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檔案電子化是將傳統(tǒng)紙質檔案通過數(shù)字化技術轉化為電子文件的過程,這一過程對于提高檔案管理效率、方便信息檢索和利用具有重要意義。檔案電子化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段,其具體流程主要包括以下幾個方面:
天津檔案電子化服務
1.檔案出庫。檔案出庫需先提交紙質檔案出庫申請,經相關責任人審批后嚴格按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對象辦理出庫手續(xù),并與數(shù)字化部門共同清點無誤后,對檔案進行交接出庫。
2.數(shù)字化前處理。對確定掃描頁進行頁碼編制,按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則,對照紙質檔案內容進行錄入檔案目錄。
3.檔案掃描。根據(jù)紙質檔案原件實際情況進行掃描,掃描時應調整設置好相關參數(shù)以保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真,圖像效果最接近檔案原貌。
4.圖像處理。圖像的處理包括圖像拼接、旋轉及糾偏、裁邊、去污等。需要注意的是,數(shù)字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真時,應重新掃描;對于漏掃、重掃、多掃等情況應及時糾正。
5.數(shù)據(jù)掛接。借助相關軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)和與其對應的紙質檔案數(shù)字化圖像進行掛接,實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和數(shù)字圖像關聯(lián)。
6.數(shù)字化成果驗收與移交。經過專門的驗收組對紙質檔案數(shù)字化成果進行驗收,收的內容包括紙質檔案數(shù)字化成果(數(shù)字圖像、檔案目錄、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產生的工作文件、存儲載體等)。
7.檔案入庫。紙質檔案數(shù)字化工作完成后,應注意保持檔案原貌,做到安全、準確、無遺漏按照檔案入庫相關要求對紙質檔案進行處理和清點后,辦理檔案入庫手續(xù)。
總之,檔案電子化流程需要各個環(huán)節(jié)緊密配合,嚴格按照規(guī)范操作,以確保電子檔案的質量和可用性。檔案電子化不僅能夠提高檔案管理的效率和質量,還能為信息共享和利用提供便利。