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檔案整理數(shù)字化是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子格式,以便更好地管理、存儲(chǔ)和利用信息。數(shù)字化檔案可以提高工作效率、節(jié)約空間、保護(hù)資料安全,是信息化時(shí)代的必然選擇。在進(jìn)行檔案整理數(shù)字化時(shí),需要遵循一定的流程和規(guī)范,確保數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。
龍海市檔案整理數(shù)字化公司
1.檔案出庫。檔案出庫需先提交紙質(zhì)檔案出庫申請(qǐng),經(jīng)相關(guān)責(zé)任人審批后嚴(yán)格按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對(duì)象辦理出庫手續(xù),并與數(shù)字化部門共同清點(diǎn)無誤后,對(duì)檔案進(jìn)行交接出庫。
2.數(shù)字化前處理。對(duì)確定掃描頁進(jìn)行頁碼編制,按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時(shí)制定的數(shù)據(jù)規(guī)則,對(duì)照紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行錄入檔案目錄。
3.檔案掃描。根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況進(jìn)行掃描,掃描時(shí)應(yīng)調(diào)整設(shè)置好相關(guān)參數(shù)以保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真,圖像效果最接近檔案原貌。
4.圖像處理。圖像的處理包括圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等。需要注意的是,數(shù)字圖像不完整、無法清晰識(shí)別或圖像失真時(shí),應(yīng)重新掃描;對(duì)于漏掃、重掃、多掃等情況應(yīng)及時(shí)糾正。
5.數(shù)據(jù)掛接。借助相關(guān)軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)和與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像進(jìn)行掛接,實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)。
6.數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交。經(jīng)過專門的驗(yàn)收組對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收,收的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果(數(shù)字圖像、檔案目錄、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲(chǔ)載體等)。
7.檔案入庫。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后,應(yīng)注意保持檔案原貌,做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏按照檔案入庫相關(guān)要求對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理和清點(diǎn)后,辦理檔案入庫手續(xù)。
總之,通過檔案整理數(shù)字化,可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化,提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量,促進(jìn)信息資源的共享和利用。數(shù)字化檔案不僅可以節(jié)約空間、降低成本,還可以提高檔案保護(hù)和安全性,符合信息化發(fā)展的趨勢。
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