互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案材料電子化儲存是不可避免的趨勢。國家出臺了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和戰(zhàn)略規(guī)劃，也在大力推行紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，推行實行雙套制保存，即一套檔案原件，一套電子檔案。 常莎表示，紙質(zhì)檔案材料作為原始憑證、是記錄檔案信息的第一手資料，其真實性、有效性暫時難以被電子檔案取代。而且，紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，轉(zhuǎn)化為電子檔案仍需要投入一定人力、物力予以支持，并需要一定時間開展和完善相關(guān)工作。但相信隨著管理制度、技術(shù)的發(fā)展，個人檔案數(shù)字化將會更加完善。隨著檔案電子化的不斷普及，青海省各個組織和機構(gòu)也積極跟上時代發(fā)展步伐，開展檔案電子化轉(zhuǎn)型工作。隨之產(chǎn)生了許多專業(yè)的青海檔案電子化服務(wù)平臺。

　　檔案的電子化管理是指檔案管理人員利用計算機硬件、檔案管理軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的手段，對檔案資源實行計算機現(xiàn)代化管理的過程。檔案電子化管理包括檔案的收集、整理、卷內(nèi)目錄錄入、文件上傳和查閱、利用，是檔案管理與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物。檔案的電子化管理實現(xiàn)了多種學(xué)科知識、多部門協(xié)作和多專業(yè)配合的系統(tǒng)化管理體系，是當(dāng)今各行各業(yè)進行檔案管理的趨勢?，F(xiàn)代電子化檔案的發(fā)展改變了傳統(tǒng)檔案管理的弊端，在管理形式以及管理模式上都具有非常重要的意義。

　　青海省檔案電子化服務(wù)平臺開展工作的重要意義：

　　傳統(tǒng)的檔案管理需要借用大量的紙質(zhì)媒介，在檔案的記錄、使用以及交流過程之中都具有極大的不便，檔案的電子化管理有效的解決了這些管理上的難題。

　　首先，檔案的電子化有利于保護檔案的原件。檔案具有重要的參考價值，過多的使用和借閱檔案原件會造成檔案原件的損害，甚至?xí)G失重要的資料。檔案的電子化文件方便了人們的查閱，極大程度上保護了原件。

　　其次，檔案的電子化提高了檔案管理部門的工作效率。人們只要輸入要查找的關(guān)鍵字，計算機檔案管理系統(tǒng)就能迅速調(diào)閱電子檔案或定位該紙質(zhì)檔案存放位置，縮短了查找的時間，極大的提高了工作效率。

　　再次，節(jié)省人力，減少經(jīng)費的支出。原來的檔案管理部門由于檔案材料極多，需要大量的檔案管理人員，管理部門不僅要投入大量的經(jīng)費，還造成了管理部門的臃腫。

　　此外，檔案管理的電子化還對資源實現(xiàn)共享使檔案成了“活”的記錄，檔案是用來做分析的，并非用來一味保留的，利用檔案做數(shù)據(jù)分析，數(shù)據(jù)挖掘，這樣我們的檔案才有價值。

　　隨著改革開放的日漸深入，全球化的信息浪潮和先進的技術(shù)早就席卷了我國的大江南北，我國的檔案管理信息化、數(shù)字化在各行各業(yè)檔案管理中已經(jīng)普遍推廣使用。但是，目前我國的檔案電子管理還存在一定技術(shù)上和管理上的問題，需要我們進行正確的認(rèn)識。

　　一方面，對檔案電子化管理的認(rèn)識水平比較低。檔案管理的電子化和信息化是在新時期新形勢下對檔案管理手段的創(chuàng)新，檔案的電子化管理急需得到廣大檔案管理部門的正確認(rèn)識和有效利用。但是長期以來人們對檔案管理的電子化認(rèn)識具有一定的狹隘性，一些人僅把檔案管理的電子化和分類保存聯(lián)系在一起，認(rèn)為把卷內(nèi)目錄用計算機打印出來就是檔案管理計算機化了;一些人認(rèn)為電子化的管理不可靠，電腦若出現(xiàn)問題整個電子文檔便不復(fù)存在了;有些人認(rèn)為，花十幾萬甚至二三十萬上套檔案管理系統(tǒng)不值得;

　　另一方面，檔案保密方面的問題。檔案是單位的寶貴財富，檔案的保密性與真實性是檔案管理人員最為注重的。檔案管理的電子化實現(xiàn)了管理的便捷，在很大程度上實現(xiàn)了資源的共享，但是也加大了檔案管理的風(fēng)險。計算機檔案信息管理系統(tǒng)是以數(shù)據(jù)和查詢?yōu)樘卣鞯臄?shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫的安全，計算機系統(tǒng)正的常運行，都需要有相當(dāng)計算機知識的人員來維護，檔案管理人員目前還沒有達(dá)到較高的計算機水平，檔案管理的電子化對他們的工作帶來了極大的挑戰(zhàn)和不便。

　　因此，青海檔案電子化服務(wù)平臺還有著很大的發(fā)展空間。未來，隨著檔案電子化與人工智能等先進技術(shù)手段的結(jié)合，相關(guān)機構(gòu)將會為客戶提供更加完善、高效的檔案電子化服務(wù)。