檔案數字化是將傳統(tǒng)紙質檔案轉換為電子格式的過程。這一流程不僅有助于提升檔案的管理效率，還能確保信息的長期保存與安全。在信息化的時代背景下，數字化檔案的需求愈發(fā)明顯，它能夠實現檔案的快速檢索、共享與分析，支持決策制定，減少物理存儲空間的需求，并提升檔案的保護和管理水平。下面是關于檔案數字化的流程：

　　河北檔案數字化服務機構

　?。ㄒ唬n案整理

　　在掃描之前，根據檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數字化質量。

　　1、目錄數據準備

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內容，包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數等，應進行修改。

　　2、拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現任何漏缺頁及順序差錯，更不能對檔案原件有任何損壞。

　　3、區(qū)分掃描件和非掃描件

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁面修整

　　對破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復、裱糊；

　　折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。

　　5、檔案整理登記

　　制作并填寫紙質檔案數字化加工過程登記表，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。

　?。ǘn案掃描

　　1、掃描方式（掃描前必須準備一臺專業(yè)的平板掃描儀）

　　根據檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)擔描儀，如

　　工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀進行掃描。

　　普通A4紙質文件，采用高速掃描儀的自動進紙方式掃描；

　　紙質過薄、透明的（如信紙、便簽紙）采用高速掃描儀的平板掃描；

　　紙質過厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時，將大小頁面單獨在平板中掃描；2、掃描模式（紙質檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式）

　　頁面為黑白兩色，字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料，采用黑白方式；

　　頁面為黑白兩色，清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面多為彩色文字的檔案，采用彩色或灰度模式（因情況而定）；

　　頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式掃描。

　　3、分辨率選擇

　　采用黑白、256級灰度模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于300DPI；

　　采用24位為彩色模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于200DPI。（以上模式分辨率的設定以A4紙張為標準，其他規(guī)格紙張酌情處理）

　　掃描的線數、閥值、亮度、灰度、對比度等值可根據所掃描文件材料的清晰度進行適當的調整；

　　需要時可根據原件的清晰度適當調整掃描分辨率。如原件質量較差且尺寸較小，可適當提高分辨率；反之也可相應減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準；

　　粘貼折頁與表格，對于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術解決。

　　4、掃描登記

　　填寫交接登記表，登記掃描的頁數。核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

　　（三）圖像處理

　　對圖像進行處理，以獲得最好的圖像質量，保證圖像完整、端正、無扭區(qū)、版面無暗影、無干擾信息，主要完成圖像處理包括：去黑邊、去污點、糾偏等，處理完的圖像保存格式為PDF。

　　糾偏：對掃描過程中出現的偏斜圖像進行整體糾正，包括自校和手校，保證數字圖像的偏斜角度小于1度（圖像偏斜不超過頁面內半個文字）；

　　旋轉：按方字方向將圖片旋轉至正確方向，沒有文字的圖片，判斷其方向后進行左旋、右旋、翻轉、旋轉等工具；

　　去污：對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，去除數字圖像中影響可懂度的雜質，如去除黑邊、多余邊、污點；

　　裁邊：采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

　　刪除空白頁：將掃描后頁面之間的空白頁進行刪除；

　　斷字修補：對部分文字不清楚可進行修補；

　　反白字修正：將部分反白文字可進行描述；

　　分割：將A3幅面的文件分割為兩份A4幅面的文件；

　　拼接：對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。

　?。ㄋ模﹫D像處理質檢

　　主要對完成圖像深處理的檢查，不合要求的返回上一環(huán)節(jié)重新處理，如以下問題：

　　由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描；

　　對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理；

　　圖像處理的是否得當，嚴重的應重掃，處理不當的應重新處理；

　　掃描圖像頁碼順序是否與原文件一致，有無漏掃、多掃（重復）、紙張倒置等情況；

　　順序：如果頁碼不連續(xù)，與原文不一致，需對頁面進行排序；

　　漏掃：將漏掃的頁面重新掃描，并插入到正確的位置；

　　多掃：將多掃頁面刪除；

　　倒置：不符合要求的需進行調整，保持與原文一致。

　?。ㄎ澹﹫D像存儲

　　紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件要合并為一個PDF，保存到指定的路徑，便于準確掛接入庫，與檔案管理軟件中的目錄建立一一對應的關系。再將所有文檔批量轉換為可以復制、檢索利用的雙層PDF格式，然后進行光盤刻錄，確?？啼浐玫墓獗P能正確地讀出，并做好標識標簽。

　　注：禁止用Word文檔保存掃描圖像。

　　（六）目錄建庫

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫。目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。

　　注：采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規(guī)范、準確，發(fā)現不合格的數據應要求進行修改或重錄。

　　（七）數據掛接

　　1、掛接前的數據關聯(lián)檢查

　　以紙質檔案目錄數據庫為依據，將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中該份文件的頁數是否一致，圖像文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯(lián)關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　2、匯總掛接

　　檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫，通過質檢環(huán)節(jié)確認為"合格"后，通過網絡及時加載到數據服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件，可實現目錄數據對相關聯(lián)的數字圖像的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現批量、快速掛接。

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　　一個全宗的檔案，數字化轉換質量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢標記為"不合格"。

　　驗收"通過"的結論，必須經分管領導審核、簽字后方有效。

　　填寫紙質檔案數字化交接登記表。

　　（九）數據備份

　　經驗收合格的完整數據應及時進行備份。著錄條目和全文數據進行一式兩份DVD光盤刻錄。移交前檢測光盤讀取性能，抽查刻錄好的光盤影像質量，主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。不合格的需重新刻錄。數據備份后應在備份介質上標注好盤內文件內容、類別、存入日期及光盤編號等，以便查找和管理。對保密的需標明密級。

　?。ㄊ┭b訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

　　裝訂不能損害檔案原件。裝訂時應按原有順序裝訂，案卷不掉頁、左邊和底邊整齊，保持拆卷前的原貌，并認真做好檔案頁碼、頁數的檢查對較。

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　　掃描前必需對文檔進行拆除裝訂物，并檢查文檔內是否藏有干擾物（如釘書釘、碎紙等），以免產生卡紙、損壞掃描儀，務必保持文檔干凈送入掃描儀中；

　　對破損嚴重、無法進行掃描的原件要先進行修復、裱糊；

　　褶皺不平影響掃描質量的原件應先壓平再進行掃描；

　　對紙質過薄、透明的（如信紙、便簽紙）、紙質過厚、照片等采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時，將大小頁面單獨在平板中掃描；

　　掃描完每一份文件，要對照原文仔細檢查掃描是否清晰、完整；

　　按要求使用掃描儀、清洗，并對每次使用完掃描儀進行保潔，檢查是否關閉電源；

　　紙質檔案數字化成果提供網上檢索利用時，應有制作單位的電子標識，并根據具體情況分別采用可下載或不可下載的數據格式。

　　總之，檔案數字化流程的成功實施可以顯著提高檔案管理的效率和安全性，推動信息化管理的發(fā)展。然而，數字化不僅僅是技術操作的過程，更是對傳統(tǒng)檔案管理模式的深刻變革。

　　檔案數字化標準

　　在現代信息管理和檔案管理領域，檔案數字化已成為提升工作效率和保障檔案安全的重要手段。數字化檔案不僅能有效減少紙質檔案的存儲空間，還能提高檔案的檢索和訪問速度，優(yōu)化檔案管理的整體流程。然而，為確保數字化檔案的質量和長期有效性，必須遵循一定的數字化標準。

　　1.數字化格式規(guī)范

　　文件格式：檔案數字化過程中，選擇合適的文件格式至關重要。常見的數字化檔案格式包括PDF/A、TIFF等。PDF/A是一種用于長期保存文檔的標準格式，支持嵌入所有的字體和圖像，避免因技術變化導致的文件無法讀取問題。TIFF格式則適用于高質量圖像保存，特別是在需要保留檔案細節(jié)的場景中。

　　分辨率和壓縮：圖像的分辨率應根據檔案的實際需求來確定，一般建議300dpi以上，以確保清晰度。圖像的壓縮應采用無損壓縮技術，防止圖像質量的損失。

　　2.數據質量控制

　　掃描質量：確保掃描設備的校準和維護，以獲得高質量的數字圖像。應進行定期檢查和測試，以保證掃描結果的準確性。

　　數據校對：數字化后，需進行數據校對，確保數字檔案內容的完整性與準確性。這包括比對原始紙質檔案與數字化版本，檢查是否有信息遺漏或錯誤。

　　3.安全保護

　　數據加密：為了保護敏感信息的安全，應對數字化檔案進行加密處理。采用強加密算法，確保只有授權人員可以訪問。

　　訪問控制：建立嚴格的訪問控制機制，確保只有具備相應權限的人員可以操作、查看或修改數字檔案。

　　4.長期保存

　　備份策略：制定并實施定期備份計劃，以防數據丟失或損壞。備份應包括不同的存儲介質和地理位置，以增強數據的可靠性。

　　技術更新：數字化檔案的保存需要關注技術的發(fā)展和變化。定期遷移數據到新的存儲介質和更新格式，以避免因技術過時導致的檔案不可讀問題。

　　總之，檔案數字化標準的實施不僅提高了檔案管理的效率，也為檔案的長期保存和安全保護提供了保障。通過遵循格式規(guī)范、控制數據質量、加強安全保護和制定長期保存策略，可以確保數字化檔案的完整性、準確性和可用性。

　　檔案數字化注意事項

　　檔案數字化是現代化管理檔案的重要步驟，它不僅提高了檔案的利用效率，還增強了信息的安全性和保存的持久性。然而，檔案數字化過程涉及多個技術和管理方面的考量，需要謹慎處理。以下是進行檔案數字化時應注意的幾個關鍵點，以確保檔案信息的完整性、準確性和安全性。

　　1.制定明確的數字化計劃

　　在開始數字化之前，應制定詳細的計劃，包括時間表、資源分配和目標設置。明確數字化的范圍和優(yōu)先級，有助于確保項目按時完成，并避免不必要的重復勞動。

　　2.選擇合適的掃描設備

　　根據檔案的類型和需求選擇合適的掃描設備。高分辨率的掃描儀可以確保圖像質量，減少后續(xù)修復工作。同時，考慮設備的掃描速度和處理能力，以提高工作效率。

　　3.數據格式和標準化

　　確定數字化檔案的存儲格式（如PDF、TIFF等），并遵循行業(yè)標準。格式的選擇應兼顧文件的兼容性和長期存儲的可讀性。

　　4.確保數據質量

　　掃描和數字化過程中，應定期檢查數據質量，確保圖像清晰、無遺漏。對掃描件進行質量控制和后期處理，可以提高檔案的可讀性和使用價值。

　　5.建立數據管理系統(tǒng)

　　設計一個高效的檔案管理系統(tǒng)，包括分類、索引和檢索功能。系統(tǒng)應支持快速查詢和準確檢索，便于用戶快速找到所需信息。

　　6.數據安全和隱私保護

　　對數字化檔案實施嚴格的安全措施，包括加密存儲和訪問權限控制。確保敏感信息不會被未經授權的人員訪問，并建立備份機制以防數據丟失。

　　7.遵循法律法規(guī)

　　遵守相關的法律法規(guī)和行業(yè)標準，特別是在處理個人隱私和敏感信息時。確保數字化過程符合法規(guī)要求，避免法律風險。

　　8.培訓與人員管理

　　對參與數字化的人員進行必要的培訓，提高他們的操作技能和對檔案保護的意識。專業(yè)的操作人員可以減少錯誤和損壞，保證檔案數字化的質量。

　　總之，檔案數字化不僅是技術上的挑戰(zhàn)，更是管理上的機遇。通過制定詳細的計劃、選擇合適的設備、確保數據質量、建立有效的管理系統(tǒng)和實施嚴格的安全措施，可以有效地實現檔案的數字化目標。

　　檔案數字化意義

　　在信息技術飛速發(fā)展的今天，檔案數字化已成為各類組織和機構提升效率、管理檔案的重要手段。檔案數字化是將傳統(tǒng)紙質檔案通過掃描、轉換等技術手段，轉變?yōu)閿底指袷酱鎯Φ倪^程。這一過程不僅改變了檔案的存儲和管理方式，也對檔案的使用、保護和流通產生了深遠的影響。

　　1.提高效率與便捷性

　　檔案數字化使得檔案的存取更加快捷方便。相比傳統(tǒng)的紙質檔案，數字檔案可以通過計算機系統(tǒng)迅速檢索和訪問，大大縮短了查找和處理信息的時間。這樣不僅提高了工作效率，也減少了因手工操作造成的誤差和遺漏。

　　2.節(jié)省空間與成本

　　數字化檔案可以有效減少對物理存儲空間的需求。紙質檔案的存儲需要大量的檔案柜和存儲空間，而數字檔案則只需占用服務器或云存儲空間，從而顯著降低了存儲成本和物理空間占用。

　　3.增強安全性與保護

　　數字檔案可以通過多種安全措施進行保護，如加密、備份和訪問控制等。這些措施可以防止檔案丟失、損壞或被未經授權的人員訪問。相較于紙質檔案容易受到火災、洪水等自然災害的影響，數字檔案的安全性更為可靠。

　　4.支持數據分析與應用

　　數字化檔案使得數據分析和應用變得更加容易。通過對數字檔案的數據挖掘和分析，可以獲取有價值的信息和趨勢，從而支持決策和策略制定。這對于組織的管理和規(guī)劃具有重要的參考價值。

　　5.提升檔案的共享與流通

　　數字化檔案可以通過網絡進行共享和流通，使得相關人員可以隨時隨地訪問所需信息。這種便利性促進了信息的交流與協(xié)作，提高了工作效率和組織的協(xié)同性。

　　綜上所述，檔案數字化不僅僅是技術進步的體現，更是現代信息管理的重要轉型。通過數字化，檔案的管理變得更加高效、安全、經濟和智能化。