在你的印象中檔案整理是不是就是意味著好找、整齊，其實(shí)檔案整理是以維護(hù)歷史原貌為宗旨。在檔案實(shí)踐中，零散形成的文件只有經(jīng)過檔案整理的過程，建立起它們之間的歷史聯(lián)系，才能成為真正的檔案。而檔案整理就是將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

檔案整理工作的基本要求：遵循檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

（一）保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案之間的有機(jī)聯(lián)系體現(xiàn)了檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，要求我們?cè)?/span>檔案整理過程中盡量保持這種聯(lián)系，不得人為地任意制裂?！兑?guī)則》所規(guī)定的按照年度、組織機(jī)構(gòu)、問題分類法就是從檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容來集中相關(guān)的歸檔材料，尊重了檔案在時(shí)間、來源、內(nèi)容方面的聯(lián)系。

（二）區(qū)分不同價(jià)值。區(qū)分不同價(jià)值是指分析檔案的保存價(jià)值，劃定保管期限，原則上對(duì)于不同保管期限的檔案分別集中，區(qū)別對(duì)待，體現(xiàn)了檔案分級(jí)保管的思想。例如：《規(guī)則》將保管期限作為檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)之一，充分體現(xiàn)了區(qū)分檔案的不同價(jià)值，分別集中檔案的管理方式。此外《規(guī)則》規(guī)定，短期保存的檔案可以不拆訂，允許在最低一級(jí)類內(nèi)直接按檔案的形成時(shí)間或文號(hào)排列。區(qū)分不同價(jià)值管理檔案，意味著對(duì)價(jià)值大、保管期限長的檔案重點(diǎn)整理和保管，而對(duì)于價(jià)值小、保管期限短的檔案可以根據(jù)實(shí)際情況，采取適當(dāng)?shù)墓芾泶胧?。這樣既有利于節(jié)約文書人員和檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度和有限的資源，也有利于提高具有長久保存價(jià)值的檔案的整理質(zhì)量，為其創(chuàng)造更好的管理和保管條件。

（三）便于保管和利用

檔案整理的根本目的，是為了方便其保管和利用。當(dāng)然，不能孤立地追求保管和利用的方便性，其前提是保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值。如不少單位完全按檔案的形成時(shí)間或文號(hào)對(duì)檔案進(jìn)行排編制大流水號(hào)，不強(qiáng)調(diào)事由原則，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行關(guān)鍵詞檢索。這樣的確很省事，能夠暫時(shí)滿足一定的現(xiàn)實(shí)利用需要。但若干年以后，當(dāng)檔案移交進(jìn)館后，這種做法的不足之處就會(huì)顯現(xiàn)：同一事由的檔案被分散，關(guān)鍵詞檢索并不能保證百分百的查全率和查準(zhǔn)率。

對(duì)于各單位檔案室來講，檔案整理工作是其最為基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，通過整理可以更有利于檔案的保存和利用，有利于檔案管理水平的提升。特別是在當(dāng)前新形勢(shì)下，檔案數(shù)量不斷增加，在檔案整理工作中需要利用新技術(shù)和新方法來提高檔宰整理的質(zhì)量，確保檔案更好地發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值。