扶貧辦、企業(yè)單位檔案在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

1、目錄數(shù)據(jù)準備

扶貧辦、企業(yè)單位檔案整理按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數(shù)等，應進行修改。

2、拆除裝訂

在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現(xiàn)任何漏缺頁及順序差錯，更不能對檔案原件有任何損壞。

3、區(qū)分掃描件和非掃描件

按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

4、頁面修整

• 對破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術(shù)修復、裱糊；

• 折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應先進行相應處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。

5、檔案整理登記

制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程登記表，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。