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檔案整理數(shù)字化河南公司

時(shí)間:2024-03-09 作者:中博奧 來(lái)源:中博奧 點(diǎn)擊量:

  檔案整理是一項(xiàng)重要的工作,它對(duì)于個(gè)人和組織來(lái)說(shuō)都至關(guān)重要。無(wú)論是在家庭中保存重要文件,還是在機(jī)構(gòu)或企業(yè)中管理大量的文件和記錄,都需要進(jìn)行有效的檔案整理。下面是一些常用的檔案整理方法。

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  檔案整理數(shù)字化河南公司

  01組件(卷)

  檔案整理的第一步,就是要確定檔案的基本整理單位,即組件或組卷,以此明確件(卷)的構(gòu)成以及件(卷)內(nèi)的排序。

  在件的構(gòu)成中,對(duì)于照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案,一張照片、一盒錄音、一盤(pán)錄像、一件實(shí)物即為一件。文書(shū)檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些,收文一般包括文件處理單、文件正本,發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等,各種稿本往往還會(huì)包括正文、附件。在件內(nèi)排序時(shí)要求正文在前、附件在后,正本在前、定稿在后,有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單在前、收文在后,正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

  組卷(以科技檔案為例)時(shí),科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項(xiàng)目、臺(tái)(套)等分別組卷,管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中,按階段或分年度組卷。科技檔案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后,案卷內(nèi)管理性文件按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間(階段)或重要程度排列。

  02分類(lèi)

  分類(lèi)指的是檔案歸類(lèi),即將完成組件(卷)的檔案按照分類(lèi)方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類(lèi)別,揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系,使檔案形成一套有機(jī)體系。

  文書(shū)檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、保管期限分類(lèi)項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類(lèi),如:年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(lèi)的立檔單位,一般采用年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)三級(jí)分類(lèi);規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(lèi)的立檔單位,可采用兩級(jí)分類(lèi),如:年度—保管期限分類(lèi)法。

  照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案分類(lèi)方法與文書(shū)檔案類(lèi)似,但一般按照問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)較為適宜,即照片、錄音、錄像檔案按照問(wèn)題或事由分類(lèi),實(shí)物檔案按印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、公務(wù)禮品等問(wèn)題分類(lèi)。檔案數(shù)量較少的,也可以不分問(wèn)題,采用兩級(jí)分類(lèi)。常見(jiàn)的分類(lèi)方法包括:年度—問(wèn)題—保管期限、年度—保管期限—問(wèn)題、年度—保管期限等。

  03排列

  排列是在分類(lèi)方案最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi),根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過(guò)程。以件為單位整理的文書(shū)檔案在最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi),按時(shí)間結(jié)合事由排列,同一事由的文件按照形成先后順序排列;以卷為單位整理的科技檔案,科研類(lèi)、建設(shè)項(xiàng)目類(lèi)檔案可按照課題研究、項(xiàng)目建設(shè)工作順序排列,設(shè)備儀器類(lèi)檔案可按照立項(xiàng)、驗(yàn)收、安裝、維護(hù)等過(guò)程排列;照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案在最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)按照時(shí)間排列即可。

  04編號(hào)

  宗號(hào)—檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限—件號(hào)。比如,Z109全宗文書(shū)類(lèi)2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類(lèi)2019年永久檔案第1專(zhuān)題第1件,按照規(guī)則確定的檔號(hào)為:Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類(lèi)的,其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為:全宗號(hào)—檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度—保管期限—件號(hào)。前例檔案,去掉機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(lèi)要求,按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為:Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

  以卷為單位整理的檔案,其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為:全宗號(hào)—目錄號(hào)(類(lèi)別號(hào)、項(xiàng)目號(hào))—案卷號(hào)—件、頁(yè)(張)號(hào),比如,Z109全宗科技檔案科研項(xiàng)目第1項(xiàng)第1卷第3件、Z109全宗會(huì)計(jì)檔案2019年度第15卷第21件,按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為:Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

  05編目

  編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄,以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時(shí)應(yīng)按照分類(lèi)、排列的結(jié)果,依據(jù)檔號(hào)順序,逐卷,逐件開(kāi)展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個(gè)條目。在信息化條件下,檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄,同時(shí)也體現(xiàn)為電子目錄,既方便手工查閱、檔案交接,又方便計(jì)算機(jī)檢索。需要注意的是,使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的,項(xiàng)目?jī)?nèi)容應(yīng)直接輸入完成,不加入空格、回車(chē),以免影響數(shù)據(jù)完整性,給數(shù)據(jù)檢索帶來(lái)麻煩。

  綜上所述,通過(guò)合理的整理和管理,我們可以節(jié)省時(shí)間和精力,更好地保護(hù)和利用檔案信息。無(wú)論是個(gè)人還是組織,都應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案整理的重要性,并采取相應(yīng)的措施來(lái)組織和保護(hù)自己的檔案。

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