做檔案數(shù)字化的時(shí)候很多單位或企業(yè)關(guān)心自身情況下數(shù)字化建設(shè)需要多長時(shí)間，工期問題主要由以下3個(gè)因素決定：

1、紙質(zhì)檔案數(shù)量。

2、投入做數(shù)字化的人數(shù)。

3、數(shù)字化設(shè)備的專業(yè)程度和操作人員的熟練度。

一  

紙質(zhì)檔案數(shù)量  

       首先要預(yù)估本單位需要進(jìn)行檔案數(shù)字化的范圍、數(shù)量以及檔案類型，明確哪些需要數(shù)字化哪些不需要數(shù)字化，可根據(jù)歸檔范圍進(jìn)行梳理。數(shù)量的估算可以按照紙張規(guī)格或檔案類型進(jìn)行初步估算，如不便于分類可根據(jù)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式進(jìn)行粗略估算，是柜、是箱或是密集架，每個(gè)單位上大概存放多少盒，一盒大概多少頁等；估算數(shù)量最好精確到頁。有條件的單位也可邀請(qǐng)專業(yè)的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)幫助單位進(jìn)行數(shù)量的估算。

二  

投入做數(shù)字化的人數(shù)  

      1、如果單位檔案量較小，且有充足的人員和精力，可以考慮組織自己單位人員進(jìn)行數(shù)字化加工的簡單流程，如掃描、圖片處理等，但也存在如數(shù)字化格式批量轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接，數(shù)據(jù)系統(tǒng)上傳等專業(yè)程度較高的環(huán)節(jié)，一般的單位剛開始接觸多少有些困難。

      2、如果檔案量較大，有條件的單位可有計(jì)劃地進(jìn)行檔案數(shù)字化外包，選擇專業(yè)的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)（檔案備案類型需要包含檔案數(shù)字化）來進(jìn)行集中統(tǒng)一作業(yè)，相比之下會(huì)體現(xiàn)出很多優(yōu)勢如:

1. 減少單位在資金、人力上的投入；

2. 對(duì)單位的檔案可做到統(tǒng)一數(shù)字化加工，統(tǒng)一移交并接收；極大的減少了單位檔案數(shù)字化的工作難度，保質(zhì)保量地完成數(shù)字化工作；

3. 選擇專業(yè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，管理有序，分工明確，責(zé)任到人；減少勞動(dòng)爭議所帶來的麻煩。

4. 檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量參差不齊，需要單位擦亮雙眼，選擇有資質(zhì)的機(jī)構(gòu)，金額較大的，需要進(jìn)行招標(biāo)，公開公正的選擇資質(zhì)符合要求的機(jī)構(gòu)。

三  

數(shù)字化設(shè)備的專業(yè)程度和操作人員的熟練度  

    數(shù)字化設(shè)備的選擇，具體要根據(jù)紙質(zhì)檔案紙張情況、紙張規(guī)格進(jìn)行選擇。

    紙張情況來說，紙張厚度、平整度良好，可采用高速掃描儀；紙張較薄或年代較久遠(yuǎn)，特別是稿紙或已經(jīng)泛黃的檔案，就可以采用平板掃描儀、高拍儀等設(shè)備。

    紙張規(guī)格來說，一般的A4幅面的可選用A4掃描儀，較大尺寸的紙張可選用A3幅面或大幅面掃描儀，特殊規(guī)格的可選用專業(yè)掃描儀，如工程圖紙，一般選用圖紙專用的掃描儀。掃描加工設(shè)備的專業(yè)程度和操作熟練度也會(huì)大大影響檔案檔案數(shù)字化的時(shí)間進(jìn)程。