在現(xiàn)代社會中，檔案整理是一項至關(guān)重要且常被忽視的工作。隨著信息的爆炸性增長和數(shù)據(jù)的不斷積累，正確而系統(tǒng)地整理檔案顯得尤為重要。檔案不僅是組織和個人歷史的記錄，更是未來決策和研究的基礎(chǔ)。因此，有效的檔案管理不僅可以提高工作效率，還能確保信息的可靠性和持久性。

　　南京檔案整理服務(wù)中心

　　首先對于人事檔案來說需要先按照國家頒布的相關(guān)條例對現(xiàn)有雜亂無章的檔案進行分類處理，我們一般是參照《干部人事檔案工作條例》來進行整理。按照標準分為十個大的類別，具體分類細則、檔案整理工作內(nèi)容，大家可以查看上述提到的條例。

　　在進行分類之后需要對存在鐵釘、回形針等容易腐蝕紙張的雜物進行去除，同時對不符合規(guī)格的紙質(zhì)材料進行裝裱為后續(xù)的裝訂打好基礎(chǔ)。

　　再有就是對分好類的材料進行排序和編寫類號、件號和頁號，注意不能出現(xiàn)問題，否則修改起來是非常麻煩的。

　　下一步是根據(jù)檔案的分類編寫目錄，這步可以通過專業(yè)軟件來實現(xiàn)或者用Excel表格編寫即可。最后將目錄打印出來后對整本檔案進行裝訂，放入專門的無酸檔案盒內(nèi)就行了。

　　總之，檔案整理不僅僅是簡單的信息整合和存儲，更是對歷史和知識的珍視和維護。只有通過科學(xué)規(guī)范的整理和管理，我們才能有效地保護和傳承這些寶貴的資源。

　　檔案整理標準

　　在進行檔案整理時，確立清晰的標準和方法是至關(guān)重要的。檔案的整理不僅僅是簡單的歸類和存儲，更是對信息的有效管理和保護。一個良好的整理標準能夠確保檔案的可查找性、持久性和完整性，為未來的使用和審閱提供便利。下面將為您介紹一些檔案整理的標準：

　　1、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）

　　《歸檔文件整理規(guī)則》適用于按“件”歸檔的文書檔案整理。它于2000年12月6日首次發(fā)布，國家檔案局對其進行了修改完善后，2015年10月25日再次發(fā)布，新標準于2016年6月1日開始實施。新發(fā)布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000，相比于原有標準主要有以下變化：

　　（1）標準的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T 1.1-2009進行了修改；

　?。?）將標準適用范圍由紙質(zhì)文件材料擴展為紙質(zhì)和電子文件材料；

　?。?）調(diào)整歸檔文件分類方法；

　?。?）增加歸檔文件組件和紙質(zhì)歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求；

　?。?）增加歸檔文件檔號結(jié)構(gòu)和編制要求；

　?。?）將室編件號、館編件號統(tǒng)一為件號；

　　（7）在附錄中增加歸檔章示例、直角裝訂方法。

　　《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）主要從組件、分類、排列、編號、編目、修整、裝訂、編頁、裝盒、排架等檔案整理工作環(huán)節(jié)規(guī)范檔案工作。它是目前整理機關(guān)、事業(yè)單位等社會組織整理文書檔案的主要標準之一。

　　2、《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）

　　《文書檔案案卷格式》適用于按“卷”歸檔的文書檔案整理。它于1988年9月5日首次發(fā)布，2008年11月13日修改完善后再次發(fā)布，新標準于2009年5月1日開始實施。新發(fā)布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988，相比于原有標準主要有以下變化：

　?。?）標準的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T 1.1-2000進行了修改；

　?。?）增加了前言；

　?。?）修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷內(nèi)目錄用紙尺寸；

　?。?）增加“歸檔號”為硬卷脊項目；

　?。?）調(diào)整檔號章項目，并增加檔號章的填寫要求。

　　《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）主要規(guī)定了文書檔案案卷硬卷皮、軟卷皮、文件目錄、卷內(nèi)備考表的規(guī)格尺寸及相關(guān)類項的填寫要求，并規(guī)范了案卷各部分的排列格式?！段臅鴻n案案卷格式》是整理按“卷”歸檔文書檔案的規(guī)范要求，目前仍在按“卷”整理歸檔文書檔案的各類檔案館（室）和文書處理部門應(yīng)按此標準開展檔案工作。

　　3、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）

　　《檔案著錄規(guī)則》是檔案整理的最重要的標準之一，它是建立統(tǒng)一的檔案檢索體系的基礎(chǔ)。無論是文書檔案，還是科技檔案，還是其他形式的檔案，在編制檔案目錄時都應(yīng)遵循《檔案著錄規(guī)則》?！稒n案著錄規(guī)則》于1985年5月10日以國家標準的形式發(fā)布，標準號為GB/T 3792.5-1985。標準修改后，改為行業(yè)標準，以DA/T18-1999代替GB/T 3792.5-1985，1999年5月31號批準，1999年12月1日實施。相比于原標準主要有以下變化：

　?。?）本標準為行業(yè)標準。

　?。?）明確本標準適用于單份或一組文件，一卷或一組案卷為單元的著錄。

　?。?）刪除了叢編項、標準編號及有關(guān)記載項；將文本項改為稿本與文種項；將檔案館（室）代號項改為檔案館代號項；將載體類型標識項與載體形態(tài)項合并，改稱載體形態(tài)項；將附注項與提要項合并，改稱附注與提要項；將載體類型項和附件項在條目中的排序做了調(diào)整；將第一責(zé)任者項與其他責(zé)任者項合并為責(zé)任說明項；變主題詞項為主題詞或關(guān)鍵詞項；增加文種項、電子文檔號項。

　?。?）調(diào)整了標識符“：”和“；”的使用范圍，增加了標識符號“，”和“???”，將起止連接符“~”并入“-”號。

　　（5）將文件級與案卷級段落符號式條目格式合并為統(tǒng)一的格式，并明確允許在實際工作中采用表格式條目格式。

　?。?）對各項目著錄細則也做了一些修改和補充，列舉了引用標準的名稱，增加了例子，并將完整的實例集中置于正文后作為提示的附錄。

　　《檔案著錄規(guī)則》主要從著錄項目、著錄用標識符、著錄條目格式、著錄用文字、著錄信息源、著錄項目細則等方面規(guī)范檔案著錄格式。檔案著錄時應(yīng)以此標準為主要參考編制檔案目錄，為建立統(tǒng)一檔案檢索體系創(chuàng)造良好的條件。

　　總之，一個良好的檔案整理標準不僅能提高工作效率，還能保證檔案的長期可用性和完整性。在數(shù)字化信息爆炸的今天，更需要有系統(tǒng)化的整理方法來管理和保護檔案。通過上面提出的分類、命名、存儲等標準，能夠幫助機構(gòu)和個人建立起適合自身需求的檔案整理體系，為信息管理工作提供有效支持。

　　檔案整理技巧

　　在現(xiàn)代社會中，有效的檔案整理技巧是提高工作效率和組織能力的重要工具。無論是個人生活還是專業(yè)工作，合理的檔案整理可以幫助我們快速定位信息、管理重要文件，并且確保信息的安全和持久性。下面見我給您介紹一些實用的檔案整理技巧：

　?。ㄒ唬w檔文件“件”的區(qū)分與修整

　　首先是以我為本(以發(fā)文單位為主)。凡是本單位所產(chǎn)生的發(fā)文(紅頭文)必須歸檔，其它單位（包括上級、同級和下級機關(guān)）的來文，需要辦理的文件(辦件)必須歸檔，重要的文件材料應(yīng)該歸檔，閱知類的文件可以不歸檔。

　　文件以“件”為單位進行整理歸檔。一般以每份文件為一件，

　　1、文件正本與定稿為一件（重要文件如法律法規(guī)等須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿包括定稿各為一件）。

　　2、正文與附件為一件（附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補充說明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計數(shù)字，正文批準或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來說，正文與附件為一件，如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件）。

　　3、原件與復(fù)制件為一件（對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應(yīng)復(fù)制后歸檔。復(fù)制件包括復(fù)印機制作的復(fù)印件以及手工謄寫的抄件等。這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件）。

　　4、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件（轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者則是具體內(nèi)容，它們在發(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應(yīng)作為一件）。

　　5、報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內(nèi)容都相對完整，具有獨立的檢索價值，因此應(yīng)按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件）。

　　6、來文與復(fù)文各為一件（這是比較特殊的一種規(guī)定?！皝砦呐c復(fù)文”是對聯(lián)系密切的來往性質(zhì)的文件材料的概括性表述，也包括“去文與復(fù)文”，從文種上看包括請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函、通知與報告等等）。

　　7、請示與批復(fù)各為一件。

　　8、報告與批示各為一件。

　　正文與文件處理單（文件在運轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。這些表單真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應(yīng)與文件作為一件）。

　　“為一件”是指在實體上裝訂在一起，編目時也只體現(xiàn)為一條條目。

　　歸檔文件的整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。排列方法強調(diào)按事由排列。

　　歸檔文件按照不同年度、不同機構(gòu)（問題）、不同保管期限等形成中的客觀規(guī)律進行相對集中，維護不同文件間的有機聯(lián)系。排列文件時，強調(diào)了“事由原則”，將同一事由形成的文件排列在一起，使文件間的有機聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

　　在裝訂之前，將全部文件梳理一遍，按照以上整理原則，將屬于一件的材料放在一起，以便于裝訂，防止返工。

　?。ǘ┪募b訂順序

　　歸檔文件材料修整完畢，需要使用符合檔案保護要求的裝訂材料重新加以裝訂，固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后保管和利用的作用。

　　裝訂前首先應(yīng)將原有的訂書釘、回形針等對文件保存造成影響的金屬物品拆掉（原文件已使用不銹鋼釘?shù)谋３衷b訂不動）。

　　其次必須對它們進行排序。順序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后。漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后。不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后。有文件處理單的，一般放在最后；但如果已粘貼牢固的可放在最前面，這樣可以作為首頁加蓋歸檔章，從而更好地保護正本的原始面貌。

　　再次應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。一般來說，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。（建議管理文件類采用左側(cè)裝訂，污染源種類采用左上角裝訂。一般一件裝訂兩枚不銹鋼訂書釘為宜）

　　裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料做統(tǒng)一規(guī)定，一般采用不銹鋼訂書釘裝訂，如文件太厚，則建議采用三孔一線。

　　裝訂要求：裝訂用品必須是對歸檔文件無害，不影響檔案的保存壽命。裝訂方式應(yīng)能較好地維護文件的原始面貌。

　　總之，檔案整理不僅僅是簡單的文件分類和整理，而是一項系統(tǒng)化的工作，需要不斷的實踐和優(yōu)化。通過上面介紹的技巧和方法，能夠幫助您在日常生活和工作中建立起高效、有序的檔案管理系統(tǒng)，提升工作效率，減少時間浪費，更好地應(yīng)對各種信息管理挑戰(zhàn)。

　　檔案整理原則

　　檔案整理是管理和保護信息的重要工作，其目的在于確保文件的秩序井然、易于查找，并且能夠長期保存。無論是個人、機構(gòu)還是企業(yè)，良好的檔案整理原則都能夠提升工作效率和信息管理水平。下面是檔案整理需要遵循的一些原則：

　　1、遵循檔案的形成規(guī)律

　　檔案整理工作的對象是文件材料，形式有文件、圖表、照片、磁帶等。

　　文件材料隨著其形成過程具有特定的規(guī)律。整理檔案時，必須了解文件材料的產(chǎn)生過程，認知其內(nèi)在的規(guī)律，并盡可能地遵循固有規(guī)律。

　　把握文件材料原來的歷史聯(lián)系以及檔案形成的規(guī)律，你就會發(fā)現(xiàn)，為什么說分類的時候不能按照文種分？因為文件內(nèi)容是不盡相同的。

　　2、充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ)

　　（1）充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。

　　（2）在檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。

　　3、必須保持文件之間有機的歷史聯(lián)系

　　文件之間的歷史聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容等幾個方面。

　　在檔案整理過程中，需要保持文件之間的歷史聯(lián)系。

　　來源是指文件是以一定的機關(guān)及其內(nèi)部組織機構(gòu)為單位，有機地形成的。

　　時間是說每個文件形成者所開展的具體活動，都具有一定的過程和階段性，從而使文件之間具有自然的時間聯(lián)系。

　　內(nèi)容是指文件是單位在履行一定職能的各種活動中，為了開展某項工作或解決某一問題而產(chǎn)生的。

　　4、區(qū)分不同價值

　　整理檔案時，還要區(qū)分文件材料的不同價值，組成不同的保管單位，就是對檔案材料劃定的存留年限，通常我們所說的永久、定期，定期又分30年和10年兩個年限段。

　　5、便于保管和利用

　　檔案整理工作的目的是為了便于保管和查找利用檔案。

　　而恰當?shù)乇３治募g的聯(lián)系整理出的檔案，就能便于保管和利用，所以它們基本上是一致的。

　　總之，檔案整理的關(guān)鍵在于遵循合適的原則和方法，以確保信息的完整性、可訪問性和長期保存的能力。無論是個人生活中的文件整理，還是企業(yè)機構(gòu)的檔案管理，都應(yīng)當秉持著這些原則。只有這樣，我們才能更好地利用檔案資源，提升工作效率，同時為歷史留下清晰而有序的記錄。