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在當今數(shù)字化時代,電子化檔案管理已成為組織和機構(gòu)管理中不可或缺的一部分。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已逐漸被電子化檔案管理所取代。電子化檔案管理能夠提高工作效率、降低成本、提升數(shù)據(jù)安全性,并且便于信息檢索和共享。下面是檔案整理電子化的操作過程:
檔案整理及電子化服務
1、前期通常會涉及到紙質(zhì)檔案的電子化。如果量不是很大,建議大家購買掃描儀自行掃描,優(yōu)點是可以節(jié)約成本。而且不少掃描儀自帶的軟件可以在掃描時設(shè)置為掃描文字可檢索模式,這個功能特別有用。將這樣的掃描件上傳到電子檔案管理系統(tǒng)里后,就能直接實現(xiàn)文件的全文檢索了。
但如果檔案量特別大,是百萬級的,就建議大家尋找專業(yè)的檔案數(shù)字化加工服務,先將檔案轉(zhuǎn)為電子類文檔。
2、當紙質(zhì)檔案完成電子化以后,就輪到電子檔案管理系統(tǒng)開始工作了。用戶可通過系統(tǒng)提供的快速導入、批量上傳工具,,將眾多電子文件快速導入到檔案系統(tǒng)里。
3、接下來,用戶可以自定義檔案的屬性,為每個檔案創(chuàng)建電子檔案。例如紙質(zhì)檔案是人事檔案,就可以將檔案的屬性設(shè)置為人員的基本概況,還可以加上紙質(zhì)檔案存放在哪個檔案柜、檔案保存期限等這些信息,還可以在檔案里掛上他的電子檔案掃描件、履歷、照片等。
4、為了方便日后紙質(zhì)檔案的管理,可以將檔案系統(tǒng)生成的案卷打印后貼到存放檔案的檔案盒上,全引目錄也可以打印出來貼到檔案柜上。每個檔案都有自己的二維碼,可將二維碼打印并貼到紙質(zhì)檔案袋或檔案盒上。
5、檔案一旦建立完畢后,就進入日常使用中了。檔案的日常使用主要是檔案的借閱。如果只是查閱電子檔案,那么可以為借閱人員設(shè)置電子檔案使用權(quán)限,確保只有有權(quán)限的人員才能查看該檔案的電子版本。如果需要借閱實物,可以用手機、掃描槍來掃描實物上的二維碼,快速定位到系統(tǒng)里的電子檔案進行借閱登錄。
6、管理員可以通過錄入、修改、借還等日志功能來定期了解檔案使用情況,還可以對所有出錯、丟失和銷毀的檔案進行統(tǒng)計,也便完整掌握檔案的動向。
綜上所述,電子化檔案管理是一項必要且不可避免的發(fā)展趨勢。通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式,不僅可以提高工作效率,降低管理成本,還能夠更好地保護檔案數(shù)據(jù)的安全性,并實現(xiàn)信息的快速檢索和共享。