整理已收集錄音錄像電子文件可分兩步：首先，在終端計算機存儲器（非系統(tǒng)盤）中，按照“年度—保管期限”或“保管期限—年度”的分類方法逐級建立、命名文件夾；同一活動形成多個此類文件時，還可再建下一級文件夾，并用活動名稱命名，如，D：\錄音錄像電子文件\2020\永久\安全生產(chǎn)工作先進單位和先進個人表彰大會\。其次，明確劃分文件的保管期限，將相應(yīng)文件集中存儲在最低一級文件夾中，如，把2020年形成的、保管期限為永久的全部文件存儲在“永久”文件夾中，即D：\錄音錄像電子文件\2020\永久\。

要在整理基礎(chǔ)上盡早開展著錄工作。首先，將文件逐條上傳、掛接到管理系統(tǒng)，由管理系統(tǒng)按照內(nèi)置規(guī)則（如檔號編制規(guī)則）自動排序、命名，自動著錄全宗號、檔案門類代碼、年度、件號、技術(shù)參數(shù)、時長、攝錄日期、計算機文件名和文件大小等元數(shù)據(jù)。其次，著錄人員要在管理系統(tǒng)中以手工和半自動化方式著錄題名、責(zé)任者、攝錄者、保管期限、活動名稱和描述、密級等元數(shù)據(jù)，活動的宣傳報道可作為重要素材?！?/span>