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上海檔案電子化公司

時間:2024-05-31 作者:中博奧 來源:中博奧 點(diǎn)擊量:

  檔案電子化是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式,以便更好地管理和利用信息。電子化操作包括掃描、索引、存儲和檢索等步驟,可以提高檔案的安全性、便捷性和可持續(xù)性。下面是關(guān)于檔案電子化的操作過程:

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  1、前期通常會涉及到紙質(zhì)檔案的電子化。如果量不是很大,建議大家購買掃描儀自行掃描,優(yōu)點(diǎn)是可以節(jié)約成本。而且不少掃描儀自帶的軟件可以在掃描時設(shè)置為掃描文字可檢索模式,這個功能特別有用。將這樣的掃描件上傳到電子檔案管理系統(tǒng)里后,就能直接實(shí)現(xiàn)文件的全文檢索了。

  但如果檔案量特別大,是百萬級的,就建議大家尋找專業(yè)的檔案數(shù)字化加工服務(wù),先將檔案轉(zhuǎn)為電子類文檔。

  2、當(dāng)紙質(zhì)檔案完成電子化以后,就輪到電子檔案管理系統(tǒng)開始工作了。用戶可通過系統(tǒng)提供的快速導(dǎo)入、批量上傳工具,,將眾多電子文件快速導(dǎo)入到檔案系統(tǒng)里。

  3、接下來,用戶可以自定義檔案的屬性,為每個檔案創(chuàng)建電子檔案。例如紙質(zhì)檔案是人事檔案,就可以將檔案的屬性設(shè)置為人員的基本概況,還可以加上紙質(zhì)檔案存放在哪個檔案柜、檔案保存期限等這些信息,還可以在檔案里掛上他的電子檔案掃描件、履歷、照片等。

  4、為了方便日后紙質(zhì)檔案的管理,可以將檔案系統(tǒng)生成的案卷打印后貼到存放檔案的檔案盒上,全引目錄也可以打印出來貼到檔案柜上。每個檔案都有自己的二維碼,可將二維碼打印并貼到紙質(zhì)檔案袋或檔案盒上。

  5、檔案一旦建立完畢后,就進(jìn)入日常使用中了。檔案的日常使用主要是檔案的借閱。如果只是查閱電子檔案,那么可以為借閱人員設(shè)置電子檔案使用權(quán)限,確保只有有權(quán)限的人員才能查看該檔案的電子版本。如果需要借閱實(shí)物,可以用手機(jī)、掃描槍來掃描實(shí)物上的二維碼,快速定位到系統(tǒng)里的電子檔案進(jìn)行借閱登錄。

  6、管理員可以通過錄入、修改、借還等日志功能來定期了解檔案使用情況,還可以對所有出錯、丟失和銷毀的檔案進(jìn)行統(tǒng)計,也便完整掌握檔案的動向。

  綜上所述,通過檔案電子化,可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享,提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。同時也減少了紙張消耗和檔案空間占用,符合環(huán)保理念。然而,在進(jìn)行檔案電子化操作時,必須充分考慮數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù),確保信息不被篡改或泄露。

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