醫(yī)院檔案數(shù)字化檔案服務應堅持的原則是：個性多元、交流便捷、簡易包容、獨特交互、受眾準確、受眾面廣，滿足用戶需求，發(fā)揮醫(yī)院檔案特殊功能。其核心模塊包括醫(yī)院檔案管理、數(shù)字化處理、數(shù)字化認證、查詢、檢索、統(tǒng)計、備份、系統(tǒng)維護和檔案流通等。具體來說，做好醫(yī)院檔案數(shù)字化檔案服務應做到：

　　1．推進檔案數(shù)字化基礎建設。

　　醫(yī)院檔案數(shù)字化建設和管理是一項復雜的系統(tǒng)性工程。做好這項工作的前提是醫(yī)院的管理者高度重視，注重軟硬件基礎設施建設。要把數(shù)字化檔案管理提上重要議事日程，納入到醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃中，成立醫(yī)院數(shù)字化檔案管理工作領導小組，加強日常檔案數(shù)字化宣傳工作，在全院上下營造重視檔案數(shù)字化的濃厚工作氛圍。

　　加大醫(yī)院數(shù)字化檔案的軟硬件建設，一方面，加大硬件建設投入力度，為醫(yī)院檔案數(shù)字化管理提供必備的設備，如數(shù)碼攝像機、復印機、掃描儀、計算機等等，建立專門的辦公場所。另一方面，要為數(shù)字化檔案管理配備先進的檔案管理軟件、語言處理軟件以及操作軟件。必要時可以與第三方合作，結(jié)合醫(yī)院自身實際開發(fā)出符合自身發(fā)展需要的專門的檔案管理軟件。

　　如添購條形碼識別軟件、縮微技術(shù)，應用ACDSEE．9或10軟件等。最后，要健全醫(yī)院數(shù)字化管理制度，通過科學、嚴密的制度保障醫(yī)院數(shù)字化檔案工作的順利開展。例如，要嚴格遵照2017年3月1日實施的新的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB／T18894—2016)，進一步完善《醫(yī)院信息系統(tǒng)電子檔案管理制度》。

　　2．加強檔案數(shù)字化過程控制。

　　醫(yī)院檔案數(shù)字化管理包括了確定檔案收集范圍、前端控制、質(zhì)量管理和安全防范等四個過程。確定鑒定范圍。并非所有的室藏紙質(zhì)檔案都需要進行數(shù)字化處理，應從醫(yī)院檔案的價值性、破損性、開放性程度以及搶救性原則等綜合考慮，確定醫(yī)院數(shù)字化檔案范圍。前端控制。

　　檔案管理人員要深入各業(yè)務科室一線，積極主動地介入到文件、檔案的形成時期進行管理，追蹤文件的制成、印發(fā)和后期的歸檔，直至檔案的數(shù)字化形成，從歸檔文件的前、中、后所有時期的進行質(zhì)量把控，保證數(shù)字化檔案的真實性、完整性和與實體檔案的關聯(lián)性。

　　質(zhì)量管理，是指做好數(shù)字化檔案流程的質(zhì)量2017．2蘭臺內(nèi)外I數(shù)字檔案l管理，重點是在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程中要嚴格遵循檔案號和頁號流程，避免遺漏，保證圖像文件的清晰度，以及文件存儲格式(如圖片常用的是3PG＼TIFF格式，文本文件通常采用RTF、XML、TXT格式，音像文件常采用MPEG、AvI格式，聲音文件WA'／、MP3格式等)規(guī)范。

　　安全防范，是指做好醫(yī)院檔案數(shù)字化管理中的檔案安全工作，主要是做好磁盤、光盤、磁帶等數(shù)字檔案載體的安全性。對數(shù)字檔案載體要定期進行檢測和拷貝，例如磁性載體的數(shù)字檔案要做到每2年檢測一次，光盤4年檢測一次，光盤上的數(shù)字檔案每10年轉(zhuǎn)錄一次等，防止數(shù)字載體受到溫度、環(huán)境、磁性以及黑客侵入影響，通過數(shù)據(jù)備份、設置訪問權(quán)限等辦法確保檔案數(shù)字化的信息存儲、傳輸、維護、利用等各個環(huán)節(jié)的安全。

　　3．培育數(shù)字化檔案管理專業(yè)人才。

　　檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)是醫(yī)院檔案數(shù)字化建設和管理能否取得預期實效的關鍵因素之一。

　　首先，醫(yī)院檔案管理者要有數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡化建檔、管檔的思維和意識，要把檔案數(shù)字化與醫(yī)療、科研放在同等重要的位置，把電子文檔歸檔工作納入醫(yī)院的立卷歸檔制度，列入醫(yī)院信息管理工作總體規(guī)劃中，嚴格檢查和考核。

　　其次，要對現(xiàn)有檔案從業(yè)人員進行數(shù)字化、信息化培訓，重點是加強對各種數(shù)字設備、軟件的使用培訓，提升他們現(xiàn)代信息技術(shù)應用水平和能力。既要注重培訓的廣度，對醫(yī)院的臨床業(yè)務科室、行政管理崗位以及具體承辦人員進行培訓，又要注重培訓的深度，重點是加強檔案管理人員，尤其是數(shù)據(jù)錄入人員、信息管理人員以及計算機技術(shù)人員的檔案數(shù)字化專業(yè)知識的培訓。

　　最后，注重復合型人才的引進。隨著醫(yī)院規(guī)模越來越大，檔案數(shù)字化人才不足制約了檔案數(shù)字化工作的開展，除了加強對現(xiàn)有檔案從業(yè)人員的管理、培訓外，還要積極引入具有熟練掌握數(shù)字化技術(shù)、信息存儲技術(shù)、網(wǎng)絡通訊技術(shù)、多媒體技術(shù)和檔案專業(yè)技術(shù)應用的復合型人才，為醫(yī)院檔案數(shù)字化建設和發(fā)展提供源源不斷的智力支持和人才保障。