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引進(jìn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件之后,你需要做的第一件事,就是把所有可以稱之為檔案的紙質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字化,也就是我們常說的檔案采集。
在輔助企業(yè)進(jìn)行檔案采集的過程中,我們發(fā)現(xiàn)大家對(duì)如何進(jìn)行檔案采集,它有著怎樣的步驟和標(biāo)準(zhǔn)還是比較模糊的,為此,我們做一個(gè)簡(jiǎn)單的說明,以便大家有一個(gè)大致了解,這樣在真正落實(shí)檔案采集工作時(shí)就能夠更游刃有余一些。
企業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件
要進(jìn)行檔案采集,首先得明確什么樣的資料可以納入到檔案的范圍當(dāng)中。關(guān)于檔案的解釋定義還不統(tǒng)一,一般,檔案指的是人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式具有保存價(jià)值的原始記錄。
檔案自古以來就有,只不過有著不同的稱謂,商代稱為“冊(cè)”,周代叫作“中”,秦漢稱作“典籍”,漢魏以后則稱之為“文書”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書”,清代以后多用“檔案”,現(xiàn)在統(tǒng)一稱作“檔案”。
說了這么多,也許你還是有點(diǎn)模糊,在檔案采集的過程中,企業(yè)所說的檔案一般可分為十大類,分別是黨群類、行政工作類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、基建類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、特種載體檔案。凡與這些類別相關(guān)的各種文件材料,都需要進(jìn)行檔案采集。
為了方面大家比較高效地進(jìn)行檔案采集,企業(yè)檔案采集系統(tǒng)會(huì)提供幾種不同的采集方式,企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部管理習(xí)慣、以及檔案內(nèi)容形式進(jìn)行靈活選取。
1.采集實(shí)體檔案:Excel模式批量導(dǎo)入
對(duì)于實(shí)體檔案的采集,我們提供了非常方便的“三步走”模式,即通過批量新建,屬性新建、導(dǎo)入新建,即可快速完成實(shí)體檔案采集。批量新建檔案條目類似于Excel模式,利用Excel即可批量導(dǎo)入案卷、卷內(nèi)目錄。
2.導(dǎo)入數(shù)字檔案:從磁盤批量導(dǎo)入,支持批量修改
對(duì)于已經(jīng)以數(shù)字形式存儲(chǔ)于電腦中的檔案,可以約定對(duì)應(yīng)關(guān)系,直接從磁盤批量導(dǎo)入到系統(tǒng)當(dāng)中,同時(shí)支持電子文檔的批量更換,以及屬性的批量修改和批量導(dǎo)入。
3.歸檔編輯平臺(tái):在同一界面完成檔案歸檔全流程操作
在同一頁面,即可完成文件歸檔以及檔案管理的相關(guān)操作(表格打印、編號(hào)、檔案注冊(cè)等),無論管理的是何種檔案,也無論檔案管理方式如何改變,歸檔編輯都可滿足你將文件歸為檔案的全過程操作需求。
4.檔案自動(dòng)歸檔:檔案自動(dòng)分類,歸檔更高效
在同一頁面,可根據(jù)全宗號(hào)、歸檔年度、保管期限或檔案類型等條件,實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類、自動(dòng)編歸檔號(hào)的一鍵自動(dòng)歸檔功能。當(dāng)然這只是初步的歸檔,檔案管理系統(tǒng)特提供靈活的自定義分類及屬性,滿足不同類型用戶的歸檔結(jié)構(gòu)需求。
此外對(duì)于存儲(chǔ)在OA、ERP、財(cái)會(huì)系統(tǒng)等第三方系統(tǒng)當(dāng)中的檔案,在系統(tǒng)聯(lián)通之后,也可以實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)歸檔。
我們常說,君子性非異也,善假于物也。借助好的工具,能夠很好地幫助我們提供工作和生活的效率。會(huì)博通也希望通過不斷研發(fā)企業(yè)檔案管理軟件當(dāng)中的歸檔小功能,讓你的檔案歸檔體驗(yàn)更好。
在檔案歸檔過程當(dāng)中,你有怎樣的心得和體驗(yàn),可以留言分享給我們。你的反饋,將幫助我們打造更好的企業(yè)檔案管理應(yīng)用。
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