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檔案電子化管理是許多組織和機(jī)構(gòu)不可或缺的一部分。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)逐漸被電子化管理所取代,這不僅提高了檔案管理的效率和便捷性,還能夠有效地保護(hù)檔案信息的安全性和完整性。下面將介紹檔案電子化管理的操作過(guò)程,以幫助組織和機(jī)構(gòu)更好地實(shí)施檔案數(shù)字化管理,提升管理效率和信息安全性。
福州檔案電子化管理公司
1、前期通常會(huì)涉及到紙質(zhì)檔案的電子化。如果量不是很大,建議大家購(gòu)買掃描儀自行掃描,優(yōu)點(diǎn)是可以節(jié)約成本。而且不少掃描儀自帶的軟件可以在掃描時(shí)設(shè)置為掃描文字可檢索模式,這個(gè)功能特別有用。將這樣的掃描件上傳到電子檔案管理系統(tǒng)里后,就能直接實(shí)現(xiàn)文件的全文檢索了。
但如果檔案量特別大,是百萬(wàn)級(jí)的,就建議大家尋找專業(yè)的檔案數(shù)字化加工服務(wù),先將檔案轉(zhuǎn)為電子類文檔。
2、當(dāng)紙質(zhì)檔案完成電子化以后,就輪到電子檔案管理系統(tǒng)開(kāi)始工作了。用戶可通過(guò)系統(tǒng)提供的快速導(dǎo)入、批量上傳工具,,將眾多電子文件快速導(dǎo)入到檔案系統(tǒng)里。
3、接下來(lái),用戶可以自定義檔案的屬性,為每個(gè)檔案創(chuàng)建電子檔案。例如紙質(zhì)檔案是人事檔案,就可以將檔案的屬性設(shè)置為人員的基本概況,還可以加上紙質(zhì)檔案存放在哪個(gè)檔案柜、檔案保存期限等這些信息,還可以在檔案里掛上他的電子檔案掃描件、履歷、照片等。
4、為了方便日后紙質(zhì)檔案的管理,可以將檔案系統(tǒng)生成的案卷打印后貼到存放檔案的檔案盒上,全引目錄也可以打印出來(lái)貼到檔案柜上。每個(gè)檔案都有自己的二維碼,可將二維碼打印并貼到紙質(zhì)檔案袋或檔案盒上。
5、檔案一旦建立完畢后,就進(jìn)入日常使用中了。檔案的日常使用主要是檔案的借閱。如果只是查閱電子檔案,那么可以為借閱人員設(shè)置電子檔案使用權(quán)限,確保只有有權(quán)限的人員才能查看該檔案的電子版本。如果需要借閱實(shí)物,可以用手機(jī)、掃描槍來(lái)掃描實(shí)物上的二維碼,快速定位到系統(tǒng)里的電子檔案進(jìn)行借閱登錄。
6、管理員可以通過(guò)錄入、修改、借還等日志功能來(lái)定期了解檔案使用情況,還可以對(duì)所有出錯(cuò)、丟失和銷毀的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì),也便完整掌握檔案的動(dòng)向。
綜上所述,通過(guò)合理規(guī)劃和科學(xué)實(shí)施,可以提高檔案管理的效率、便捷性和安全性,為組織的發(fā)展和管理提供有力支撐。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和檔案管理理念的不斷完善,相信檔案電子化管理將會(huì)在未來(lái)發(fā)揮越來(lái)越重要的作用,為各行各業(yè)的信息化建設(shè)和發(fā)展貢獻(xiàn)力量。
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