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檔案掃描數字化加工企業(yè)

時間:2024-03-28 作者:中博奧 來源:中博奧 點擊量:

  檔案掃描數字化加工是將傳統(tǒng)紙質檔案通過掃描儀轉換為數字化格式的過程,以便更好地管理、存儲和利用檔案信息。該過程包括準備工作、掃描操作、質量控制、數據整理等多個步驟,需要嚴格按照規(guī)范進行操作,確保數字化效果達到預期要求。

檔案掃描數字化加工企業(yè)

  檔案掃描數字化加工企業(yè)

  1.前期準備

  (1)紙質檔案數字化需要相應的設備和場所,數字化處理場所應具有足夠的空間和合理的布局,并可配備門禁、防盜、視頻監(jiān)控等消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)。

  (2)數字處理設備需要計算機、掃描儀、錄音機和存儲介質。如果可以配置服務器、備份設備、數碼相機等則更好。

 ?。?)數字處理工作還需要相應的軟件系統(tǒng)支持,如操作系統(tǒng)、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。確保數字處理工作的安全和保障。

  2.掃描操作

  要先將掃描儀連接到計算機,安裝驅動程序和掃描軟件后即可使用。工作人員應能掌握和使用掃描儀的操作方法和掃描儀參數設置。

  掃描動作并不復雜,就是把紙質文件放入掃描儀,掃描,把文件取出掃描儀。

  在掃描之前,我們必須設置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲格式。

  目前有手持式掃描儀、平板掃描儀、鼓式掃描儀、高射掃描儀、大幅面掃描儀、膠片掃描儀等。根據需要和檔案的紙張質量進行選擇。

  顏色常常又和圖像存儲格式相關聯,彩色圖像通常以JPG格式存儲,如果以TIFF格式存儲,占用空間比較大;

  掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數,通常的規(guī)定分辨率在300dpi以上。具體要根據以上參數的確定,再進行亮度、對比度的微調。

  3.圖像處理操作

  標準要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌,但在掃描過程中,由于文件紙張寬度、紙張粗糙度、字跡散亂、顏色不均勻等因素。

  在這些情況下,需要進行圖像處理操作,一般需要通過專門的圖像處理軟件來實現。它要能夠實現圖像拼接、圖像去污、修剪、旋轉、校正等圖像處理,確保圖像完整、正確。

  4.圖像檢查

  檢查員必須掌握紙質文件數字化處理的標準要求,檢查人員要盡職盡責,要求做到100%檢查,并且合格率應達到100%。

  檢查的事項有圖像是否清晰、畫質是否色彩失真、圖像是否傾斜、圖像上是否有陰影或黑點,圖片大小和格式是否符合規(guī)定等。

  5.數據對接檢查

  使用數字文件的方法基本上是通過目錄搜索數據,要仔細的檢查目錄能否與圖像和數字復印一一對應,檢查合格率應為100%,發(fā)現問題時,必須重新修改完善。

  6.數據存儲

  將通過檢查的數據可以離線保存。應根據數字檔案管理系統(tǒng)的設計模板建立包括圖像文件命名方法在內的存儲結構,并盡可能完整地描述相關文檔。

  包括人員登記表、數字化處理文件登記表、統(tǒng)計表、質量檢查表、編碼描述文件、數據描述等。

  7.數據移交

  這是掃描和處理工作完成之前的最后一項。將檔案數字化的成果移交檔案管理部門,移交內容由檔案管理部門規(guī)定。

  交接過程包括交接前的驗收和辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)時經雙方蓋章確認后方才生效。

  總之,通過檔案掃描數字化加工,可以實現檔案信息的電子化存儲與管理,提高檔案檢索效率,減少存儲空間占用,并且有利于長期保存檔案信息。同時,數字化檔案也更易于備份、傳輸和共享,為信息化時代下的檔案管理提供了新的解決方案。

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