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檔案整理是一項重要且必不可少的工作,它涉及到對信息的收集、整理、分類和保存,對于機構和個人都具有重要意義。通過合理的檔案整理流程,可以提高信息檢索效率,保障信息安全,促進工作效率的提升。
鳩江區(qū)檔案整理數字化公司
1、目錄數據準備
按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內容,包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數等,應進行修改。
2、拆除裝訂
在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進行的檔案,應拆除裝訂物;將檔案原件的裝訂線拆除,排好順序,不得出現(xiàn)任何漏缺頁及順序差錯,更不能對檔案原件有任何損壞。
3、區(qū)分掃描件和非掃描件
按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無關的重份的文件要剔除,有正式件的文件可以不掃描原稿。
4、頁面修整
對破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案,應先進行技術修復、裱糊;
折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。
5、檔案整理登記
制作并填寫紙質檔案數字化加工過程登記表,詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。
總之,檔案整理是一項需要耐心和細心的工作,具有重要意義。通過建立規(guī)范的檔案整理流程,可以提高工作效率,降低錯誤發(fā)生的概率,同時也為信息的長期保存和利用提供了保障。