔案進(jìn)行改進(jìn)和補(bǔ)充。其次,要進(jìn) 行案卷整理、分類和批量掃描。目錄建立以后,要對(duì)館藏檔案進(jìn)行掃描 ,應(yīng)用的設(shè)備為高速文本掃描儀和照片掃描儀。掃描的原則要根據(jù)檔案的保管期限和利用率而定,需要永久或長(zhǎng)期保存的檔案優(yōu)先掃描,短期文件可不進(jìn)行掃描 ;平時(shí)查找利用率較高的檔案優(yōu)先掃描,利用率不高的檔案可不進(jìn)行掃描 ;掃描過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)立卷不規(guī)范的文件,應(yīng)先進(jìn)行適 當(dāng)調(diào)整之后再進(jìn)行掃描 。

出于保密工作 的需要,涉密 的文件不用進(jìn)行掃描 。檔案掃描過(guò)程 中要注 意對(duì)檔案原件的保護(hù),避免損壞和遺失。為了避免被篡改,掃描的格式、文本應(yīng)該是 PDF格式,圖像為 TIF圖像或 JP6格式,掃描的分辨率一般不低于 200DPI。再次,核對(duì)掃描文件內(nèi)容并上傳。掃描結(jié)束以后,要將掃描所得的內(nèi)容與原有檔案進(jìn)行校對(duì),核對(duì)無(wú)誤后將文件上傳。具體工作步驟是將文件掃描之后,保存在電腦特定的文件夾之中,并命名。為了便于查找和上傳,文件命名的原則是盡量以原文件的名字命名。把這些電子文件上傳到檔案管理系統(tǒng)之中。上傳過(guò)程中要保證上傳的準(zhǔn)確性,將文件在系統(tǒng) 中打開(kāi) ,與 目錄進(jìn)行核對(duì)。上傳時(shí)如發(fā)現(xiàn)批量掃描時(shí)漏掉的或畫(huà)面不清楚的要重新掃描。最后,進(jìn)行案卷復(fù)原裝訂。將經(jīng)過(guò)上述處理完成的檔案,按原樣復(fù)原裝訂,裝盒后重新入庫(kù)上架保存。檔案作為一種歷史資料,其史學(xué)價(jià)值不言而喻,本著對(duì)歷史、對(duì)未來(lái)負(fù)責(zé)的態(tài)度,必須保持原有檔案的真實(shí)性和完整性,不允許有任何遺漏和 改動(dòng) 。檔案數(shù)字化的發(fā)展并不意味著電子檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案作為重要的歷史資料,其史學(xué)價(jià)值是電子檔案無(wú)法比擬的。所具有的法律效力及原始憑證性是電子檔案所不具備的。所以,在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的同時(shí),我們不能忘記傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理和建設(shè)。

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