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慈溪檔案整理機(jī)構(gòu)

時(shí)間:2024-06-29 作者:中博奧 來源:中博奧 點(diǎn)擊量:

  在進(jìn)行檔案整理時(shí),一個(gè)系統(tǒng)化和有條理的流程至關(guān)重要,它不僅可以確保檔案的安全和完整性,還能提高信息的可訪問性和利用率。檔案整理的過程需要遵循一系列步驟和方法,以確保每個(gè)階段都能有效地處理和管理檔案內(nèi)容。

慈溪檔案整理機(jī)構(gòu)

  慈溪檔案整理機(jī)構(gòu)

  第一步分類。人事檔案材料根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類,具體的材料分類方法中組部有相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

  第二步排序。將每一類別的材料按其形成時(shí)間的先后順序,或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行排列,并通過編寫類別號(hào)、順序號(hào)和頁碼把材料位置固定下來。

  第三步編目。按照檔案材料排列順序和檔案整理流程,逐份逐項(xiàng)進(jìn)行目錄編制,做到目錄清楚,填寫準(zhǔn)確。

  第四步技術(shù)加工。對(duì)不符合歸檔要求的材料,進(jìn)行技術(shù)加工,例如幅面過大的材料要進(jìn)行規(guī)范折疊,折疊后的材料要平整,便于展開閱讀。有些材料有訂書釘或曲別針等金屬物品需要拆解下來。

  第五步裝訂。檔案目錄置于卷首,卷內(nèi)材料排列和目錄順序相符,裝訂好的檔案不漏頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件,如果一份人事檔案太厚,可分成兩卷進(jìn)行裝訂。

  總之,檔案整理不僅是一個(gè)組織文件的過程,更是一種保護(hù)和傳承信息遺產(chǎn)的責(zé)任。通過嚴(yán)格的流程和方法,我們能夠確保檔案的長期保存和可持續(xù)利用。

  檔案整理方法

  檔案整理,就是按照文件材料的形成規(guī)律,根據(jù)科學(xué)的理論和方法,把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)?!稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)提出了檔案整理的基本原則,即“遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用”。按照上述原則,檔案整理的基本流程包括:確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識(shí)符、編制檢索工具,也就是組件(卷)、分類、排列、編號(hào)與編目等五個(gè)步驟。

  01組件(卷)

  檔案整理的第一步,就是要確定檔案的基本整理單位,即組件或組卷,以此明確件(卷)的構(gòu)成以及件(卷)內(nèi)的排序。

  在件的構(gòu)成中,對(duì)于照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案,一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實(shí)物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些,收文一般包括文件處理單、文件正本,發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等,各種稿本往往還會(huì)包括正文、附件。在件內(nèi)排序時(shí)要求正文在前、附件在后,正本在前、定稿在后,有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單在前、收文在后,正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

  組卷(以科技檔案為例)時(shí),科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項(xiàng)目、臺(tái)(套)等分別組卷,管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中,按階段或分年度組卷??萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后,案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時(shí)間(階段)或重要程度排列。

  02分類

  分類指的是檔案歸類,即將完成組件(卷)的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別,揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系,使檔案形成一套有機(jī)體系。

  文書檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類,如:年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問題)、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)(問題)分類的立檔單位,一般采用年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問題)三級(jí)分類;規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)(問題)分類的立檔單位,可采用兩級(jí)分類,如:年度—保管期限分類法。

  照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案分類方法與文書檔案類似,但一般按照問題進(jìn)行分類較為適宜,即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類,實(shí)物檔案按印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書、公務(wù)禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的,也可以不分問題,采用兩級(jí)分類。常見的分類方法包括:年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

  03排列

  排列是在分類方案最低一級(jí)類目內(nèi),根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級(jí)類目內(nèi),按時(shí)間結(jié)合事由排列,同一事由的文件按照形成先后順序排列;以卷為單位整理的科技檔案,科研類、建設(shè)項(xiàng)目類檔案可按照課題研究、項(xiàng)目建設(shè)工作順序排列,設(shè)備儀器類檔案可按照立項(xiàng)、驗(yàn)收、安裝、維護(hù)等過程排列;照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案在最低一級(jí)類目內(nèi)按照時(shí)間排列即可。

  04編號(hào)

  宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限—件號(hào)。比如,Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件,按照規(guī)則確定的檔號(hào)為:Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類的,其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為:全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號(hào)。前例檔案,去掉機(jī)構(gòu)(問題)分類要求,按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為:Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

  以卷為單位整理的檔案,其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為:全宗號(hào)—目錄號(hào)(類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào))—案卷號(hào)—件、頁(張)號(hào),比如,Z109全宗科技檔案科研項(xiàng)目第1項(xiàng)第1卷第3件、Z109全宗會(huì)計(jì)檔案2019年度第15卷第21件,按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為:Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

  05編目

  編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄,以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時(shí)應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果,依據(jù)檔號(hào)順序,逐卷,逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個(gè)條目。在信息化條件下,檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄,同時(shí)也體現(xiàn)為電子目錄,既方便手工查閱、檔案交接,又方便計(jì)算機(jī)檢索。需要注意的是,使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的,項(xiàng)目內(nèi)容應(yīng)直接輸入完成,不加入空格、回車,以免影響數(shù)據(jù)完整性,給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。

  雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同,但在具體要求上存在一定差異,尤其是采用不同整理方式時(shí)差異就更為明顯。為解決此問題,《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路,從整理思路、檔案管理、檔號(hào)編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來,實(shí)現(xiàn)檔案資源的融合管理。

  檔案整理標(biāo)準(zhǔn)

  在進(jìn)行檔案整理時(shí),遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)和方法是至關(guān)重要的。檔案的有序管理不僅能提高工作效率,還能確保信息的完整性和可查性。下面是一些關(guān)于檔案整理的標(biāo)準(zhǔn):

  1.分類與歸檔

  將檔案按照類別進(jìn)行分類,例如按項(xiàng)目、時(shí)間、主題等進(jìn)行劃分。

  設(shè)立清晰的歸檔規(guī)則和命名標(biāo)準(zhǔn),確保每個(gè)檔案都能被準(zhǔn)確地定位和訪問。

  2.文件整理與排序

  對(duì)每個(gè)文件夾或檔案盒內(nèi)的文件進(jìn)行整理,根據(jù)需要進(jìn)行排序。

  可以采用數(shù)字、字母或日期順序,也可以依據(jù)文件的重要性和使用頻率進(jìn)行排列。

  3.文件保護(hù)與備份

  選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)和檔案盒,確保文件不受濕氣、灰塵和日光等因素的侵害。

  定期進(jìn)行檔案的數(shù)字化備份,以防止文件丟失或損壞。

  4.檔案檢索與訪問

  建立清晰的檔案檢索系統(tǒng),包括索引、目錄或數(shù)據(jù)庫。

  提供易于訪問的方式,使得需要的人員能夠快速有效地查找和獲取所需信息。

  總之,一個(gè)良好的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不僅僅是對(duì)文件的整理和存放,更是對(duì)信息管理的有效控制和利用。遵循規(guī)范的檔案管理流程,不僅能提高工作效率,減少時(shí)間和資源的浪費(fèi),還能有效地保護(hù)和利用檔案信息,促進(jìn)組織內(nèi)部各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。

  檔案整理原則

  檔案整理是一項(xiàng)重要的工作,無論是個(gè)人還是組織,都需要合理、系統(tǒng)地管理和保存文件和資料。它不僅有助于提高工作效率,還能確保信息的安全性和可訪問性。在進(jìn)行檔案整理時(shí),遵循一定的原則尤為重要,這不僅能確保檔案的整齊和易于管理,也能為今后的查閱和利用提供便利。

  1、遵循檔案文件之間形成的有機(jī)規(guī)律

  文件之間的有機(jī)聯(lián)系,是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系,也稱文件的“內(nèi)在聯(lián)系”。保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系是檔案整理工作的根本性原則。

  (1)時(shí)間聯(lián)系:檔案在各部門形成時(shí),是有一定過程和階段性的,在這段時(shí)間內(nèi)形成的各類檔案總和。

 ?。?)內(nèi)容聯(lián)系:涉及到具體的某件事務(wù)而形成的檔案文件總和。

 ?。?)來源聯(lián)系:同屬于一個(gè)形成者或同類型的形成者的檔案文件總和。

 ?。?)形式聯(lián)系:指的是檔案文件在載體、文種、表達(dá)方式以及特定的標(biāo)記等因素上保持相同,從而形成的檔案文件總和。

  2、區(qū)分檔案文件的不同價(jià)值

  檔案整理過程中,區(qū)分檔案的不同價(jià)值、劃分保管期限是一個(gè)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)?!稓w檔文件整理規(guī)則)(DA/T 22一2015)對(duì)分類的要求有,將不同年度、不同機(jī)構(gòu)、不同保管期限的文件區(qū)分開來,為開展后續(xù)工作打下基礎(chǔ)。它有利于減輕日益增多的檔案給保管場(chǎng)所和設(shè)備帶來的壓力,集中人力、物力妥善保管價(jià)值較大的檔案。通過判定檔案的價(jià)值,檔案人員能夠進(jìn)一步掌握檔案的內(nèi)容和效用,針對(duì)實(shí)際情況提出開發(fā)利用的具體建議,指導(dǎo)檔案的利用工作,充分發(fā)揮檔案的作用。

  3、保證紙質(zhì)文件材料和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一

  目前紙質(zhì)文件材料與電子文件在較長的時(shí)間內(nèi)會(huì)并行存在,因此保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是進(jìn)行歸檔文件整理的要求。歸檔文件整理時(shí)一般應(yīng)將歸檔電子文件作為第一整理對(duì)象。先在歸檔系統(tǒng)上完成電子文件的整理,再據(jù)此整理紙質(zhì)歸檔文件,以便保持整理工作的一致性和穩(wěn)定性。

  4、符合檔案文檔一體化管理要求

  根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T2-2015),在信息化條件下,歸檔文件整理必須考慮紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求,將紙質(zhì)文件材料整理與電子文件整理統(tǒng)一起來,盡量用電子文件管理的思路和方法去引領(lǐng)歸檔文件整理,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件材料和電子文件統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一管理的要求。

  綜上所述,通過遵循以上檔案整理原則,我們可以更有效地管理和利用檔案,提高工作效率,保護(hù)信息安全,實(shí)現(xiàn)信息資源的最大化利用。因此,無論是個(gè)人還是組織,在日常工作中都應(yīng)當(dāng)重視檔案整理的重要性,并且持續(xù)地優(yōu)化和完善檔案管理系統(tǒng),以適應(yīng)不斷變化的需求和挑戰(zhàn)。

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