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檔案整理,就是按照文件材料的形成規(guī)律,根據(jù)科學(xué)的理論和方法,把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動?!稒C關(guān)檔案管理規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)提出了檔案整理的基本原則,即“遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用”。按照上述原則,檔案整理的基本流程包括:確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標識符、編制檢索工具,也就是組件(卷)、分類、排列、編號與編目等五個步驟。
吉林檔案整理機構(gòu)
01組件(卷)
檔案整理的第一步,就是要確定檔案的基本整理單位,即組件或組卷,以此明確件(卷)的構(gòu)成以及件(卷)內(nèi)的排序。
在件的構(gòu)成中,對于照片、錄音、錄像、實物檔案,一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些,收文一般包括文件處理單、文件正本,發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等,各種稿本往往還會包括正文、附件。在件內(nèi)排序時要求正文在前、附件在后,正本在前、定稿在后,有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單在前、收文在后,正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。
組卷(以科技檔案為例)時,科研課題、建設(shè)項目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項目、臺(套)等分別組卷,管理性科技文件應(yīng)放入所針對的項目文件中,按階段或分年度組卷??萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后,案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間(階段)或重要程度排列。
02分類
分類指的是檔案歸類,即將完成組件(卷)的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別,揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系,使檔案形成一套有機體系。
文書檔案一般采用年度、機構(gòu)(問題)、保管期限分類項進行復(fù)式分類,如:年度—機構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)(問題)、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機構(gòu)(問題)分類的立檔單位,一般采用年度—機構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)(問題)三級分類;規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(gòu)(問題)分類的立檔單位,可采用兩級分類,如:年度—保管期限分類法。
照片、錄音、錄像、實物檔案分類方法與文書檔案類似,但一般按照問題進行分類較為適宜,即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類,實物檔案按印章、題詞、獎牌、獎?wù)?、證書、公務(wù)禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的,也可以不分問題,采用兩級分類。常見的分類方法包括:年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。
03排列
排列是在分類方案最低一級類目內(nèi),根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內(nèi),按時間結(jié)合事由排列,同一事由的文件按照形成先后順序排列;以卷為單位整理的科技檔案,科研類、建設(shè)項目類檔案可按照課題研究、項目建設(shè)工作順序排列,設(shè)備儀器類檔案可按照立項、驗收、安裝、維護等過程排列;照片、錄音、錄像、實物檔案在最低一級類目內(nèi)按照時間排列即可。
04編號
宗號—檔案門類代碼·年度—機構(gòu)(問題)—保管期限—件號。比如,Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件,按照規(guī)則確定的檔號為:Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進行分類的,其檔號結(jié)構(gòu)為:全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號。前例檔案,去掉機構(gòu)(問題)分類要求,按照本規(guī)則確定的檔號為:Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。
以卷為單位整理的檔案,其檔號結(jié)構(gòu)為:全宗號—目錄號(類別號、項目號)—案卷號—件、頁(張)號,比如,Z109全宗科技檔案科研項目第1項第1卷第3件、Z109全宗會計檔案2019年度第15卷第21件,按照本規(guī)則確定的檔號為:Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。
05編目
編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄,以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果,依據(jù)檔號順序,逐卷,逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個條目。在信息化條件下,檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄,同時也體現(xiàn)為電子目錄,既方便手工查閱、檔案交接,又方便計算機檢索。需要注意的是,使用電子表格或者文字處理軟件進行目錄編制的,項目內(nèi)容應(yīng)直接輸入完成,不加入空格、回車,以免影響數(shù)據(jù)完整性,給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。
雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同,但在具體要求上存在一定差異,尤其是采用不同整理方式時差異就更為明顯。為解決此問題,《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路,從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來,實現(xiàn)檔案資源的融合管理。
檔案整理流程
檔案整理是一項重要且細致的工作,它對于檔案的有效管理和利用具有關(guān)鍵意義。下面將為您介紹檔案整理的流程:
一、收集檔案
1.確定收集范圍,包括內(nèi)部產(chǎn)生的文件、外部接收的資料等。
2.制定收集計劃,明確收集的時間節(jié)點和責任人。
二、分類篩選
1.依據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、形成時間等因素進行分類。
2.剔除重復(fù)、無效和無保存價值的檔案。
三、裝訂成冊
1.選擇合適的裝訂材料和工具,確保檔案的牢固裝訂。
2.按照統(tǒng)一的規(guī)格和標準進行裝訂。
四、編制目錄
1.詳細記錄檔案的標題、編號、日期、頁數(shù)等信息。
2.確保目錄的準確性和完整性。
五、標注索引
1.為檔案設(shè)置便于查找的索引標識。
2.可以采用分類編碼、關(guān)鍵詞等方式。
六、審核檢查
1.對整理好的檔案進行全面審核,確保內(nèi)容準確、裝訂規(guī)范。
2.檢查目錄與檔案內(nèi)容的一致性。
通過以上規(guī)范的檔案整理流程,可以使檔案條理清晰、易于查找和使用,為檔案管理工作的高效開展奠定堅實基礎(chǔ)。在實際操作中,應(yīng)根據(jù)具體的檔案類型和管理要求,靈活調(diào)整和優(yōu)化流程,以達到最佳的整理效果。
檔案整理原則
檔案整理作為檔案管理工作的重要環(huán)節(jié),需要遵循一定的原則,以確保檔案的質(zhì)量、可用性和系統(tǒng)性。這些原則為檔案整理工作提供了明確的指導(dǎo)和規(guī)范。
1、遵循檔案文件之間形成的有機規(guī)律
文件之間的有機聯(lián)系,是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系,也稱文件的“內(nèi)在聯(lián)系”。保持文件之間的有機聯(lián)系是檔案整理工作的根本性原則。
(1)時間聯(lián)系:檔案在各部門形成時,是有一定過程和階段性的,在這段時間內(nèi)形成的各類檔案總和。
(2)內(nèi)容聯(lián)系:涉及到具體的某件事務(wù)而形成的檔案文件總和。
(3)來源聯(lián)系:同屬于一個形成者或同類型的形成者的檔案文件總和。
?。?)形式聯(lián)系:指的是檔案文件在載體、文種、表達方式以及特定的標記等因素上保持相同,從而形成的檔案文件總和。
2、區(qū)分檔案文件的不同價值
檔案整理過程中,區(qū)分檔案的不同價值、劃分保管期限是一個關(guān)鍵的環(huán)節(jié)?!稓w檔文件整理規(guī)則)(DA/T 22一2015)對分類的要求有,將不同年度、不同機構(gòu)、不同保管期限的文件區(qū)分開來,為開展后續(xù)工作打下基礎(chǔ)。它有利于減輕日益增多的檔案給保管場所和設(shè)備帶來的壓力,集中人力、物力妥善保管價值較大的檔案。通過判定檔案的價值,檔案人員能夠進一步掌握檔案的內(nèi)容和效用,針對實際情況提出開發(fā)利用的具體建議,指導(dǎo)檔案的利用工作,充分發(fā)揮檔案的作用。
3、保證紙質(zhì)文件材料和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一
目前紙質(zhì)文件材料與電子文件在較長的時間內(nèi)會并行存在,因此保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是進行歸檔文件整理的要求。歸檔文件整理時一般應(yīng)將歸檔電子文件作為第一整理對象。先在歸檔系統(tǒng)上完成電子文件的整理,再據(jù)此整理紙質(zhì)歸檔文件,以便保持整理工作的一致性和穩(wěn)定性。
4、符合檔案文檔一體化管理要求
根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T2-2015),在信息化條件下,歸檔文件整理必須考慮紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求,將紙質(zhì)文件材料整理與電子文件整理統(tǒng)一起來,盡量用電子文件管理的思路和方法去引領(lǐng)歸檔文件整理,進而實現(xiàn)紙質(zhì)文件材料和電子文件統(tǒng)一標準、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一管理的要求。
總之,遵循這些檔案整理原則,能夠保證檔案整理工作的科學(xué)性、合理性和有效性。在實際操作中,應(yīng)根據(jù)具體情況靈活運用這些原則,以達到檔案整理的最佳效果,為檔案的管理和利用提供有力支持。
如何提高檔案整理效率
檔案整理是一項重要且繁瑣的工作,高效的檔案整理有助于提高信息的檢索和利用,為工作帶來便利。那么,該如何提高檔案整理效率呢?
一、做好規(guī)劃與分類
1.制定詳細的檔案分類方案,根據(jù)內(nèi)容、時間、部門等因素進行合理劃分。
2.為每個分類設(shè)定明確的標簽和編碼,確保一致性和準確性。
二、優(yōu)化整理流程
1.去除不必要的步驟,簡化操作流程。
2.采用標準化的操作規(guī)范,讓整理工作有章可循。
三、利用工具與技術(shù)
1.運用電子檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)數(shù)字化存儲和檢索。
2.配備合適的辦公設(shè)備,如文件夾、標簽機等。
四、培養(yǎng)專業(yè)素養(yǎng)
1.對檔案整理人員進行培訓(xùn),提高其專業(yè)知識和技能。
2.鼓勵員工不斷學(xué)習和掌握新的整理方法。
五、定期審查與更新
1.定期檢查檔案的完整性和準確性,及時補充和修正。
2.隨著業(yè)務(wù)變化調(diào)整檔案分類和整理方式。
綜上所述,通過合理的規(guī)劃分類、優(yōu)化流程、利用工具技術(shù)、提升人員素養(yǎng)以及定期審查更新,能夠顯著提高檔案整理效率。高效的檔案整理不僅能夠節(jié)省時間和資源,更能為各項工作的順利開展提供有力的支持和保障。