檔案整理工作是一項極為重要的任務，它對于信息的保存、管理和利用有著深遠的影響。做好檔案整理，不僅關系到歷史的記錄與傳承，更對當下各項工作有著不可忽視的支撐作用。那么，該如何做好檔案整理工作呢？

　　凱里檔案整理服務

　　1、預先準備

　　首先認識管理對象，只有社會或個人在社會活動中直接形成，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式及載體的數據、信息和知識記錄，才能稱之為檔案。

　　文件是否辦理完畢，如文件還在流程中，那就不屬于檔案，是否按一定規(guī)律集中妥善保存。單獨隨意擱置的文件也不能稱之為檔案。硬性要求，有哪些文件必須要歸檔；根據公司年度計劃判斷本年度檔案工作需涉及的部分：明確存放位置，既要保證檔案安全性、私密性與完整性，又得符合公司資源的實際調用情況及業(yè)務需求，量力而行。

　　2、開展工作

　　確定檔案管理制度與流程是關鍵，一般來說，檔案工作的具體流程可分為：文件收集審核、文件接收、文件錄入、文件整理及歸檔、庫房整理。每塊細分類別下又有不同的注意事項。

　　A文件審核。專業(yè)性文件須經生成部門進行標準確認（哪些文件、原件/復印件、是否簽字蓋章等）；非專業(yè)性文件則審核其流程及內容是否符合公司要求。另外，文件轉化成檔案的過程中，要站在檔案的角度，審核其是否完整、連續(xù)、有效。

　　B文件接收。交接雙方應有文字性憑證，例如郵件或移交單等。應記錄文件排列的順序及規(guī)格，確認文件的頁數、載體類型、原件或復印件等信息。

　　C文件錄入將直接影響后期檔案的利用效果。錄入文件時，應做到：信息遵從文件內容本身錄入；信息錄入正確、完整；除文件本身信息外，需添加檔案信息（如檔號、類別代碼、分類代碼等）；為便于利用者檢索和查閱檔案信息，需對文件信息進一步優(yōu)化（摘要、關鍵字、備注說明等）。每份文件起碼要有全宗號、檔號、年度、所屬機構、文件題名、責任者、文件編碼、載體類型、原件/復印件、保管期限等信息。

　　D文件整理及歸檔。原則上按份整理，部分文件按套整理；實行紙質+電子結合的雙軌管理制度。例如，重要電子文件做到打印留底歸檔；存放時應按照所屬公司、年度、類型依次擺放。

　　E庫房整理。庫房的整理及管理決定了檔案保存的完整性。

　　3、后期利用，

　　檔案管理不是將檔案整理完就算結束了。讓檔案有效流通及利用，才是檔案管理的終極目標。

　　中博奧檔案管理系統(tǒng)

　?、俳⒉樵儭⒔栝喌戎贫?，讓檔案成果惠及員工。原則上由檔案部門對統(tǒng)一保管的檔案文件進行利用，文件生成部門不得隨意將其生成持有的文件外借。

　　檔案管理人員應根據文件借閱方式和檔案密級不同（公開、秘密、機密、絕密），制定不同的借閱流程。同時注意檔案歸還時不被涂改、保存完整。

　?、诟鶕n案信息，為公司決策提供數據支持。在檔案整理的過程中，就可收集相應的數據及建議。

　　總之，做好檔案整理并非易事，需要我們從意識上高度重視，在行動上認真落實，運用科學合理的方法和持續(xù)的努力。只有這樣，我們才能讓檔案發(fā)揮出最大的價值，為個人、企業(yè)乃至整個社會的發(fā)展提供可靠的信息保障。