近年來(lái)，檔案工作在各企事業(yè)單位的發(fā)展中占據(jù)越來(lái)越重要的地位，檔案電子化、數(shù)字化、系統(tǒng)化進(jìn)程快速推進(jìn)，在管理“數(shù)字檔案”、“電子檔案”的過(guò)程中，也多是通過(guò)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理和查找利用。那么檔案管理系統(tǒng)功能都需要具備哪些，才能滿足各企事業(yè)單位在檔案管理中的實(shí)際需要呢？接下來(lái)，我們對(duì)檔案管理系統(tǒng)功能介紹。

檔案管理系統(tǒng)功能介紹

電子檔案的預(yù)歸檔管理

1、文件管理：包括對(duì)文件的等級(jí)，文件模板定義以及字段代碼的維護(hù)，可以對(duì)報(bào)表進(jìn)行維護(hù)，設(shè)置排序規(guī)則。

2、文件報(bào)表打?。涸O(shè)置各種打印條件，輸出滿足用戶需求的各種報(bào)表。

3、查詢借閱：包括文件檢索，檔案產(chǎn)尋借閱登記，借閱管理。可實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)檢索。

4、文件統(tǒng)計(jì)：可以對(duì)檔案庫(kù)選擇統(tǒng)計(jì)方式，并能數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，并以表格或圖表的形式顯示。

以上是檔案管理系統(tǒng)功能的基本功能，下邊對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的立卷歸檔管理。

檔案管理系統(tǒng)中的立卷歸檔管理

1、文件立卷：可以按照問(wèn)題、機(jī)構(gòu)、保管期限等角度進(jìn)行立卷，并和進(jìn)行手工調(diào)整，自動(dòng)生成檔號(hào)、流水號(hào)等信息。

2、立卷方式：選擇立卷方式，以及組建模式等。

檔案管理系統(tǒng)功能中的檔案管理

1、檔案管理：包括檔案著錄，檔案模板定義，檔案庫(kù)管理等。著錄可以選擇列表或者卡片方式，自動(dòng)定義檔案著錄項(xiàng)。

2、打印處理：提供多種檔案常用報(bào)表模板，案卷目錄，卷內(nèi)文件目錄，案卷封面，卷內(nèi)備考表，分類目錄，總目錄及全引目錄等。

3、檔案利用：可提供在線查檔、網(wǎng)上預(yù)約維護(hù)、跨庫(kù)跨類檢索，檔案利用模板設(shè)計(jì)以及檔案利用查詢借閱登記。

4、檔案統(tǒng)計(jì)：可通過(guò)excel指定好統(tǒng)計(jì)格式模板，導(dǎo)入檔案系統(tǒng)。

5、鑒定銷毀：對(duì)檔案銷毀模板可自定義，對(duì)檔案銷毀單進(jìn)行登記，銷毀檔案數(shù)據(jù)的管理。

6、檔案編研：自定義編研庫(kù)及分類，對(duì)檔案可進(jìn)行編研整理，編研后形成完成的專題庫(kù)并可發(fā)布利用。

檔案管理系統(tǒng)功能中的高級(jí)管理

1、系統(tǒng)維護(hù)：定義機(jī)構(gòu)，主題詞、分類庫(kù)、索引維護(hù)以及全宗設(shè)置。

2、權(quán)限管理：根據(jù)不同用戶角色設(shè)置不同的用戶權(quán)限。

3、數(shù)據(jù)管理：數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出，數(shù)據(jù)備份恢復(fù)。

4、日志管理：包括系統(tǒng)日志、網(wǎng)頁(yè)查詢?nèi)罩疽约皩?duì)各日志的統(tǒng)計(jì)。

以上是對(duì)檔案管理系統(tǒng)功能的簡(jiǎn)單講解，主要是對(duì)檔案預(yù)歸檔、檔案立卷管理比較重要。，在實(shí)際工作中也要根據(jù)檔案類型、檔案管理內(nèi)容等，也影響檔案管理系統(tǒng)功能具體的需求，進(jìn)行規(guī)劃和再次開(kāi)發(fā)，以滿足不同階段，對(duì)檔案管理系統(tǒng)的不同需求。