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昆明檔案整理機構

時間:2024-08-02 作者:中博奧 來源:中博奧 點擊量:

  在進行檔案整理時,遵循一定的原則是至關重要的。檔案整理不僅僅是將文件歸類存放,更是確保信息的準確性、可訪問性和長期保存的關鍵步驟。以下是一些重要的檔案整理原則,有助于有效管理和保護文件。

昆明檔案整理機構

  昆明檔案整理機構

  1、遵循檔案文件之間形成的有機規(guī)律

  文件之間的有機聯(lián)系,是指文件在產生和處理過程中所形成的內部相互關系,也稱文件的“內在聯(lián)系”。保持文件之間的有機聯(lián)系是檔案整理工作的根本性原則。

  (1)時間聯(lián)系:檔案在各部門形成時,是有一定過程和階段性的,在這段時間內形成的各類檔案總和。

  (2)內容聯(lián)系:涉及到具體的某件事務而形成的檔案文件總和。

 ?。?)來源聯(lián)系:同屬于一個形成者或同類型的形成者的檔案文件總和。

  (4)形式聯(lián)系:指的是檔案文件在載體、文種、表達方式以及特定的標記等因素上保持相同,從而形成的檔案文件總和。

  2、區(qū)分檔案文件的不同價值

  檔案整理過程中,區(qū)分檔案的不同價值、劃分保管期限是一個關鍵的環(huán)節(jié)?!稓w檔文件整理規(guī)則)(DA/T 22一2015)對分類的要求有,將不同年度、不同機構、不同保管期限的文件區(qū)分開來,為開展后續(xù)工作打下基礎。它有利于減輕日益增多的檔案給保管場所和設備帶來的壓力,集中人力、物力妥善保管價值較大的檔案。通過判定檔案的價值,檔案人員能夠進一步掌握檔案的內容和效用,針對實際情況提出開發(fā)利用的具體建議,指導檔案的利用工作,充分發(fā)揮檔案的作用。

  3、保證紙質文件材料和電子文件整理協(xié)調統(tǒng)一

  目前紙質文件材料與電子文件在較長的時間內會并行存在,因此保證二者的協(xié)調統(tǒng)一是進行歸檔文件整理的要求。歸檔文件整理時一般應將歸檔電子文件作為第一整理對象。先在歸檔系統(tǒng)上完成電子文件的整理,再據此整理紙質歸檔文件,以便保持整理工作的一致性和穩(wěn)定性。

  4、符合檔案文檔一體化管理要求

  根據《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T2-2015),在信息化條件下,歸檔文件整理必須考慮紙質文件和電子文件的整理要求,將紙質文件材料整理與電子文件整理統(tǒng)一起來,盡量用電子文件管理的思路和方法去引領歸檔文件整理,進而實現(xiàn)紙質文件材料和電子文件統(tǒng)一標準、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一管理的要求。

  總之,檔案整理的目的在于確保文件的安全性、完整性和可檢索性,從而支持組織的運作和歷史信息的傳承。遵循這些原則,不僅能提高工作效率,還能為未來的研究和資料查閱提供便利。

  檔案整理注意事項

  在進行檔案整理時,遵循一些重要的注意事項可以確保文件的有序性和易于查找性,這不僅對個人、家庭檔案重要,對于組織和機構的檔案同樣適用。檔案整理不僅僅是整理文件,更是一種對歷史和信息的保護與管理。以下是一些關鍵的注意事項,幫助您有效地進行檔案整理。

  1、在進行人事檔案整理時,要審核材料是否完整齊全,檔案內容是否真實客觀、手續(xù)是否完備等,并且要按照相關要求進行記載與詳細分類。

  2、檔案材料收集要齊全完整,檔案材料鑒別要準確真實。人事檔案是記載個人學習工作經歷、成長軌跡的重要材料,因此材料收集、檔案審核和信息反饋工作一定要同時開展,并且及時提醒當事人補充材料與相關證明,確保檔案材料的齊全完整。

  3、人事檔案整理要分類準確、編目無誤。嚴格從檔案材料的分類要求出發(fā),合理進行分類排列,且根據格式編寫好類號頁,仔細認真對檔案進行技術加工,符合規(guī)定要求,這樣才能入庫保存。

  4、對于人事檔案整理,其審核一定要細致嚴格。尤其是干部人事檔案,如果存在審核確認“三齡兩歷”時,必須要堅持實事求是的原則,逐項進行,根據相關規(guī)定進行認定,保證認定結果的真實性和準確性。

  總之,檔案整理不僅是一項日常工作,更是對歷史和信息的珍視與尊重。通過遵循以上的注意事項,我們可以有效地管理和保護檔案,使其成為有價值的信息資料和歷史文獻。無論是個人檔案還是機構檔案,良好的整理與管理都能提高工作效率,減少信息丟失和損壞的風險,同時也有助于保護文化遺產和知識傳承。

  檔案整理方法

  檔案整理,就是按照文件材料的形成規(guī)律,根據科學的理論和方法,把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務活動。《機關檔案管理規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)提出了檔案整理的基本原則,即“遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用”。按照上述原則,檔案整理的基本流程包括:確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標識符、編制檢索工具,也就是組件(卷)、分類、排列、編號與編目等五個步驟。

  01組件(卷)

  檔案整理的第一步,就是要確定檔案的基本整理單位,即組件或組卷,以此明確件(卷)的構成以及件(卷)內的排序。

  在件的構成中,對于照片、錄音、錄像、實物檔案,一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實物即為一件。文書檔案件的構成要復雜一些,收文一般包括文件處理單、文件正本,發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等,各種稿本往往還會包括正文、附件。在件內排序時要求正文在前、附件在后,正本在前、定稿在后,有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單在前、收文在后,正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

  組卷(以科技檔案為例)時,科研課題、建設項目、設備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項目、臺(套)等分別組卷,管理性科技文件應放入所針對的項目文件中,按階段或分年度組卷??萍紮n案卷內文件一般應文字材料在前、圖樣在后,案卷內管理性文件按問題結合時間(階段)或重要程度排列。

  02分類

  分類指的是檔案歸類,即將完成組件(卷)的檔案按照分類方案劃分、歸入相應的層次和類別,揭示檔案內在聯(lián)系,使檔案形成一套有機體系。

  文書檔案一般采用年度、機構(問題)、保管期限分類項進行復式分類,如:年度—機構(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(問題)、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機構(問題)分類的立檔單位,一般采用年度—機構(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(問題)三級分類;規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(問題)分類的立檔單位,可采用兩級分類,如:年度—保管期限分類法。

  照片、錄音、錄像、實物檔案分類方法與文書檔案類似,但一般按照問題進行分類較為適宜,即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類,實物檔案按印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的,也可以不分問題,采用兩級分類。常見的分類方法包括:年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

  03排列

  排列是在分類方案最低一級類目內,根據一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內,按時間結合事由排列,同一事由的文件按照形成先后順序排列;以卷為單位整理的科技檔案,科研類、建設項目類檔案可按照課題研究、項目建設工作順序排列,設備儀器類檔案可按照立項、驗收、安裝、維護等過程排列;照片、錄音、錄像、實物檔案在最低一級類目內按照時間排列即可。

  04編號

  宗號—檔案門類代碼·年度—機構(問題)—保管期限—件號。比如,Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件,按照規(guī)則確定的檔號為:Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進行分類的,其檔號結構為:全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號。前例檔案,去掉機構(問題)分類要求,按照本規(guī)則確定的檔號為:Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

  以卷為單位整理的檔案,其檔號結構為:全宗號—目錄號(類別號、項目號)—案卷號—件、頁(張)號,比如,Z109全宗科技檔案科研項目第1項第1卷第3件、Z109全宗會計檔案2019年度第15卷第21件,按照本規(guī)則確定的檔號為:Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

  05編目

  編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應編制歸檔文件目錄,以卷為單位整理檔案應編制案卷目錄和卷內文件目錄。目錄編制時應按照分類、排列的結果,依據檔號順序,逐卷,逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個條目。在信息化條件下,檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質目錄,同時也體現(xiàn)為電子目錄,既方便手工查閱、檔案交接,又方便計算機檢索。需要注意的是,使用電子表格或者文字處理軟件進行目錄編制的,項目內容應直接輸入完成,不加入空格、回車,以免影響數(shù)據完整性,給數(shù)據檢索帶來麻煩。

  雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同,但在具體要求上存在一定差異,尤其是采用不同整理方式時差異就更為明顯。為解決此問題,《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路,從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來,實現(xiàn)檔案資源的融合管理。

  檔案整理意義

  檔案整理是管理和保存信息的重要手段,它不僅僅是將文件歸檔整齊,更是一種保護歷史、管理知識的重要方式。隨著信息量的爆炸性增長和數(shù)字化時代的到來,檔案整理的意義更加凸顯。

  1.保留歷史記憶和文化遺產:

  檔案整理可以幫助保留和傳承歷史事件、文化遺產以及個人、機構的重要信息。

  通過整理檔案,可以使得歷史事件和文化傳統(tǒng)更為清晰和完整地呈現(xiàn)給后人,促進社會文化的發(fā)展和進步。

  2.提升組織效率和工作效能:

  在機構和企業(yè)中,良好的檔案管理能夠提升工作效率,減少信息檢索的時間成本。

  組織能夠更加高效地利用和管理自身的資源和知識,推動業(yè)務的持續(xù)發(fā)展。

  3.保障法律合規(guī)和權益保護:

  檔案整理有助于確保信息的合法性、完整性和可靠性,為法律依據和證據的提供提供重要支持。

  保護個人、組織的權益不受侵犯,確保數(shù)據的安全和隱私的保護。

  4.促進學術研究和知識創(chuàng)新:

  檔案中保存的信息和數(shù)據對于學術研究和知識創(chuàng)新具有重要意義。

  學者和研究人員可以通過檔案獲取歷史數(shù)據、背景信息,進行深入的分析和研究,推動學術領域的發(fā)展。

  綜上所述,檔案整理不僅是一種組織管理的必要手段,更是保護歷史、促進文化傳承、提升工作效率和保障權益的關鍵工具。隨著社會信息化進程的加快,檔案整理的重要性愈發(fā)顯著。因此,我們每個人都應當重視檔案整理工作,為保護歷史記憶、提升工作效能和促進社會發(fā)展貢獻自己的一份力量。

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