檔案整理是一項(xiàng)至關(guān)重要的工作，它不僅僅是管理文件和資料的過程，更是組織和保存信息的藝術(shù)。隨著信息量的急劇增長和技術(shù)的不斷進(jìn)步，有效的檔案管理成為保障組織運(yùn)作順暢、歷史記憶完整以及法律合規(guī)性的關(guān)鍵因素之一。下面是檔案整理的一些內(nèi)容。

　　南昌檔案整理機(jī)構(gòu)

　　首先對于人事檔案來說需要先按照國家頒布的相關(guān)條例對現(xiàn)有雜亂無章的檔案進(jìn)行分類處理，我們一般是參照《干部人事檔案工作條例》來進(jìn)行整理。按照標(biāo)準(zhǔn)分為十個大的類別，具體分類細(xì)則、檔案整理工作內(nèi)容，大家可以查看上述提到的條例。

　　在進(jìn)行分類之后需要對存在鐵釘、回形針等容易腐蝕紙張的雜物進(jìn)行去除，同時對不符合規(guī)格的紙質(zhì)材料進(jìn)行裝裱為后續(xù)的裝訂打好基礎(chǔ)。

　　再有就是對分好類的材料進(jìn)行排序和編寫類號、件號和頁號，注意不能出現(xiàn)問題，否則修改起來是非常麻煩的。

　　下一步是根據(jù)檔案的分類編寫目錄，這步可以通過專業(yè)軟件來實(shí)現(xiàn)或者用Excel表格編寫即可。最后將目錄打印出來后對整本檔案進(jìn)行裝訂，放入專門的無酸檔案盒內(nèi)就行了。

　　總之，檔案整理不僅僅是組織內(nèi)部事務(wù)的管理工作，更是維護(hù)歷史真實(shí)性、支持決策制定和保障信息安全的重要環(huán)節(jié)。通過檔案整理，我們可以確保信息的準(zhǔn)確性、可靠性和可訪問性，從而為各行各業(yè)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的支持和保障。

　　檔案整理方法

　　檔案整理，就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”。按照上述原則，檔案整理的基本流程包括：確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識符、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類、排列、編號與編目等五個步驟。

　　01組件（卷）

　　檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件（卷）的構(gòu)成以及件（卷）內(nèi)的排序。

　　在件的構(gòu)成中，對于照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實(shí)物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會包括正文、附件。在件內(nèi)排序時要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　組卷（以科技檔案為例）時，科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項(xiàng)目、臺（套）等分別組卷，管理性科技文件應(yīng)放入所針對的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷?？萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后，案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間（階段）或重要程度排列。

　　02分類

　　分類指的是檔案歸類，即將完成組件（卷）的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機(jī)體系。

　　文書檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類，如：年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）三級分類；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可采用兩級分類，如：年度—保管期限分類法。

　　照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案分類方法與文書檔案類似，但一般按照問題進(jìn)行分類較為適宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類，實(shí)物檔案按印章、題詞、獎牌、獎?wù)?、證書、公務(wù)禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的，也可以不分問題，采用兩級分類。常見的分類方法包括：年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

　　03排列

　　排列是在分類方案最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列；以卷為單位整理的科技檔案，科研類、建設(shè)項(xiàng)目類檔案可按照課題研究、項(xiàng)目建設(shè)工作順序排列，設(shè)備儀器類檔案可按照立項(xiàng)、驗(yàn)收、安裝、維護(hù)等過程排列；照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案在最低一級類目內(nèi)按照時間排列即可。

　　04編號

　　宗號—檔案門類代碼·年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限—件號。比如，Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件，按照規(guī)則確定的檔號為：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類的，其檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號。前例檔案，去掉機(jī)構(gòu)（問題）分類要求，按照本規(guī)則確定的檔號為：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

　　以卷為單位整理的檔案，其檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—目錄號（類別號、項(xiàng)目號）—案卷號—件、頁（張）號，比如，Z109全宗科技檔案科研項(xiàng)目第1項(xiàng)第1卷第3件、Z109全宗會計(jì)檔案2019年度第15卷第21件，按照本規(guī)則確定的檔號為：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

　　05編目

　　編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，依據(jù)檔號順序，逐卷，逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個條目。在信息化條件下，檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄，同時也體現(xiàn)為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計(jì)算機(jī)檢索。需要注意的是，使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的，項(xiàng)目內(nèi)容應(yīng)直接輸入完成，不加入空格、回車，以免影響數(shù)據(jù)完整性，給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。

　　雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同，但在具體要求上存在一定差異，尤其是采用不同整理方式時差異就更為明顯。為解決此問題，《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路，從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來，實(shí)現(xiàn)檔案資源的融合管理。

　　檔案整理標(biāo)準(zhǔn)

　　在進(jìn)行檔案整理時，制定明確的標(biāo)準(zhǔn)是確保工作高效性和成果質(zhì)量的關(guān)鍵。檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不僅僅是文件分類和歸檔的規(guī)范，更是確保信息可訪問性、保密性和長期保存的重要依據(jù)。

　　1.文書檔案

　?。?）：歸檔文件按“卷”整理的（傳統(tǒng)組卷），應(yīng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）要求。

　?。?）：歸檔文件按“件”整理的（簡化整理），應(yīng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）要求。

　　2.會計(jì)檔案

　　會計(jì)檔案收集整理應(yīng)符合《會計(jì)檔案管理辦法》、《會計(jì)檔案案卷格式》（DA/T 39-2008）和《電子會計(jì)檔案管理規(guī)范》（DA/T 94-2022）要求。

　　3.科技檔案

　?。?）：科技檔案包括建設(shè)項(xiàng)目檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等等，其整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）。

　　（2）：重大建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案整理應(yīng)符合《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）及項(xiàng)目所屬行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。

　　4.聲像檔案

　　聲像檔案包括照片檔案和錄音錄像檔案，其整理應(yīng)符合《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014)、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54-2014）和《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA78-2019）、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-95）等要求。

　　5.電子檔案

　　電子文件整理與移交，應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）、《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局第14號令）和《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7號）等要求。

　　6.業(yè)務(wù)檔案

　　業(yè)務(wù)檔案的整理應(yīng)符合各行業(yè)部門與檔案部門聯(lián)合發(fā)布的專業(yè)檔案管理辦法或規(guī)定要求。如行業(yè)未制定標(biāo)準(zhǔn)，可在檔案館指導(dǎo)下制定整檔標(biāo)準(zhǔn)。

　　總之，制定和遵循良好的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)對于確保信息管理的高效性和可持續(xù)性至關(guān)重要。透過明確的文件分類、歸檔規(guī)范以及信息保存和保密措施，能夠有效地提升檔案整理的效率和質(zhì)量。

　　檔案整理的意義

　　檔案整理作為一項(xiàng)重要的工作，不僅僅是簡單地整理文件和資料，更是對信息的有效管理和保護(hù)。在各個領(lǐng)域，無論是個人生活還是組織機(jī)構(gòu)，都存在著大量的記錄和信息需要被妥善處理。因此，檔案整理不僅僅是一種行政管理手段，更是一種對歷史、對知識、對經(jīng)驗(yàn)的珍視和傳承。

　　一、提高經(jīng)濟(jì)效益過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

　　二、提高辦公效率數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理便可提供詳細(xì)、即時的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

　　三、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

　　綜上所述，通過檔案整理，我們不僅能夠保護(hù)和管理信息資源，還能夠更好地利用這些信息資源來支持決策、促進(jìn)研究，甚至啟發(fā)創(chuàng)新。檔案整理的意義不僅在于提升工作效率和管理水平，更在于保護(hù)歷史記憶、傳承文化遺產(chǎn)，為未來的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和可靠的參考。