電子公文是機(jī)關(guān)單位最為普遍的一類電子文件。推進(jìn)電子公文歸檔與管理工作，對于實現(xiàn)電子公文全程管理、打通機(jī)關(guān)單位信息化建設(shè)“最后一公里”具有重要意義；同時，也可以觸類旁通，為其他類型電子文件管理提供借鑒。開展電子公文歸檔和管理工作，要按照《黨政機(jī)關(guān)電子公文處理工作辦法》、《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》(GB/T39362-2020)和《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894-2016)等要求。

把握好系統(tǒng)這個關(guān)鍵前提

電子公文歸檔與管理要基于電子公文系統(tǒng)、歸檔接口和電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)，即由電子公文系統(tǒng)對電子公文進(jìn)行收集和整理，通過歸檔接口將數(shù)據(jù)移交給電子檔案管理系統(tǒng)，再由電子檔案管理系統(tǒng)接收并進(jìn)行管理。三者各有分工，協(xié)同配合，缺一不可。

 從功能要求上來說，電子公文系統(tǒng)要會“整”，具備歸檔功能，通過內(nèi)置分類方案、歸檔范圍與保管期限表等工具和整理規(guī)則，能夠按照檔案管理要求自動或半自動完成電子公文及其元數(shù)據(jù)的收集與整理工作；歸檔接口要會“交”，能夠通過信息包方式實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，以在電子公文系統(tǒng)設(shè)計推送接口或者在電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計捕獲接口的形式，將電子公文及元數(shù)據(jù)移交給電子檔案管理系統(tǒng);電子檔案管理系統(tǒng)要會“管”，能夠完成接收并基于系統(tǒng)開展之后所有的業(yè)務(wù)管理工作，如保管與保護(hù)、鑒定與銷毀、利用與開發(fā)、統(tǒng)計與移交等。這些功能能不能實現(xiàn)、實現(xiàn)得好不好會直接影響電子公文歸檔和管理工作水平。比如，完善的系統(tǒng)能夠以“最多點一次”的方式實現(xiàn)一鍵歸檔、一鍵移交或者在系統(tǒng)后臺自動完成檢測、登記等，但未經(jīng)優(yōu)化的系統(tǒng)需要復(fù)雜操作才能完成一項簡單任務(wù)，工作效能高下立判。因此，要高度重視系統(tǒng)這個關(guān)鍵前提，以智能化、智慧化為目標(biāo)把系統(tǒng)建設(shè)好，以盡可能少的人工干預(yù)保質(zhì)高效完成電子公文歸檔和管理工作。

把握好歸檔這個關(guān)鍵流程

在電子公文歸檔和管理工作中，電子公文歸檔對于電子公文真實性、完整性、可用性和安全性至關(guān)重要，是一個關(guān)鍵流程。在這個流程中，電子公文經(jīng)過文件收集、文件整理、文件移交和檔案接收4個環(huán)節(jié)12個步驟，實現(xiàn)了電子公文的規(guī)范整理，完成了從文件到檔案的轉(zhuǎn)變。歸檔工作是否符合要求，關(guān)鍵要看收集是否齊全完整、整理是否規(guī)范有序、移交接收是否經(jīng)過檢測和登記。具體可以從7個方面進(jìn)行驗證：

一看文件，要求合法有效。要求形成的電子公文具備規(guī)范的格式、電子印章，具有國家規(guī)定的公文樣式和生效要件。即要求電子公文具備與之前運轉(zhuǎn)紙質(zhì)公文同樣的“紅頭紅章”。二看收集，要求齊全完整。即電子公文的稿本和元數(shù)據(jù)都要齊全完整。具體來說，收文要有正本、文件處理單，發(fā)文要有正本、文件處理單、定稿、歷次修改稿（限于法律法規(guī)等重要文件）以及保留辦理過程全部修改信息的留痕稿，且“不能多不能少”;元數(shù)據(jù)要具有GB/T39362-2020元數(shù)據(jù)基本集的10項必選元素，“可以多不能少”。三看格式，要求版式固化。除了留痕稿、其他無法或不宜轉(zhuǎn)為OFD版式的附屬文件可以保留原格式（比如WPS、DOC、WAV等）外，其他稿本文件均以O(shè)FD版式歸檔。這些稿本一般保持多個獨立文件形式，不建議合并為單個OFD文件，避免給利用、信息公開等工作造成麻煩。格式不符合要求的，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。四看整理，要求規(guī)范有序。按照《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/ T22-2015)要求對電子公文進(jìn)行組件、排序等。可為一件的來文與復(fù)文一般獨立成件，便于管理。五看封裝，要求結(jié)構(gòu)科學(xué)。封裝類似于傳統(tǒng)檔案管理中的“裝盒”，即將整理完畢的電子公文和元數(shù)據(jù)封裝為歸檔信息包，既固化整理結(jié)果又方便交接。歸檔信息包要與檔號實現(xiàn)“三結(jié)合”，以檔號結(jié)構(gòu)逐級建立文件夾；最低一層文件夾以檔號命名；文件夾內(nèi)的元數(shù)據(jù)XML文件、各個稿本文件均以檔號為基礎(chǔ)命名。六看檢測，要求四性通過。即按照《文書類電子檔案檢測一般要求》(DA/T70-2018)完成對歸檔信息包真實性、完整性、可用性和安全性檢測。七看登記，要求交接合規(guī)。登記是電子公文由文件轉(zhuǎn)為檔案、管理權(quán)限發(fā)生轉(zhuǎn)移的重要節(jié)點，需要根據(jù)情況按批次或按件形成固定樣式的《電子文件歸檔登記表》，待雙方簽章或簽名確認(rèn)后完成歸檔工作。需要注意的是，上述7項要求包括登記在內(nèi)都應(yīng)當(dāng)由系統(tǒng)自動完成，工作人員只需要對系統(tǒng)結(jié)果進(jìn)行檢查、確認(rèn)即可。