檔案整理工作是信息管理中至關重要的一環(huán)，它涵蓋了一系列系統(tǒng)且有條理的操作，旨在將各類檔案資料進行規(guī)范化、科學化的處理，以提高檔案的利用價值和管理效率。

　　南通市檔案整理服務中心

　　檔案整理工作，就是按照各單位檔案形成的規(guī)律以及特點，根據科學的理論和方法，將各種檔案整理成方便管理人員管理和利用的有序整體的一項工作。

　　對于檔案整理工作而言，它的主要內容分為：區(qū)分全宗、全宗內檔案的分類、檔案立卷、檔案排列以及編制檔案目錄等等。這些內容后續(xù)我都會詳細講解，感興趣可以在評論區(qū)告訴我，會及時更新的。

　　對于現在的社會單位，行業(yè)是五花八門的，那么單位形成的檔案一樣也是各種各樣的，不僅類別不同，有時載體也會不一樣，所以根據檔案的狀況不同，整理工作的內容也會出現差異，而整理工作也可以分為下面三種類型：

　?。ㄒ唬┡帕信c編目

　　這里可以說一下，檔案整理工作呢也是需要一定量的檔案的，所以工作一般的場景都是出現在“檔案室”“檔案館”內，往期我也分享過檔案館的一些資料，所以從檔案館（室）的角度分析。

　　當檔案室接收的是機關部門整理好的檔案，檔案館接收的是立檔單位移交的檔案，這個時候檔案整理工作的范圍就很大了，所以就需要對收集過來的檔案全宗，進行系統(tǒng)性的排列，也要對檔案目錄進行加工。

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　　俗話說得好“林子大了什么鳥都有”，檔案館也不敢絕對的保證，自己接收的檔案都是極具價值的，所以當整理入檔案館內保存的檔案，其中顯然不符合整理要求，不便于保管利用的部分。

　　應進行加工，來提升檔案的質量，另外，在時間的推移中，檔案本身與整理方法也會發(fā)生變化，在發(fā)現不適合時代的時候，也要進行必要的調整。

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　　這個整理工作的類型，看字面意思就很好理解了，就是對檔案整理的全過程進行工作，每一步都要細致地做好。另外，檔案館有時也會接收一些零散的文件。

　　又或者在庫藏體系遭遇嚴重受損的時候，全過程類型整理工作也要及時地進行。

　　總之，檔案整理工作是一項復雜但意義重大的任務。它不僅有助于保存歷史信息，為決策提供依據，還能提高組織的運行效率和管理水平。通過認真、嚴謹地開展檔案整理工作，能夠為組織的發(fā)展提供堅實的信息支撐。

　　檔案整理的原則

　　檔案整理是檔案管理工作中的關鍵環(huán)節(jié)，它對于保證檔案的有序性、可用性和可查性具有重要意義。為了實現高質量的檔案整理，需要遵循一系列明確的原則。以下將詳細介紹這些原則。

　　1.保持文件之間的有機聯系

　　文件之間的有機聯系，是指文件在產生和處理過程中所形成的內部相互關系，也稱文件的“內在聯系”。保持文件之間的有機聯系是檔案整理工作的根本性原則。

　　文件之間的有機聯系主要表現在以下幾個方面：

　?。?）文件在來源上的聯系。

　　來源，一般指形成檔案的社會組織或個人。同屬于一個形成者或同類型的形成者的文件在來源上有著密切的聯系。例如，華源物業(yè)公司的收文、發(fā)文和內部文件，屬于同一個形成者，具有來源上的密切聯系。

　　因為不同來源的文件反映不同形成者的歷史活動面貌,所以整理檔案時必須先保持文件在來源上的聯系,不同來源的檔案不能混淆在一起。

　?。?）文件在內容上的聯系。

　　內容，是指文件涉及的具體事務或問題。同一件事務、同一項活動、同一個問題所產生的文件之間必然具有一定的密切聯系。

　　整理檔案時保持文件之間在內容上的聯系，有利于完整地反映其形成者各種活動的來龍去脈和基本情況，也便于查找利用。

　　（3）文件在時間上的聯系。

　　文件的時間,是指文件的形成時間。整理檔案時保持時間上的聯系，有利于體現形成者活動的階段性、連續(xù)性和完整性。

　?。?）文件在形式上的聯系。

　　形式上的聯系，一般指文件載體、文種、表達方式以及特定的標記等因素。整理檔案時保持文件形式上的聯系,有利于揭示文件的特殊價值,便于檔案的保管與完整性。

　　2.應符合文檔一體化管理要求,便于計算機輔助管理

　　根據《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T2-2015），在信息化條件下,歸檔文件整理必須考慮紙質文件和電子文件的整理要求，將紙質文件材料整理與電子文件整理統(tǒng)一起來，盡量用電子文件管理的思路和方法去引領歸檔文件整理，進而實現紙質文件材料和電子文件統(tǒng)一標準、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一管理的要求。

　　3.應保證紙質文件材料和電子文件整理協調統(tǒng)一

　　目前紙質文件材料與電子文件在較長的時間內會并行存在，因此保證二者的協調統(tǒng)一是進行歸檔文件整理的要求。歸檔文件整理時一般應將歸檔電子文件作為第一整理對象。先在歸檔系統(tǒng)上完成電子文件的整理，再據此整理紙質歸檔文件，以便保持整理工作的一致性和穩(wěn)定性。

　　4.應區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用

　　整理時應先區(qū)分文件價值，劃定不同的保管期限?！稓w檔文件整理規(guī)則)（DA/T 22一2015）對分類的要求有，將不同年度、不同機構、不同保管期限的文件區(qū)分開來，為開展后續(xù)工作打下基礎。便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標，不同價值的文件材料采取不同的保管策略，可以提高檔案的管理效率。保持文件材料之間的有機聯系可以提高歸檔文件的查全率和查準率。

　　總之，遵循這些檔案整理原則能夠確保檔案整理工作的科學性、系統(tǒng)性和實用性。在實際操作中，應根據具體情況靈活運用這些原則，以達到優(yōu)化檔案管理、提高服務效能的目的，為檔案工作的發(fā)展和利用提供有力保障。

　　檔案整理怎么做

　　檔案整理是一項重要且細致的工作，它對于組織或個人有效地管理和利用信息資源具有關鍵意義。檔案整理并非簡單地將文件堆積在一起，而是需要遵循一定的原則和方法，以確保檔案的系統(tǒng)性、完整性和可查性。那么，檔案整理應該怎么做呢？

　　《機關檔案管理規(guī)定》規(guī)定，機關檔案門類宜按照文書、科技、人事、會計、專業(yè)、照片、錄音、錄像、業(yè)務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體、實物檔案設置13個一級門類，科研、基建、設備設置科技檔案二級門類，賬簿、憑證、報表設置會計檔案二級門類，每個單位的專業(yè)檔案類型不一，或多或少。

　　每種類型的檔案整理方法都不一樣，怎么整？

　　首先，檔案整理要區(qū)分“卷”和“件”?！稒C關檔案管理規(guī)定》規(guī)定，文書、照片、錄音、錄像、實物一般以件（張）等為單位進行整理。科技、人事、會計一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據需要以卷或件為單位進行整理，整理方法分別按照相應要求執(zhí)行。

　　其次，要遵守相關檔案整理規(guī)范，有明確的規(guī)范要遵守對應整理規(guī)范，沒有明確標準的要參照類似整理規(guī)范。

　　1.文書類應當按照《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-2008）或者《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）的要求進行整理，于次年上半年歸檔。

　　2.基建項目類應當按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2008），并參照《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28）及《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》的有關規(guī)定及時整理歸檔。

　　3.科研類應當按照《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T2）的要求整理歸檔。

　　4.設施設備類應當在開箱驗收后即時歸檔，使用維修記錄等按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》進行收集管理。

　　5.會計類應當按照《會計檔案管理辦法》（財政部國家檔案局令第79號）的要求進行收集整理，在會計年度終了后于次年3月底之前歸檔。

　　6.照片應當按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）、《數碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50-2014）整理，由拍攝者在拍攝后1個月內將照片原圖連同文字說明一并歸檔。

　　7.電子文件應當按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）收集歸檔并管理。

　　8.實物和其他門類按照檔案工作有關規(guī)定及時歸檔。

　　總之，檔案整理是一個需要耐心和細心的工作，通過科學合理的方法和流程，能夠使檔案管理更加規(guī)范、高效，為工作和決策提供有力的支持。只有不斷優(yōu)化檔案整理工作，才能適應不斷變化的信息需求和管理要求，充分發(fā)揮檔案的重要作用。

　　檔案整理意義

　　檔案整理在組織和個人的信息管理中具有不可忽視的重要性，其意義體現在多個方面，對工作的順利開展和歷史的有效記錄都有著深遠的影響。

　　1.提高信息利用效率：經過整理的檔案，分類清晰、編號有序、目錄明確，能夠讓使用者迅速找到所需信息，節(jié)省時間和精力。例如，在企業(yè)中，員工能快速查閱過往項目的檔案，為新的業(yè)務提供參考和借鑒。

　　2.保障信息的完整性和準確性：整理過程中對檔案進行鑒定和篩選，剔除錯誤和重復的內容，確保留存的信息真實可靠。比如在科研領域，準確的實驗數據檔案對于后續(xù)研究的推進至關重要。

　　3.促進知識傳承：將經驗、技術和知識以檔案的形式整理保存，便于在組織內部傳遞和分享。比如，新員工可以通過學習前輩整理好的工作檔案，更快地適應崗位和提升能力。

　　4.為決策提供依據：全面、系統(tǒng)的檔案能為管理者提供豐富的歷史數據和經驗，幫助他們做出更明智的決策。比如政府在制定政策時，可以參考以往類似政策的實施效果檔案。

　　5.滿足合規(guī)和法律要求：某些行業(yè)和組織必須按照法規(guī)要求保存特定的檔案，整理好的檔案有助于應對監(jiān)管部門的檢查和審計。例如金融機構需要保存客戶交易記錄以滿足反洗錢法規(guī)的要求。

　　綜上所述，檔案整理的意義重大而深遠。它不僅是對過去的總結和記錄，更是為未來的發(fā)展提供了有力的支持和保障。無論是對于組織的持續(xù)發(fā)展，還是對于社會的進步，檔案整理都發(fā)揮著不可或缺的作用。