根據(jù)《檔案數(shù)字化實(shí)施方案》（GB/T11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54-2014）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對(duì)紙質(zhì)照片、數(shù)碼照片進(jìn)行規(guī)范化整理、全文數(shù)字化管理，便于照片檔案的管理和利用。在實(shí)際工作中，特殊情況比較多，如有的有紙質(zhì)照片沒底片，有的有底片沒有紙質(zhì)照片，有的有數(shù)碼照片沒有紙質(zhì)照片，有的既有數(shù)碼照片又有紙質(zhì)照片，如何統(tǒng)一規(guī)范的管理，需要根據(jù)實(shí)際情況有機(jī)結(jié)合上述三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行操作管理。

　　檔案數(shù)字化實(shí)施方案

　　一、照片檔案的定義

　　照片檔案photograpkicarchives，國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。（《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）定義）

　　數(shù)碼照片檔案digital photographic records是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的數(shù)碼照片。（《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）定義）

　　二、照片檔案的歸檔

　　1、歸檔范圍

　?。?）記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片。

　?、俦締挝恢鬓k或承辦的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重要會(huì)議的照片；

　?、诒締挝恢攸c(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的照片；

　?、垲I(lǐng)導(dǎo)人、著名人物和國(guó)際友人參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片；

　?、鼙締挝粍趧?dòng)模范、先進(jìn)人物及其典型活動(dòng)的照片；

　?、荼締挝粴v屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的證件照片。

　?。?）記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。

　　（3）記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片。

　?。?）其他具有保存價(jià)值的照片。

　　2、保管期限

　　數(shù)碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期，其中定期分為30年和10年。

　　3、歸檔時(shí)間

　　數(shù)碼照片在拍攝完成后，應(yīng)及時(shí)整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔。

　　4、歸檔要求

　?。?）公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的照片、底片、數(shù)碼照片，在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔，各類照片在歸檔前，都要做好鑒定、刪選工作。

　?。?）歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對(duì)數(shù)碼照片的內(nèi)容和EXIF信息進(jìn)行修改和處理。

　?。?）對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片（紙質(zhì)、數(shù)碼照片），應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的照片歸檔，所選照片應(yīng)能反映該項(xiàng)活動(dòng)的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場(chǎng)景的照片一般只歸檔一張。

　?。?）歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG、TIFF或RAW格式，推薦采用JPEG格式。

　　（5）歸檔的照片應(yīng)附加文字說明。文字說明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容。

　?。?）數(shù)碼照片可通過存儲(chǔ)到符合要求的脫機(jī)載體上進(jìn)行離線歸檔，也可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線歸檔。

　?。?）歸檔時(shí)，應(yīng)參照GB/T 18894-2002對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行真實(shí)、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測(cè)。

　　（8）歸檔的數(shù)碼照片，有條件的單位可以沖洗一套紙質(zhì)照片。

　　四、照片檔案的整理和數(shù)字化的存儲(chǔ)管理

　　1、分類和排列

　　（1）同一全宗內(nèi)的照片檔案按“年度-保管期限-照片組”分類。

　　（2）同一照片組內(nèi)的照片檔案按形成時(shí)間排列。

　　2、命名

　　數(shù)碼照片(數(shù)字化掃描圖象)文件采用“年度-保管期限代碼-照片組號(hào).張?zhí)?擴(kuò)展名”格式命名。

　　保管期限代碼：分別用“Y”、“D30”、“D10”代表永久、30年、10年。

　　年度：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　照片組號(hào)：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度內(nèi)的照片組從“0001”開始順序編號(hào)。

　　張?zhí)枺簽?位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片從“001”開始順序編號(hào)。

　　示例1：

　　2020年某單位拍攝的一組XX工作會(huì)議的數(shù)碼照片為本年度第一組照片，保管期限為“永久”，存儲(chǔ)格式為JPEG。則該組第一張照片的文件名應(yīng)為：2020-Y-0001.001.jpg。

　　3、檔號(hào)

　　照片檔案代碼設(shè)為“ZP”,分為2個(gè)屬類：紙質(zhì)照片類（ZP01)、數(shù)碼照片類（ZP02)。

　　檔號(hào)格式為“全宗號(hào)-檔案門類代碼?年度-保管期限-件組號(hào)”。（每一件檔案的“檔號(hào)”唯一，即此件檔案的身份標(biāo)識(shí)）

　　如XXX單位2020形成的需永久保存照片類檔案第1件，檔號(hào)標(biāo)識(shí)為：

　　整理要求：

　?。?）照片類檔案以“件組”為單位，一次會(huì)議、一次調(diào)研、一次檢查、一次參觀、一次演出、一次慰問、一次走訪、一次活動(dòng)、一個(gè)專題事項(xiàng)為一件；

　?。?）一“件組”照片可以有一張照片，也可以有多張照片，拍攝的照片需要清晰、完整，能反映照片的主題。

　　（3）以照片的拍攝時(shí)間，確定歸檔年度，為“檔號(hào)”和檔案盒上的“年度”；

　　根據(jù)保管期限表確定此份檔案的保管期限，永久、30年，對(duì)應(yīng)代碼為“Y、D30”

　　（4）同一個(gè)年度、同一個(gè)保管期限的編寫一個(gè)“件順序號(hào)”（即件號(hào)），每個(gè)年度、保管期限都從“1”號(hào)開始編寫。