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財(cái)會(huì)檔案整理數(shù)字化

時(shí)間:2024-04-07 作者:中博奧 來源:中博奧 點(diǎn)擊量:

  在當(dāng)今信息化時(shí)代,數(shù)字化檔案整理已成為組織和機(jī)構(gòu)管理的重要一環(huán)。隨著科技的不斷進(jìn)步,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被數(shù)字化檔案所取代,這不僅提高了檔案管理的效率和可靠性,還大大減少了存儲(chǔ)空間和維護(hù)成本。數(shù)字化檔案整理流程是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作,它涉及到文件掃描、數(shù)據(jù)錄入、元數(shù)據(jù)標(biāo)注、質(zhì)量控制等多個(gè)環(huán)節(jié),需要精心設(shè)計(jì)和嚴(yán)格執(zhí)行。

財(cái)會(huì)檔案整理數(shù)字化

  財(cái)會(huì)檔案整理數(shù)字化

 ?。ㄒ唬n案整理

  在掃描之前,根據(jù)檔案管理情況,按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理,并視需要作出標(biāo)識(shí),確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

  1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

  按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容,包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等,應(yīng)進(jìn)行修改。

  2、拆除裝訂

  在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物;將檔案原件的裝訂線拆除,排好順序,不得出現(xiàn)任何漏缺頁(yè)及順序差錯(cuò),更不能對(duì)檔案原件有任何損壞。

  3、區(qū)分掃描件和非掃描件

  按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無關(guān)的重份的文件要剔除,有正式件的文件可以不掃描原稿。

  4、頁(yè)面修整

  對(duì)破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)、裱糊;

  折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。

  5、檔案整理登記

  制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程登記表,詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。

 ?。ǘn案掃描

  1、掃描方式(掃描前必須準(zhǔn)備一臺(tái)專業(yè)的平板掃描儀)

  根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)擔(dān)描儀,如

  工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀進(jìn)行掃描。

  普通A4紙質(zhì)文件,采用高速掃描儀的自動(dòng)進(jìn)紙方式掃描;

  紙質(zhì)過薄、透明的(如信紙、便簽紙)采用高速掃描儀的平板掃描;

  紙質(zhì)過厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描;

  對(duì)文件頁(yè)面貼有附屬小頁(yè)面、紙張時(shí),將大小頁(yè)面單獨(dú)在平板中掃描;2、掃描模式(紙質(zhì)檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式)

  頁(yè)面為黑白兩色,字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料,采用黑白方式;

  頁(yè)面為黑白兩色,清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料,以及頁(yè)面多為彩色文字的檔案,采用彩色或灰度模式(因情況而定);

  頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,采用彩色模式掃描。

  3、分辨率選擇

  采用黑白、256級(jí)灰度模式掃描的文件,其分辨率選擇為不小于300DPI;

  采用24位為彩色模式掃描的文件,其分辨率選擇為不小于200DPI。(以上模式分辨率的設(shè)定以A4紙張為標(biāo)準(zhǔn),其他規(guī)格紙張酌情處理)

  掃描的線數(shù)、閥值、亮度、灰度、對(duì)比度等值可根據(jù)所掃描文件材料的清晰度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整;

  需要時(shí)可根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小,可適當(dāng)提高分辨率;反之也可相應(yīng)減少分辨率,增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準(zhǔn);

  粘貼折頁(yè)與表格,對(duì)于粘貼折頁(yè),可用大幅面掃描儀掃描,或先部分掃描后拼接;對(duì)部分字體很小、字跡密集的情況,可適當(dāng)提高掃描分辨率,選擇灰度掃描或彩色掃描,采用局部深化技術(shù)解決;對(duì)字跡與表格顏色深度不同的,采用局部淡化技術(shù)解決。

  4、掃描登記

  填寫交接登記表,登記掃描的頁(yè)數(shù)。核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁(yè)數(shù)是否一致,不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

 ?。ㄈ﹫D像處理

  對(duì)圖像進(jìn)行處理,以獲得最好的圖像質(zhì)量,保證圖像完整、端正、無扭區(qū)、版面無暗影、無干擾信息,主要完成圖像處理包括:去黑邊、去污點(diǎn)、糾偏等,處理完的圖像保存格式為PDF。

  糾偏:對(duì)掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像進(jìn)行整體糾正,包括自校和手校,保證數(shù)字圖像的偏斜角度小于1度(圖像偏斜不超過頁(yè)面內(nèi)半個(gè)文字);

  旋轉(zhuǎn):按方字方向?qū)D片旋轉(zhuǎn)至正確方向,沒有文字的圖片,判斷其方向后進(jìn)行左旋、右旋、翻轉(zhuǎn)、旋轉(zhuǎn)等工具;

  去污:對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì),去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質(zhì),如去除黑邊、多余邊、污點(diǎn);

  裁邊:采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節(jié)省存儲(chǔ)空間。

  刪除空白頁(yè):將掃描后頁(yè)面之間的空白頁(yè)進(jìn)行刪除;

  斷字修補(bǔ):對(duì)部分文字不清楚可進(jìn)行修補(bǔ);

  反白字修正:將部分反白文字可進(jìn)行描述;

  分割:將A3幅面的文件分割為兩份A4幅面的文件;

  拼接:對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應(yīng)進(jìn)行拼接處理,合并為一個(gè)完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

 ?。ㄋ模﹫D像處理質(zhì)檢

  主要對(duì)完成圖像深處理的檢查,不合要求的返回上一環(huán)節(jié)重新處理,如以下問題:

  由于操作不當(dāng),造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識(shí)別時(shí),應(yīng)重新掃描;

  對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí),應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理;

  圖像處理的是否得當(dāng),嚴(yán)重的應(yīng)重掃,處理不當(dāng)?shù)膽?yīng)重新處理;

  掃描圖像頁(yè)碼順序是否與原文件一致,有無漏掃、多掃(重復(fù))、紙張倒置等情況;

  順序:如果頁(yè)碼不連續(xù),與原文不一致,需對(duì)頁(yè)面進(jìn)行排序;

  漏掃:將漏掃的頁(yè)面重新掃描,并插入到正確的位置;

  多掃:將多掃頁(yè)面刪除;

  倒置:不符合要求的需進(jìn)行調(diào)整,保持與原文一致。

 ?。ㄎ澹﹫D像存儲(chǔ)

  紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件,都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào),以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁(yè)文件要合并為一個(gè)PDF,保存到指定的路徑,便于準(zhǔn)確掛接入庫(kù),與檔案管理軟件中的目錄建立一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系。再將所有文檔批量轉(zhuǎn)換為可以復(fù)制、檢索利用的雙層PDF格式,然后進(jìn)行光盤刻錄,確??啼浐玫墓獗P能正確地讀出,并做好標(biāo)識(shí)標(biāo)簽。

  注:禁止用Word文檔保存掃描圖像。

  (六)目錄建庫(kù)

  按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)的要求進(jìn)行著錄,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。目錄建庫(kù)應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

  注:采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式,對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確,發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。

  (七)數(shù)據(jù)掛接

  1、掛接前的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)檢查

  以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù),將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件。將圖像文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí),要認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同,圖像文件的頁(yè)數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的頁(yè)數(shù)是否一致,圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性,建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系,為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的批量掛接提供條件。

  2、匯總掛接

  檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù),通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為"合格"后,通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過編制程序或借助相應(yīng)軟件,可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動(dòng)搜索、加入對(duì)應(yīng)的電子地址信息等,實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。

 ?。ò耍?shù)據(jù)驗(yàn)收

  一個(gè)全宗的檔案,數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上(含95%)時(shí),給予以驗(yàn)收“通過”。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件掛接錯(cuò)誤,或目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問題時(shí),抽檢標(biāo)記為"不合格"。

  驗(yàn)收"通過"的結(jié)論,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

  填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化交接登記表。

 ?。ň牛?shù)據(jù)備份

  經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。著錄條目和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行一式兩份DVD光盤刻錄。移交前檢測(cè)光盤讀取性能,抽查刻錄好的光盤影像質(zhì)量,主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。不合格的需重新刻錄。數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在備份介質(zhì)上標(biāo)注好盤內(nèi)文件內(nèi)容、類別、存入日期及光盤編號(hào)等,以便查找和管理。對(duì)保密的需標(biāo)明密級(jí)。

 ?。ㄊ┭b訂

  掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?;謴?fù)裝訂時(shí),應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

  裝訂不能損害檔案原件。裝訂時(shí)應(yīng)按原有順序裝訂,案卷不掉頁(yè)、左邊和底邊整齊,保持拆卷前的原貌,并認(rèn)真做好檔案頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)的檢查對(duì)較。

 ?。ㄊ唬呙枳⒁馐马?xiàng)

  掃描前必需對(duì)文檔進(jìn)行拆除裝訂物,并檢查文檔內(nèi)是否藏有干擾物(如釘書釘、碎紙等),以免產(chǎn)生卡紙、損壞掃描儀,務(wù)必保持文檔干凈送入掃描儀中;

  對(duì)破損嚴(yán)重、無法進(jìn)行掃描的原件要先進(jìn)行修復(fù)、裱糊;

  褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先壓平再進(jìn)行掃描;

  對(duì)紙質(zhì)過薄、透明的(如信紙、便簽紙)、紙質(zhì)過厚、照片等采用高速掃描儀的平板掃描;

  對(duì)文件頁(yè)面貼有附屬小頁(yè)面、紙張時(shí),將大小頁(yè)面單獨(dú)在平板中掃描;

  掃描完每一份文件,要對(duì)照原文仔細(xì)檢查掃描是否清晰、完整;

  按要求使用掃描儀、清洗,并對(duì)每次使用完掃描儀進(jìn)行保潔,檢查是否關(guān)閉電源;

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時(shí),應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識(shí),并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。

  總之,通過數(shù)字化檔案整理流程,不僅可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量,更能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的共享和利用,促進(jìn)組織內(nèi)部各個(gè)部門之間的協(xié)作與溝通。同時(shí),數(shù)字化檔案也為機(jī)構(gòu)的長(zhǎng)期發(fā)展提供了可靠的數(shù)據(jù)支撐和歷史記錄,有助于更好地保護(hù)文化遺產(chǎn)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)。因此,建立健全的數(shù)字化檔案整理流程,對(duì)于提升組織管理水平、提高工作效率、促進(jìn)信息交流具有重要意義。

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