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在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代,檔案數(shù)字化加工掃描是管理和保護(hù)重要文件的關(guān)鍵步驟。它不僅提高了文件存取的效率,還確保了信息的長期保存和安全性。下面將為您詳細(xì)介紹檔案數(shù)字化加工掃描的流程:
廊坊檔案數(shù)字化加工掃描
?。ㄒ唬n案整理
在掃描之前,根據(jù)檔案管理情況,按下述步驟對檔案進(jìn)行適當(dāng)整理,并視需要作出標(biāo)識,確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。
1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容,包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號和頁數(shù)等,應(yīng)進(jìn)行修改。
2、拆除裝訂
在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物;將檔案原件的裝訂線拆除,排好順序,不得出現(xiàn)任何漏缺頁及順序差錯(cuò),更不能對檔案原件有任何損壞。
3、區(qū)分掃描件和非掃描件
按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無關(guān)的重份的文件要剔除,有正式件的文件可以不掃描原稿。
4、頁面修整
對破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)、裱糊;
折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。
5、檔案整理登記
制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程登記表,詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。
(二)檔案掃描
1、掃描方式(掃描前必須準(zhǔn)備一臺專業(yè)的平板掃描儀)
根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)擔(dān)描儀,如
工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀進(jìn)行掃描。
普通A4紙質(zhì)文件,采用高速掃描儀的自動(dòng)進(jìn)紙方式掃描;
紙質(zhì)過薄、透明的(如信紙、便簽紙)采用高速掃描儀的平板掃描;
紙質(zhì)過厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描;
對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時(shí),將大小頁面單獨(dú)在平板中掃描;2、掃描模式(紙質(zhì)檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式)
頁面為黑白兩色,字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料,采用黑白方式;
頁面為黑白兩色,清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料,以及頁面多為彩色文字的檔案,采用彩色或灰度模式(因情況而定);
頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,采用彩色模式掃描。
3、分辨率選擇
采用黑白、256級灰度模式掃描的文件,其分辨率選擇為不小于300DPI;
采用24位為彩色模式掃描的文件,其分辨率選擇為不小于200DPI。(以上模式分辨率的設(shè)定以A4紙張為標(biāo)準(zhǔn),其他規(guī)格紙張酌情處理)
掃描的線數(shù)、閥值、亮度、灰度、對比度等值可根據(jù)所掃描文件材料的清晰度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整;
需要時(shí)可根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小,可適當(dāng)提高分辨率;反之也可相應(yīng)減少分辨率,增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準(zhǔn);
粘貼折頁與表格,對于粘貼折頁,可用大幅面掃描儀掃描,或先部分掃描后拼接;對部分字體很小、字跡密集的情況,可適當(dāng)提高掃描分辨率,選擇灰度掃描或彩色掃描,采用局部深化技術(shù)解決;對字跡與表格顏色深度不同的,采用局部淡化技術(shù)解決。
4、掃描登記
填寫交接登記表,登記掃描的頁數(shù)。核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致,不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。
?。ㄈ﹫D像處理
對圖像進(jìn)行處理,以獲得最好的圖像質(zhì)量,保證圖像完整、端正、無扭區(qū)、版面無暗影、無干擾信息,主要完成圖像處理包括:去黑邊、去污點(diǎn)、糾偏等,處理完的圖像保存格式為PDF。
糾偏:對掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像進(jìn)行整體糾正,包括自校和手校,保證數(shù)字圖像的偏斜角度小于1度(圖像偏斜不超過頁面內(nèi)半個(gè)文字);
旋轉(zhuǎn):按方字方向?qū)D片旋轉(zhuǎn)至正確方向,沒有文字的圖片,判斷其方向后進(jìn)行左旋、右旋、翻轉(zhuǎn)、旋轉(zhuǎn)等工具;
去污:對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì),去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質(zhì),如去除黑邊、多余邊、污點(diǎn);
裁邊:采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節(jié)省存儲空間。
刪除空白頁:將掃描后頁面之間的空白頁進(jìn)行刪除;
斷字修補(bǔ):對部分文字不清楚可進(jìn)行修補(bǔ);
反白字修正:將部分反白文字可進(jìn)行描述;
分割:將A3幅面的文件分割為兩份A4幅面的文件;
拼接:對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應(yīng)進(jìn)行拼接處理,合并為一個(gè)完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
?。ㄋ模﹫D像處理質(zhì)檢
主要對完成圖像深處理的檢查,不合要求的返回上一環(huán)節(jié)重新處理,如以下問題:
由于操作不當(dāng),造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時(shí),應(yīng)重新掃描;
對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí),應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理;
圖像處理的是否得當(dāng),嚴(yán)重的應(yīng)重掃,處理不當(dāng)?shù)膽?yīng)重新處理;
掃描圖像頁碼順序是否與原文件一致,有無漏掃、多掃(重復(fù))、紙張倒置等情況;
順序:如果頁碼不連續(xù),與原文不一致,需對頁面進(jìn)行排序;
漏掃:將漏掃的頁面重新掃描,并插入到正確的位置;
多掃:將多掃頁面刪除;
倒置:不符合要求的需進(jìn)行調(diào)整,保持與原文一致。
(五)圖像存儲
紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件,都有一個(gè)與之相對應(yīng)的唯一檔號,以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件要合并為一個(gè)PDF,保存到指定的路徑,便于準(zhǔn)確掛接入庫,與檔案管理軟件中的目錄建立一一對應(yīng)的關(guān)系。再將所有文檔批量轉(zhuǎn)換為可以復(fù)制、檢索利用的雙層PDF格式,然后進(jìn)行光盤刻錄,確??啼浐玫墓獗P能正確地讀出,并做好標(biāo)識標(biāo)簽。
注:禁止用Word文檔保存掃描圖像。
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按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)的要求進(jìn)行著錄,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。目錄建庫應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。
注:采用人工校對或軟件自動(dòng)校對的方式,對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確,發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。
(七)數(shù)據(jù)掛接
1、掛接前的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)檢查
以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù),將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應(yīng)文件夾時(shí),要認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同,圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致,圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性,建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系,為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。
2、匯總掛接
檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫,通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為"合格"后,通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過編制程序或借助相應(yīng)軟件,可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動(dòng)搜索、加入對應(yīng)的電子地址信息等,實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。
?。ò耍?shù)據(jù)驗(yàn)收
一個(gè)全宗的檔案,數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上(含95%)時(shí),給予以驗(yàn)收“通過”。目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯(cuò)誤,或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問題時(shí),抽檢標(biāo)記為"不合格"。
驗(yàn)收"通過"的結(jié)論,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。
填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化交接登記表。
?。ň牛?shù)據(jù)備份
經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。著錄條目和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行一式兩份DVD光盤刻錄。移交前檢測光盤讀取性能,抽查刻錄好的光盤影像質(zhì)量,主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。不合格的需重新刻錄。數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在備份介質(zhì)上標(biāo)注好盤內(nèi)文件內(nèi)容、類別、存入日期及光盤編號等,以便查找和管理。對保密的需標(biāo)明密級。
?。ㄊ┭b訂
掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂。恢復(fù)裝訂時(shí),應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。
裝訂不能損害檔案原件。裝訂時(shí)應(yīng)按原有順序裝訂,案卷不掉頁、左邊和底邊整齊,保持拆卷前的原貌,并認(rèn)真做好檔案頁碼、頁數(shù)的檢查對較。
?。ㄊ唬呙枳⒁馐马?xiàng)
掃描前必需對文檔進(jìn)行拆除裝訂物,并檢查文檔內(nèi)是否藏有干擾物(如釘書釘、碎紙等),以免產(chǎn)生卡紙、損壞掃描儀,務(wù)必保持文檔干凈送入掃描儀中;
對破損嚴(yán)重、無法進(jìn)行掃描的原件要先進(jìn)行修復(fù)、裱糊;
褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先壓平再進(jìn)行掃描;
對紙質(zhì)過薄、透明的(如信紙、便簽紙)、紙質(zhì)過厚、照片等采用高速掃描儀的平板掃描;
對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時(shí),將大小頁面單獨(dú)在平板中掃描;
掃描完每一份文件,要對照原文仔細(xì)檢查掃描是否清晰、完整;
按要求使用掃描儀、清洗,并對每次使用完掃描儀進(jìn)行保潔,檢查是否關(guān)閉電源;
紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時(shí),應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識,并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。
總之,檔案數(shù)字化加工掃描流程涵蓋了從準(zhǔn)備工作到掃描操作、質(zhì)量控制再到后期處理和存儲管理的全過程。通過科技的應(yīng)用和嚴(yán)格的操作流程,可以有效提升檔案管理的效率和安全性,確保歷史和重要信息的永久保存和便捷使用。
檔案數(shù)字化加工掃描要求
在進(jìn)行檔案數(shù)字化加工掃描時(shí),需注意一些關(guān)鍵要求和步驟,以確保最終結(jié)果的質(zhì)量和可持續(xù)性。以下是一些重要的要求:
1.清晰度和分辨率:掃描圖像的清晰度和分辨率必須足夠高,以保證文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可讀性。
2.文件格式:確定適合存檔和使用的文件格式,如PDF/A或TIFF,以確保長期保存和訪問的可持續(xù)性。
3.元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn):確保每個(gè)文檔都有完整的元數(shù)據(jù),包括文件名、日期、作者、關(guān)鍵詞等信息,便于檢索和管理。
4.保密性和安全性:處理過程中需遵循保密性和安全性標(biāo)準(zhǔn),特別是涉及敏感信息或個(gè)人數(shù)據(jù)時(shí)更應(yīng)如此。
5.掃描設(shè)備和技術(shù)選擇:選擇適合文檔類型和尺寸的掃描設(shè)備,并確保使用先進(jìn)的技術(shù),如雙面掃描或自動(dòng)文檔進(jìn)紙器,以提高效率和質(zhì)量。
6.掃描前準(zhǔn)備工作:對文件進(jìn)行預(yù)處理,包括去除訂書釘、修復(fù)損壞的頁面或邊緣,以確保掃描的順利進(jìn)行和最終結(jié)果的完整性。
7.質(zhì)量控制和檢驗(yàn):在掃描過程中實(shí)施嚴(yán)格的質(zhì)量控制措施,包括檢查每個(gè)掃描的清晰度和完整性,及時(shí)處理可能出現(xiàn)的問題或錯(cuò)誤。
8.歸檔和存儲策略:制定有效的歸檔和存儲策略,確保數(shù)字化文檔可以長期保存并隨時(shí)訪問,包括備份和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃。
在檔案數(shù)字化加工掃描的過程中,以上要求和步驟不僅是保證操作效率和準(zhǔn)確性的關(guān)鍵因素,更是確保文檔長期保存和可持續(xù)訪問的基礎(chǔ)。通過精心設(shè)計(jì)的流程和嚴(yán)格遵循的標(biāo)準(zhǔn),可以有效地管理和利用文檔資料,滿足各種學(xué)術(shù)、法律和行政需求。
檔案數(shù)字化加工掃描標(biāo)準(zhǔn)
在數(shù)字化時(shí)代,檔案數(shù)字化加工與掃描成為保存和管理重要?dú)v史文獻(xiàn)的關(guān)鍵步驟。制定合適的掃描標(biāo)準(zhǔn)對于確保檔案數(shù)字化質(zhì)量,提高信息利用效率至關(guān)重要。
1.分辨率與圖像質(zhì)量:
合適的分辨率是數(shù)字化檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)。一般而言,文本類檔案建議使用300 DPI的分辨率,而圖像或細(xì)節(jié)豐富的檔案則可能需要更高的分辨率以保留細(xì)節(jié)。
圖像質(zhì)量要求高,確保掃描后的文檔清晰、可讀,并盡可能減少噪點(diǎn)和失真。
2.文件格式選擇:
常見的文件格式如PDF、TIFF等,應(yīng)根據(jù)檔案的具體需求選擇合適的格式。PDF通常用于易于傳輸和查閱的文檔,而TIFF則更適合需要保留高質(zhì)量圖像的檔案。
3.彩色處理與灰度設(shè)置:
對于彩色文件和灰度文件的處理需要根據(jù)原始檔案的特性來調(diào)整,確保在數(shù)字化過程中保持原始文件的色彩和灰度層次。
4.文件命名與元數(shù)據(jù):
設(shè)定清晰、一致的文件命名規(guī)則,有助于后續(xù)檢索和管理。同時(shí),添加適當(dāng)?shù)脑獢?shù)據(jù)如日期、作者、關(guān)鍵詞等,提升信息的整合和利用價(jià)值。
5.設(shè)備和環(huán)境要求:
使用高質(zhì)量的掃描設(shè)備,確保設(shè)備的穩(wěn)定性和長期可靠性。適宜的掃描環(huán)境也至關(guān)重要,避免光線過強(qiáng)或過弱、溫濕度波動(dòng)大等因素對掃描質(zhì)量的影響。
總之,檔案數(shù)字化加工與掃描標(biāo)準(zhǔn)的制定不僅是技術(shù)問題,更是對歷史文獻(xiàn)保護(hù)和利用的責(zé)任。只有通過嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)致的操作,才能確保數(shù)字化檔案的長期保存和可持續(xù)利用。
檔案數(shù)字化加工掃描好處
隨著科技的發(fā)展和信息化進(jìn)程的加速推進(jìn),檔案數(shù)字化加工掃描作為一種現(xiàn)代化管理手段,正日益受到各行各業(yè)的重視和應(yīng)用。其帶來的諸多好處不僅提升了檔案管理效率,還改善了信息利用的便捷性和安全性。
1.提升管理效率:
快速檢索與查找:數(shù)字化檔案可以通過關(guān)鍵詞搜索迅速定位信息,節(jié)省了大量查找時(shí)間,提高了工作效率。
減少空間占用:電子檔案不再需要大量的實(shí)體空間存放,節(jié)約了檔案館的空間成本,提高了空間利用效率。
2.信息保護(hù)與安全:
防止災(zāi)難性損失:數(shù)字化檔案可以進(jìn)行多重備份,即使原始文件遭到損壞或丟失,也能夠保證數(shù)據(jù)的安全性和完整性。
權(quán)限控制:可以設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限,保護(hù)重要信息不被未授權(quán)人員訪問,提升了信息的安全性。
3.促進(jìn)信息共享與合作:
便捷共享:數(shù)字化檔案可以輕松地通過網(wǎng)絡(luò)共享給需要的人群,加強(qiáng)了內(nèi)部和外部的溝通與合作。
跨地域協(xié)作:不受地理位置限制,多地的工作人員可以同時(shí)訪問和編輯同一份檔案,促進(jìn)了多部門之間的協(xié)同工作。
4.環(huán)境友好與可持續(xù)發(fā)展:
減少紙張消耗:數(shù)字化檔案減少了對紙張的需求和使用,有利于減少森林砍伐和紙張生產(chǎn)的環(huán)境影響,符合可持續(xù)發(fā)展的理念。
綜上所述,檔案數(shù)字化加工掃描不僅在提升管理效率、增強(qiáng)信息安全性、促進(jìn)信息共享與合作方面發(fā)揮了重要作用,同時(shí)也是推動(dòng)環(huán)境友好型辦公和可持續(xù)發(fā)展的一種實(shí)際舉措。
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