檔案信息化是檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然選擇，它不僅提高了檔案管理的效率，還促進(jìn)了信息的安全性和共享性。在進(jìn)行檔案信息化工作時(shí)，我們需要注意以下要點(diǎn)，以確保檔案工作能夠?qū)崿F(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

　　1、制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期的、系統(tǒng)的綜合性工程，需要在科學(xué)規(guī)劃的基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際需要逐步開展。就我市而言，建議將檔案信息化建設(shè)納入到大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展整體規(guī)劃之中，明確切實(shí)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，出臺(tái)配套合理的政策制度，建立廣泛認(rèn)可的考核機(jī)制，從頂層積極引導(dǎo)其健康有序發(fā)展；各縣級(jí)檔案館和市直單位應(yīng)結(jié)合實(shí)情，全面考量?jī)?yōu)劣得失，充分重視檔案工作的特殊性質(zhì)，制定合乎實(shí)際的發(fā)展計(jì)劃，分步實(shí)施，量力而為，力戒盲目、功利、各自為政的思想，避免重復(fù)勞動(dòng)造成資源浪費(fèi)。

　　2、加大經(jīng)費(fèi)投入。建立檔案信息化與經(jīng)濟(jì)統(tǒng)籌發(fā)展的經(jīng)費(fèi)投入機(jī)制，切實(shí)把檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)列入財(cái)政預(yù)算，納入制度化軌道。經(jīng)費(fèi)投入要有規(guī)可循、有章可依，并針對(duì)具體困難和問題安排專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)以保證所需資金，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的有效推進(jìn)。

　　3、培養(yǎng)專業(yè)化人才。專業(yè)化的檔案人才是檔案信息化建設(shè)中不可或缺的部分。對(duì)于這一部分的實(shí)現(xiàn)，檔案管理部門應(yīng)構(gòu)建專職人員的長期培訓(xùn)機(jī)制，推動(dòng)培訓(xùn)常態(tài)化規(guī)范化，對(duì)在崗人員每年進(jìn)行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)，堅(jiān)持“缺什么，補(bǔ)什么”，增強(qiáng)培訓(xùn)的實(shí)用性和針對(duì)性；同時(shí)爭(zhēng)取組織人事部門的支持，把檔案部門進(jìn)人的專業(yè)和特長要求作為一項(xiàng)制度固定下來，科學(xué)設(shè)置職務(wù)、職稱，并采取合理的激勵(lì)手段，為其建功立業(yè)提供寬闊舞臺(tái)和良性成長空間。

　　把握好檔案信息化的要點(diǎn)，是推動(dòng)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵。在不斷變化的信息環(huán)境中，我們需要持續(xù)關(guān)注和優(yōu)化這些要點(diǎn)，以確保檔案信息化建設(shè)能夠穩(wěn)步推進(jìn)，為社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步提供更有力的支持和服務(wù)。

　　檔案信息化建設(shè)具體內(nèi)容

　　檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求、提升檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量的重要舉措。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足日益增長的信息處理和利用需求，因此，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)成為當(dāng)務(wù)之急。

　　1、檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)

　　檔案目錄數(shù)據(jù)庫又稱為“檔案機(jī)讀目錄”或“檔案電子目錄”，是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)，使用某種數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（如SQL-SERVER、ORACLE等）組織管理起來的檔案目錄數(shù)據(jù)集合。根據(jù)著錄對(duì)象的不同，檔案目錄數(shù)據(jù)庫分為文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫、案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫和專題目錄數(shù)據(jù)庫三大類。

　　2、檔案目錄中心建設(shè)（區(qū)域檔案文獻(xiàn)目錄中心）

　　檔案目錄中心是在集成各級(jí)、各類檔案館目錄數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上建立起來的檔案目錄數(shù)據(jù)交換、共享平臺(tái)，它是實(shí)現(xiàn)更大范圍內(nèi)檔案資源共享的有效手段。檔案目錄中心根據(jù)其匯集目錄的類型或范圍的不同而分為專業(yè)檔案目錄中心和區(qū)域檔案目錄中心。利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)的集中和共享是檔案目錄中心建設(shè)的目標(biāo)。

　　3、電子文件歸檔管理

　　在數(shù)字形式的文件占形成文件比重越來越大的今天，電子文件將成為未來檔案的主要來源。加強(qiáng)對(duì)電子文件的歸檔管理，制定電子文件歸檔管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)從電子文件到數(shù)字檔案的“無縫連接”，是檔案信息資源建設(shè)最艱巨的任務(wù)。

　　4、檔案數(shù)字化

　　檔案數(shù)字化是指利用掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮存儲(chǔ)技術(shù)等將傳統(tǒng)介質(zhì)的各種檔案通過掃描、拍攝、采集轉(zhuǎn)換成為可在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中存儲(chǔ)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳輸?shù)母袷揭?guī)范、結(jié)構(gòu)有序的數(shù)字檔案的過程。根據(jù)數(shù)字化對(duì)象的不同，檔案數(shù)字化可分為紙質(zhì)檔案數(shù)字化、照片檔案數(shù)字化、聲像檔案數(shù)字化和縮微膠片數(shù)字化等。檔案數(shù)字化的實(shí)質(zhì)是傳統(tǒng)檔案信息向現(xiàn)代數(shù)字環(huán)境的遷移，是為了解決傳統(tǒng)檔案信息對(duì)數(shù)字環(huán)境的不適應(yīng)性而采取的技術(shù)措施。

　　檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性、持續(xù)性的工程，需要充分考慮技術(shù)、管理、人員等多方面的因素。通過不斷地完善和優(yōu)化檔案信息化建設(shè)，能夠極大地提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為組織的決策提供有力的支持，更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展的需求。

　　檔案信息化流程

　　檔案信息化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，它通過運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理，極大地提高了檔案管理的效率和利用價(jià)值。以下是關(guān)于檔案數(shù)字化的流程：

　　一、檔案出庫。需要對(duì)每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點(diǎn)、雙方核對(duì)、驗(yàn)收移交。

　　二、整理編碼、核對(duì)。對(duì)接收的每本檔案材料進(jìn)行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對(duì)存在破損或未達(dá)掃描標(biāo)準(zhǔn)的材料進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，編制材料的類號(hào)和頁號(hào)，整理編碼完成后仔細(xì)核查準(zhǔn)確，防止漏編錯(cuò)編。

　　三、電子目錄的錄入、校對(duì)、調(diào)整。將每一份檔案紙質(zhì)材料編制對(duì)應(yīng)的電子目錄，對(duì)完成的目錄進(jìn)行校對(duì)，確保轉(zhuǎn)確率、避免出現(xiàn)錯(cuò)別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數(shù)是否有誤。

　　四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　五、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作。對(duì)原始掃描圖像進(jìn)行修整，比如在不影響材料內(nèi)容的前提下對(duì)紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進(jìn)行修理；修整后要對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行核查核對(duì)，并作圖像高清刻作。

　　六、重新裝訂并檢查。要保證紙質(zhì)文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內(nèi)容，檢查類頁號(hào)是否填寫缺漏、文件是否有錯(cuò)裝、漏裝，核查無誤后將紙質(zhì)檔案封盒。

　　七、數(shù)據(jù)總審入庫。對(duì)電子檔數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查復(fù)核，確定各方面細(xì)節(jié)無誤、數(shù)據(jù)內(nèi)容符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則后，將電子檔數(shù)據(jù)刻作入庫，將檔案紙質(zhì)材料與電子檔數(shù)據(jù)庫移交。

　　總之，檔案信息化流程是一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)且有序的過程，每個(gè)環(huán)節(jié)都相互關(guān)聯(lián)、相互影響。只有嚴(yán)格遵循并不斷優(yōu)化這些流程，才能充分發(fā)揮檔案信息化的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效管理和利用。