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合肥紙質(zhì)檔案整理掃描

時(shí)間:2024-04-12 作者:中博奧 來源:中博奧 點(diǎn)擊量:

  紙質(zhì)檔案整理掃描是許多機(jī)構(gòu)和企業(yè)的重要任務(wù)之一。數(shù)字化檔案不僅提高了信息管理效率,還確保了信息的長期保存和便捷獲取。下面將為大家介紹檔案整理掃描的流程:

合肥紙質(zhì)檔案整理掃描

  合肥紙質(zhì)檔案整理掃描

  1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

  按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容,包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號(hào)和頁數(shù)等,應(yīng)進(jìn)行修改。

  2、拆除裝訂

  在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物;將檔案原件的裝訂線拆除,排好順序,不得出現(xiàn)任何漏缺頁及順序差錯(cuò),更不能對(duì)檔案原件有任何損壞。

  3、區(qū)分掃描件和非掃描件

  按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無關(guān)的重份的文件要剔除,有正式件的文件可以不掃描原稿。

  4、頁面修整

  對(duì)破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)、裱糊;

  折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。

  5、檔案整理登記

  制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程登記表,詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號(hào)和頁數(shù)。

  總之,通過整理和掃描紙質(zhì)檔案,不僅可以節(jié)省空間和成本,還可以提高信息管理的效率和準(zhǔn)確性。因此,我們應(yīng)該充分重視紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作,采取科學(xué)的方法和措施,確保檔案信息的長期保存和便捷獲取。

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