无码日韩精品一区二区免费_国产精品原创视频一区二区_97超视频国产免费_日本亚洲欧美在线AⅤ

歡迎來到中博奧技術(shù)有限公司官網(wǎng)

四川檔案電子化管理公司

時間:2024-04-02 作者:中博奧 來源:中博奧 點擊量:

  傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在著諸多不便之處,例如空間占用大、檢索速度慢、易受損壞等問題,而檔案電子化管理則能夠有效地解決這些問題,提高檔案管理的效率和便利性。下面是檔案電子化管理的過程:

四川檔案電子化管理公司

  四川檔案電子化管理公司

  1、前期通常會涉及到紙質(zhì)檔案的電子化。如果量不是很大,建議大家購買掃描儀自行掃描,優(yōu)點是可以節(jié)約成本。而且不少掃描儀自帶的軟件可以在掃描時設(shè)置為掃描文字可檢索模式,這個功能特別有用。將這樣的掃描件上傳到電子檔案管理系統(tǒng)里后,就能直接實現(xiàn)文件的全文檢索了。

  但如果檔案量特別大,是百萬級的,就建議大家尋找專業(yè)的檔案數(shù)字化加工服務(wù),先將檔案轉(zhuǎn)為電子類文檔。

  2、當(dāng)紙質(zhì)檔案完成電子化以后,就輪到電子檔案管理系統(tǒng)開始工作了。用戶可通過系統(tǒng)提供的快速導(dǎo)入、批量上傳工具,,將眾多電子文件快速導(dǎo)入到檔案系統(tǒng)里。

  3、接下來,用戶可以自定義檔案的屬性,為每個檔案創(chuàng)建電子檔案。例如紙質(zhì)檔案是人事檔案,就可以將檔案的屬性設(shè)置為人員的基本概況,還可以加上紙質(zhì)檔案存放在哪個檔案柜、檔案保存期限等這些信息,還可以在檔案里掛上他的電子檔案掃描件、履歷、照片等。

  4、為了方便日后紙質(zhì)檔案的管理,可以將檔案系統(tǒng)生成的案卷打印后貼到存放檔案的檔案盒上,全引目錄也可以打印出來貼到檔案柜上。每個檔案都有自己的二維碼,可將二維碼打印并貼到紙質(zhì)檔案袋或檔案盒上。

  5、檔案一旦建立完畢后,就進入日常使用中了。檔案的日常使用主要是檔案的借閱。如果只是查閱電子檔案,那么可以為借閱人員設(shè)置電子檔案使用權(quán)限,確保只有有權(quán)限的人員才能查看該檔案的電子版本。如果需要借閱實物,可以用手機、掃描槍來掃描實物上的二維碼,快速定位到系統(tǒng)里的電子檔案進行借閱登錄。

  6、管理員可以通過錄入、修改、借還等日志功能來定期了解檔案使用情況,還可以對所有出錯、丟失和銷毀的檔案進行統(tǒng)計,也便完整掌握檔案的動向。

  綜上所述,檔案電子化管理是一項重要的管理工作,能夠為組織和機構(gòu)帶來諸多優(yōu)勢,如提高管理效率、節(jié)約資源成本、加強信息安全等。然而,在實施過程中也面臨著一些挑戰(zhàn),例如技術(shù)更新?lián)Q代、信息安全風(fēng)險等。因此,需要持續(xù)加強技術(shù)投入、加強培訓(xùn)和管理,以確保檔案電子化管理工作的順利進行。

標(biāo)簽

我是中博奧客服:小奧
中博奧技術(shù)有限公司& 版權(quán)所有工信部備案號:豫ICP備11015869號-8 Copyright ? 2023-2024

檔案整理檔案數(shù)字化

檔案掃描檔案管理軟件系統(tǒng)

TEL:18937133779

To Top