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青島檔案數(shù)字化外包公司

時(shí)間:2024-06-20 作者:中博奧 來(lái)源:中博奧 點(diǎn)擊量:

  在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代,檔案數(shù)字化已成為許多企業(yè)和機(jī)構(gòu)提高檔案管理效率、保障信息安全的重要舉措。然而,由于自身技術(shù)和資源的限制,不少單位選擇將檔案數(shù)字化工作外包給專業(yè)的公司。在選擇檔案數(shù)字化外包公司時(shí)需要注意以下幾個(gè)方面:

青島檔案數(shù)字化外包公司

  青島檔案數(shù)字化外包公司

  首先,在檔案數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的選擇上,需要做好安全保密工作,比如外包服務(wù)機(jī)構(gòu)是否具有保密資質(zhì),不存在外資背景,不涉及外籍工作人員等,除此之外,對(duì)于進(jìn)行檔案數(shù)字化外包服務(wù)的工作團(tuán)隊(duì),需要簽訂保密協(xié)議,并做好人員登記備案。

  其次,開(kāi)展數(shù)字化工作需要先制定好工作方案,從總體規(guī)劃到具體的實(shí)施行動(dòng)都需要做好精細(xì)化的管理,將檔案數(shù)字化工作拆分量化,便于企業(yè)在進(jìn)行檔案數(shù)字化外包服務(wù)時(shí)做好監(jiān)督管理工作。

  最后,檔案數(shù)字化服務(wù)離不開(kāi)設(shè)備的支持,如完成電子目錄錄入工作的保密使用電腦,進(jìn)行檔案掃描工作的各類型號(hào)的掃描設(shè)備,進(jìn)行信息化數(shù)據(jù)存放使用的管理查詢軟件及設(shè)備等等,都是在選擇檔案數(shù)字化外包服務(wù)時(shí)需要關(guān)注的地方。

  總之,選擇檔案數(shù)字化外包公司是一項(xiàng)需要綜合考慮多方面因素的重要決策。只有在充分了解和評(píng)估的基礎(chǔ)上,才能找到一家能夠滿足自身需求、保證服務(wù)質(zhì)量和數(shù)據(jù)安全的可靠合作伙伴,從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的目標(biāo),為企業(yè)和機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供有力的支持。

  檔案數(shù)字化外包流程

  檔案數(shù)字化外包作為提升檔案管理效率和利用價(jià)值的重要手段,其流程的規(guī)范化和科學(xué)化至關(guān)重要。一個(gè)清晰、合理的外包流程不僅能夠確保工作的順利進(jìn)行,還能最大程度保障檔案的安全和質(zhì)量。

  1、數(shù)字化前期準(zhǔn)備

  前期準(zhǔn)備包括選定數(shù)字化處理場(chǎng)所,篩選需要掃描的紙質(zhì)檔案。其中處理場(chǎng)所應(yīng)確??臻g布局合理,掃描設(shè)備完善,數(shù)字化處理軟件齊備,并具備合格的消防和安防系統(tǒng)。準(zhǔn)備紙質(zhì)檔案,需要按類型、日期或其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件進(jìn)行排序,并確保沒(méi)有任何污垢其他可能影響掃描圖像質(zhì)量的損壞,以保障掃描過(guò)程順利、有效的進(jìn)行。

  2、檔案掃描

  檔案掃描是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案的關(guān)鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設(shè)備來(lái)完成,例如:平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類型和數(shù)量,以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲(chǔ)格式應(yīng)完全按照國(guó)家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,對(duì)實(shí)際掃描卷數(shù)、每卷的頁(yè)數(shù)要做好登記。

  3、圖像處理

 ?。?)圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn):

  對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí),應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。

  由于操作不當(dāng),造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí),應(yīng)重新掃描。

  發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí),應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。

  發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí),應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

  認(rèn)真填寫(xiě)相關(guān)表單,記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見(jiàn)

  (2)糾偏:對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理,以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原,以符合閱讀習(xí)慣。

 ?。?)去污:對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

 ?。?)圖像拼接:對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應(yīng)進(jìn)行拼接處理,合并為一個(gè)完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

 ?。?)裁邊處理:采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節(jié)省存儲(chǔ)空間。

  4、圖像存儲(chǔ)

  (1)存儲(chǔ)格式:批量掃描后形成的圖像文件在存儲(chǔ)時(shí)一般應(yīng)進(jìn)行壓縮。圖像壓縮指消除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過(guò)程,其目的是對(duì)圖像以更緊湊的形式表示。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中,較常見(jiàn)的有TIFF(G4)、JPEG等壓縮格式。采用黑白二值模式掃描的圖像文件,一般采用TIFF(G4)格式存儲(chǔ)。采用灰模式和彩色模式掃描的文件,一般采用JPEG格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)壓縮率的選擇,應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下,盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像,也可存儲(chǔ)為CEB、PDF或其他格式。

 ?。?)圖像文件的命名:紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件,都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào),以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁(yè)文件可采用該檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾,按頁(yè)碼順序?qū)D像文件命名。

  5、目錄建庫(kù)

 ?。?)數(shù)據(jù)格式選擇:目錄建庫(kù)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過(guò)XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

 ?。?)檔案著錄:按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)的要求進(jìn)行著錄,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

 ?。?)目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查:采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式,對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確,發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。

  6、數(shù)據(jù)掛接

  數(shù)據(jù)掛接又稱數(shù)據(jù)匹配,是數(shù)字歸檔中為保證數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性和完整性所需要的流程。借助軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)的數(shù)字檔案進(jìn)行匹配掛接,并逐條對(duì)掛接結(jié)果進(jìn)行檢查,包括目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字檔案對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字檔案與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字檔案是否能正常打開(kāi)等,以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確關(guān)聯(lián)。

  7、檔案還原裝訂

  掃描工作完成后,拆除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?;謴?fù)裝訂時(shí),應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。檔案裝訂分為整卷裝訂和按件裝訂兩種。通常采用三孔一線方法裝訂;文件很薄時(shí),也可采用縫紉機(jī)扎線裝訂,但線腳不宜過(guò)密,以免出現(xiàn)折斷檔案現(xiàn)象。

  8、數(shù)據(jù)驗(yàn)收

  項(xiàng)目驗(yàn)收是檔案數(shù)字化加工中,用于確保數(shù)字化后的檔案符合所需質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的過(guò)程。這通常涉及對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行一系列測(cè)試和檢查,以驗(yàn)證它們具有足夠的質(zhì)量并符合指定的標(biāo)準(zhǔn)。這其中包括圖像掃描、檢查處理數(shù)據(jù)匹配步驟中可能存在的錯(cuò)誤、遺漏或其他問(wèn)題。在某些情況下,項(xiàng)目驗(yàn)收測(cè)試還可能涉及使用專門(mén)的軟件工具來(lái)完成該過(guò)程,以確保符合所需標(biāo)準(zhǔn)。

  9、數(shù)據(jù)移交

  可以通過(guò)各種不同的存儲(chǔ)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn),例如:硬盤(pán)驅(qū)動(dòng)器、網(wǎng)絡(luò)連接的存儲(chǔ)設(shè)備或云服務(wù)器等。所使用的具體技術(shù)將取決于傳輸圖像的數(shù)量,以及相關(guān)檔案管理部門(mén)的要求。這樣就可以確保數(shù)字檔案被妥善存儲(chǔ)和保護(hù),并可供將來(lái)訪問(wèn)和使用。

  總之,檔案數(shù)字化外包流程是一個(gè)環(huán)環(huán)相扣的系統(tǒng)工程,每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要嚴(yán)謹(jǐn)對(duì)待和有效執(zhí)行。只有這樣,才能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的預(yù)期效果,為檔案管理和利用帶來(lái)全新的機(jī)遇和便利。

  檔案數(shù)字化意義

  檔案數(shù)字化是當(dāng)今信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì),它對(duì)于組織和社會(huì)的發(fā)展具有極其重要的意義。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用,傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于信息高效利用和快速檢索的需求。檔案數(shù)字化的推進(jìn),為檔案管理帶來(lái)了全新的變革與機(jī)遇。

  第一點(diǎn),檔案數(shù)字化意義在于可以更好的保存歷史資料。以前的保存手段和技術(shù)是有限的,這使歷史檔案可能出現(xiàn)不同程度的破壞,非??上?。但現(xiàn)在科技發(fā)展,檔案數(shù)字化手段就避免了類似的情況發(fā)生。通過(guò)掃描、攝影等技術(shù)可以對(duì)檔案進(jìn)行更好的保護(hù)。

  第二點(diǎn)檔案數(shù)字化意義是提高工作效率,方便了檔案的管理。檔案記載著不同時(shí)期不同種類的知識(shí),所以整理工作是很繁瑣重復(fù)的,而數(shù)字化管理有事半功倍的效果,足不出戶,在電腦面前就可以完成檔案的察借閱工作。

  最后檔案數(shù)字化還為檔案的編研工作提供了數(shù)據(jù)支持,從繁重的立卷中解脫出來(lái),集中時(shí)間和精力致力于檔案與信息資源的開(kāi)發(fā)和利用工作,進(jìn)一步開(kāi)發(fā)檔案資源,文獻(xiàn)匯編、數(shù)據(jù)匯編、專題匯編等各項(xiàng)工作。

  檔案數(shù)字化不僅是檔案管理方式的創(chuàng)新,更是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展、提升管理效率、保障信息安全、促進(jìn)資源共享和推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步的重要舉措。

  檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

  檔案數(shù)字化時(shí)一項(xiàng)重要的任務(wù),對(duì)于檔案的管理有很大的好處,不僅能夠提升檔案管理效率,還能節(jié)省時(shí)間。下面將為您介紹檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì):

  一、數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,不僅節(jié)約了保管費(fèi)用,節(jié)省了占地空間,而且查閱起來(lái)極為方便迅速,從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

  二、提高辦公效率,數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔,并盡快提供利用。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單,真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無(wú)墻界檔案”,檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

  三、增強(qiáng)檔案原件保護(hù),將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后,檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料,數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù)。

  總之,檔案數(shù)字化憑借其高效便捷、保存安全、資源共享、成本降低和法律合規(guī)等顯著優(yōu)勢(shì),已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。我們應(yīng)當(dāng)充分利用這些優(yōu)勢(shì),不斷推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新與進(jìn)步,使其更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展和個(gè)人需求,為創(chuàng)造更加便捷、高效、有序的信息社會(huì)發(fā)揮重要作用。

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