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南漳縣檔案整理服務(wù)

時(shí)間:2024-07-16 作者:中博奧 來源:中博奧 點(diǎn)擊量:

  檔案整理是一項(xiàng)重要的工作,不僅在個(gè)人生活中有著積極的影響,也在組織和機(jī)構(gòu)管理中扮演著關(guān)鍵角色。隨著時(shí)間的推移,文件和文檔的積累常常會(huì)變得混亂不堪,這不僅影響了信息的獲取和利用效率,還可能導(dǎo)致重要信息的丟失或泄漏。因此,進(jìn)行系統(tǒng)化和有序的檔案整理顯得尤為重要。以下是檔案整理的流程:

南漳縣檔案整理服務(wù)

  南漳縣檔案整理服務(wù)

  第一步:剔除不歸檔文件

  收集來的文件材料并不是每一份都需要?dú)w檔,要糾正兩種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí),一是有文必檔,二是紅頭文件(上級(jí)來文)都要?dú)w檔。根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(第8號(hào)國家檔案局令),按照文件材料的不歸檔范圍剔除不需要?dú)w檔的文件材料。

  機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍:

 ?。?)反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料;

 ?。?)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料;

 ?。?)本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料;下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料;

 ?。?)其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料(行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個(gè)人權(quán)益等方面的文件材料)。

  以下幾種文件材料可以不歸檔:

  (1)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料;任免,獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件;供工作參考的抄件;征求意見未定稿的文件等。

  (2)本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件;無查考利用價(jià)值的事務(wù)性,臨時(shí)性文件;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件;一般性文件的歷次修改稿,各次校對(duì)稿;無特殊保存價(jià)值的信封;不需辦理的一般性人民來信,電話記錄;機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等;本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料;為參考目的從各方面搜集的文件材料。

  (3)同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

  (4)下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,供參閱的簡(jiǎn)報(bào),情況反映,抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的一般性的文件材料。

  第二步:不同“年度”文件分類存放

  文書檔案是按年度進(jìn)行整理的,如果單位的檔案好幾年未進(jìn)行規(guī)范化整理,那么首先要將各年度的文件材料分開歸類,同一個(gè)年度的文件材料放在一起,整理的過程種注意以下幾點(diǎn):

 ?。?)一般以文件形成日期為準(zhǔn);

  (2)計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度;

  (3)跨年度形成的會(huì)議材料歸閉幕年;

 ?。?)幾份文件作為一件時(shí),“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準(zhǔn)。

  第三步:根據(jù)保管期限分類存放

 ?。?)文書檔案分永久(Y)和定期(D)兩種。其中定期,分為30年(D30)和10年(D10)。

 ?。?)應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局8號(hào)令)的要求,結(jié)合各自的工作實(shí)際,制訂出一個(gè)科學(xué)、合理的符合本單位實(shí)際的歸檔范圍和保管期限表,報(bào)本級(jí)檔案行政部門審批,并以此為依據(jù)對(duì)歸檔文件劃定正確的保管期限。

  第四步:排列歸檔文件順序

 ?。?)件內(nèi)文件排序

  歸檔文件排序時(shí),正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;原件在前,復(fù)制件在后;不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,漢文文本在前,少數(shù)民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;來文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單在前,收文在后;正本在前,發(fā)文稿紙和定稿在后。

 ?。?)歸檔文件的先后順序

 ?、贇w檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

 ?、跉w檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi),按時(shí)間結(jié)合事由排列。

 ?、弁皇掠芍械奈募?,按文件形成先后順序排列。

 ?、軙?huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

  第五步:編寫頁碼

 ?。?)紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。

 ?。?)頁碼應(yīng)逐頁編制,宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

 ?。?)文件材料已印制成冊(cè)并編有頁碼的;擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的,可以保持原有頁碼不變。

  第六步:加蓋歸檔章填寫檔號(hào)項(xiàng)

  歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章包括全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁數(shù)、機(jī)構(gòu)(問題),其中全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁數(shù)為必填項(xiàng)。

  第七步:裝訂、裝盒

  歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便,做到文件不損頁、不倒頁、不壓字,裝訂后文件平整,有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響,原裝訂方式符合要求的,應(yīng)維持不變。歸檔文件,宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的,使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂,文件較厚的,使用“三孔一線”裝訂。將歸檔文件按順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。

  總之,通過有效的檔案整理,我們能夠?qū)崿F(xiàn)信息的長(zhǎng)期保存、快速檢索和有效利用。這不僅有助于提高工作效率和組織管理水平,還能有效減少因信息丟失或混亂而帶來的風(fēng)險(xiǎn)和成本。

  檔案整理標(biāo)準(zhǔn)

  當(dāng)進(jìn)行檔案整理時(shí),確立明確的標(biāo)準(zhǔn)和方法是至關(guān)重要的。一個(gè)良好的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不僅可以提高工作效率,還能確保信息的準(zhǔn)確性和持久保存。

  1.文書檔案

 ?。?):歸檔文件按“卷”整理的(傳統(tǒng)組卷),應(yīng)符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9705-2008)要求。

 ?。?):歸檔文件按“件”整理的(簡(jiǎn)化整理),應(yīng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2015)要求。

  2.會(huì)計(jì)檔案

  會(huì)計(jì)檔案收集整理應(yīng)符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》(DA/T 39-2008)和《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》(DA/T 94-2022)要求。

  3.科技檔案

 ?。?):科技檔案包括建設(shè)項(xiàng)目檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等等,其整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2008)。

 ?。?):重大建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案整理應(yīng)符合《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》(DA/T28-2018)及項(xiàng)目所屬行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。

  4.聲像檔案

  聲像檔案包括照片檔案和錄音錄像檔案,其整理應(yīng)符合《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002)、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T50-2014)、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T54-2014)和《錄音錄像檔案管理規(guī)范》(DA78-2019)、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》(DA/T15-95)等要求。

  5.電子檔案

  電子文件整理與移交,應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2016)、《電子公文歸檔管理暫行辦法》(國家檔案局第14號(hào)令)和《電子檔案移交與接收辦法》(檔發(fā)〔2012〕7號(hào))等要求。

  6.業(yè)務(wù)檔案

  業(yè)務(wù)檔案的整理應(yīng)符合各行業(yè)部門與檔案部門聯(lián)合發(fā)布的專業(yè)檔案管理辦法或規(guī)定要求。如行業(yè)未制定標(biāo)準(zhǔn),可在檔案館指導(dǎo)下制定整檔標(biāo)準(zhǔn)。

  總之,通過明確的標(biāo)準(zhǔn),我們能夠有效管理和保護(hù)檔案,確保信息的完整性和可用性。這不僅是對(duì)歷史記憶的尊重,也是對(duì)組織運(yùn)作效率的提升。因此,建立和遵循科學(xué)的檔案整理標(biāo)準(zhǔn),是一個(gè)組織管理和信息管理中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。

  檔案整理方法

  檔案整理,就是按照文件材料的形成規(guī)律,根據(jù)科學(xué)的理論和方法,把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)。《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》)提出了檔案整理的基本原則,即“遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用”。按照上述原則,檔案整理的基本流程包括:確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識(shí)符、編制檢索工具,也就是組件(卷)、分類、排列、編號(hào)與編目等五個(gè)步驟。

  01組件(卷)

  檔案整理的第一步,就是要確定檔案的基本整理單位,即組件或組卷,以此明確件(卷)的構(gòu)成以及件(卷)內(nèi)的排序。

  在件的構(gòu)成中,對(duì)于照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案,一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實(shí)物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些,收文一般包括文件處理單、文件正本,發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等,各種稿本往往還會(huì)包括正文、附件。在件內(nèi)排序時(shí)要求正文在前、附件在后,正本在前、定稿在后,有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單在前、收文在后,正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

  組卷(以科技檔案為例)時(shí),科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項(xiàng)目、臺(tái)(套)等分別組卷,管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中,按階段或分年度組卷??萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后,案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時(shí)間(階段)或重要程度排列。

  02分類

  分類指的是檔案歸類,即將完成組件(卷)的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別,揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系,使檔案形成一套有機(jī)體系。

  文書檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類,如:年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問題)、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)(問題)分類的立檔單位,一般采用年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問題)三級(jí)分類;規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)(問題)分類的立檔單位,可采用兩級(jí)分類,如:年度—保管期限分類法。

  照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案分類方法與文書檔案類似,但一般按照問題進(jìn)行分類較為適宜,即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類,實(shí)物檔案按印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書、公務(wù)禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的,也可以不分問題,采用兩級(jí)分類。常見的分類方法包括:年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

  03排列

  排列是在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi),根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級(jí)類目?jī)?nèi),按時(shí)間結(jié)合事由排列,同一事由的文件按照形成先后順序排列;以卷為單位整理的科技檔案,科研類、建設(shè)項(xiàng)目類檔案可按照課題研究、項(xiàng)目建設(shè)工作順序排列,設(shè)備儀器類檔案可按照立項(xiàng)、驗(yàn)收、安裝、維護(hù)等過程排列;照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)按照時(shí)間排列即可。

  04編號(hào)

  宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限—件號(hào)。比如,Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件,按照規(guī)則確定的檔號(hào)為:Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類的,其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為:全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號(hào)。前例檔案,去掉機(jī)構(gòu)(問題)分類要求,按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為:Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

  以卷為單位整理的檔案,其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為:全宗號(hào)—目錄號(hào)(類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào))—案卷號(hào)—件、頁(張)號(hào),比如,Z109全宗科技檔案科研項(xiàng)目第1項(xiàng)第1卷第3件、Z109全宗會(huì)計(jì)檔案2019年度第15卷第21件,按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為:Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

  05編目

  編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄,以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時(shí)應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果,依據(jù)檔號(hào)順序,逐卷,逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個(gè)條目。在信息化條件下,檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄,同時(shí)也體現(xiàn)為電子目錄,既方便手工查閱、檔案交接,又方便計(jì)算機(jī)檢索。需要注意的是,使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的,項(xiàng)目?jī)?nèi)容應(yīng)直接輸入完成,不加入空格、回車,以免影響數(shù)據(jù)完整性,給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。

  雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同,但在具體要求上存在一定差異,尤其是采用不同整理方式時(shí)差異就更為明顯。為解決此問題,《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路,從整理思路、檔案管理、檔號(hào)編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來,實(shí)現(xiàn)檔案資源的融合管理。

  檔案整理的意義

  檔案整理作為一項(xiàng)重要的活動(dòng),不僅僅是管理文件和記錄的過程,更是確保信息的持久性、可靠性和可訪問性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。它涵蓋了從個(gè)人到組織、從歷史到文化的廣泛范圍,對(duì)于維護(hù)記憶、支持決策、促進(jìn)學(xué)術(shù)研究和社會(huì)發(fā)展具有不可估量的意義。

  1.保護(hù)歷史記憶:

  檔案整理通過記錄和保存文件,保護(hù)了個(gè)人、組織甚至國家的歷史記憶。

  防止歷史事件被遺忘或篡改,促進(jìn)對(duì)歷史的客觀理解和記憶。

  2.支持決策制定:

  提供了可靠的信息基礎(chǔ),幫助政府、企業(yè)和組織做出基于事實(shí)的決策。

  檔案的整理和歸檔能夠提供過去經(jīng)驗(yàn)的參考,避免重復(fù)錯(cuò)誤,推動(dòng)發(fā)展進(jìn)程。

  3.促進(jìn)學(xué)術(shù)研究:

  學(xué)者和研究人員依賴檔案來開展各種學(xué)術(shù)研究和歷史分析。

  可以為學(xué)術(shù)界提供珍貴的原始資料和文獻(xiàn)證據(jù),推動(dòng)學(xué)科的進(jìn)步和深化。

  4.保障法律權(quán)利:

  檔案作為法律證據(jù)的一部分,保障了個(gè)人和組織的法律權(quán)利。

  在法庭上,檔案可以作為證據(jù)被引用,起到事實(shí)證明的作用。

  5.提升信息管理效率:

  良好的檔案管理可以提高信息檢索和利用的效率。

  減少信息丟失和混亂,保證工作和活動(dòng)的順利進(jìn)行。

  綜上所述,檔案整理不僅僅是一項(xiàng)技術(shù)活動(dòng),更是社會(huì)發(fā)展和文化傳承的重要保障。通過有效的檔案管理,我們能夠更好地保護(hù)歷史記憶,支持決策制定,促進(jìn)學(xué)術(shù)研究,保障法律權(quán)利,提升信息管理效率。因此,無論在個(gè)人生活中還是在組織管理中,高效、科學(xué)地進(jìn)行檔案整理都顯得尤為重要和必要。

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