建設(shè)項(xiàng)目檔案記錄了建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工的全過(guò)程，它既是展示新中國(guó)成立以來(lái)經(jīng)濟(jì)建設(shè)偉大成就的重要載體，也是決勝全面建成小康社會(huì)、建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化強(qiáng)國(guó)的信息保障。2018年是全國(guó)上下深入貫徹落實(shí)黨的十九大精神的開(kāi)局之年，社會(huì)各界“擼起袖子加油干”，全面開(kāi)啟了高質(zhì)量發(fā)展的新篇章。新時(shí)代呼喚檔案工作新作為，我們立足于三個(gè)方面的機(jī)遇需求，開(kāi)展“檔案管理的六大步驟”研究，探索實(shí)施建設(shè)項(xiàng)目檔案全過(guò)程管理。

　　國(guó)家層面，國(guó)家檔案局本著“適應(yīng)變化，全面修改，加強(qiáng)管理，便于操作”的思路，將《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28—2002）修訂為《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》。新標(biāo)準(zhǔn)由原來(lái)側(cè)重技術(shù)性，發(fā)展為管理性與技術(shù)性并重，并區(qū)分了項(xiàng)目文件和項(xiàng)目檔案的概念，強(qiáng)調(diào)了項(xiàng)目檔案的源頭控制和全程管理，指出了項(xiàng)目檔案工作要融入項(xiàng)目建設(shè)，明確了項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理的要求，適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展需求，具有極強(qiáng)的指導(dǎo)意義。

　　山東層面，2018年，山東省委省政府全面部署了新舊動(dòng)能轉(zhuǎn)換重大工程，吹響了山東向高質(zhì)量發(fā)展的進(jìn)軍號(hào)。傳統(tǒng)改造產(chǎn)業(yè)和新興產(chǎn)業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展建設(shè)離不開(kāi)檔案的高效率支撐和高標(biāo)準(zhǔn)管理，特別是對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目檔案工作來(lái)講，更要主動(dòng)全面融入各類(lèi)項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程，變“末端收”為“全程控”，變“被動(dòng)收”為“動(dòng)態(tài)控”，爭(zhēng)取在服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中走在前列、迭代升級(jí)。

　　檔案業(yè)務(wù)層面，我們選擇以電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目為樣板開(kāi)展建設(shè)項(xiàng)目檔案管理“十步工作法”研究，一方面是考慮“外電入魯”、現(xiàn)代一流配電網(wǎng)、“智能電網(wǎng)”等電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目是新舊動(dòng)能轉(zhuǎn)換重大工程的重要保障，加強(qiáng)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是山東檔案工作“走在前列”的具體體現(xiàn)。此外電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理流程相對(duì)規(guī)范精簡(jiǎn)，建設(shè)周期通常不超兩年，對(duì)于開(kāi)展示范管理工作具有一定優(yōu)勢(shì)。

　　另一方面是考慮國(guó)網(wǎng)山東省電力公司檔案工作綜合實(shí)力在省內(nèi)處于領(lǐng)先位次，同時(shí)國(guó)網(wǎng)山東省電力公司2018年推行“深化基建隊(duì)伍改革、強(qiáng)化施工安全管理”政策，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理主體責(zé)任進(jìn)一步厘清，為“十步工作法”的探索研究奠定了基礎(chǔ)。

　　創(chuàng)新做法

　　建設(shè)項(xiàng)目檔案管理“十步工作法”依據(jù)檔案管理和建設(shè)管理有關(guān)規(guī)定，主要包括“科學(xué)構(gòu)建工作機(jī)制、加強(qiáng)檔案前端管控、超前開(kāi)展培訓(xùn)交底、強(qiáng)化文件源頭控制、文件形成及時(shí)收集、納入工程同時(shí)檢查、轉(zhuǎn)序竣工同步驗(yàn)收、關(guān)鍵環(huán)節(jié)飛行檢查、合規(guī)歸檔電子文件、嚴(yán)格組織檔案驗(yàn)收”十個(gè)環(huán)節(jié)工作，可作為落實(shí)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》的一般性方法。

　　第一步，科學(xué)構(gòu)建工作機(jī)制

　　建設(shè)單位根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)特點(diǎn)和管理模式，構(gòu)建項(xiàng)目檔案管理組織機(jī)制和聯(lián)動(dòng)機(jī)制，形成檔案管理與建設(shè)管理融合互動(dòng)的運(yùn)作模式。主要包括三個(gè)方面：一是明確檔案管理機(jī)構(gòu)項(xiàng)目檔案歸口管理責(zé)任以及工程管理相關(guān)部門(mén)項(xiàng)目檔案主體管理責(zé)任；二是建立部門(mén)崗位績(jī)效考核、合同履約評(píng)價(jià)、工程獎(jiǎng)懲相互聯(lián)動(dòng)的項(xiàng)目檔案考核機(jī)制；三是建立檔案管理機(jī)構(gòu)、工程管理相關(guān)部門(mén)、參建單位相互聯(lián)動(dòng)的項(xiàng)目檔案管理信息共享和定期協(xié)調(diào)機(jī)制。

　　第二步，加強(qiáng)檔案前端管控

　　主要包括項(xiàng)目檔案規(guī)范制度建設(shè)、合同管理和預(yù)算管理三個(gè)方面。制度規(guī)范建設(shè)既要符合有關(guān)規(guī)章要求，也要結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，確保各項(xiàng)工作有章可依。合同管理是在合同條款里要明確項(xiàng)目檔案工作責(zé)任和違約責(zé)任，在合同履約評(píng)價(jià)時(shí)對(duì)項(xiàng)目檔案工作履約情況進(jìn)行考核，與合同款支付直接掛鉤。項(xiàng)目檔案預(yù)算管理是在編制項(xiàng)目預(yù)算時(shí)單獨(dú)列支檔案管理費(fèi)用或明確檔案預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案設(shè)備材料的采購(gòu)以及相關(guān)工作的開(kāi)展有充足資金支持。

　　第三步，超前開(kāi)展培訓(xùn)交底

　　檔案培訓(xùn)和交底不到位，是造成參建單位歸檔意識(shí)薄弱的原因之一。開(kāi)工前，建設(shè)單位應(yīng)對(duì)參建單位及時(shí)組織培訓(xùn)或交底，培訓(xùn)主要內(nèi)容包括對(duì)項(xiàng)目檔案管理機(jī)制、方法以及檔案操作流程、整理標(biāo)準(zhǔn)等，讓參建單位明確項(xiàng)目檔案工作是什么、為什么、怎么做；交底主要側(cè)重檔案工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，交底內(nèi)容規(guī)范明確，不能模棱兩可，規(guī)章制度中沒(méi)有具體要求的在交底中提出具體要求，參與交底的參建單位簽字確認(rèn)各項(xiàng)檔案要求，作為后續(xù)考核和檢查的依據(jù)。

　　第四步，強(qiáng)化文件源頭控制

　　以節(jié)點(diǎn)管控思路從項(xiàng)目文件形成開(kāi)始跟蹤項(xiàng)目文件的流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)結(jié)束后及時(shí)收集。工程管理相關(guān)部門(mén)、參建單位應(yīng)根據(jù)歸檔范圍和實(shí)際工作內(nèi)容，梳理應(yīng)歸檔項(xiàng)目文件清單、文件來(lái)源和文件計(jì)劃收集節(jié)點(diǎn)，做到項(xiàng)目文件清單式收集。項(xiàng)目文件來(lái)源較為復(fù)雜，工程管理相關(guān)部門(mén)、參建單位安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件收集，并將收集過(guò)程中遇到的問(wèn)題納入工程協(xié)調(diào)機(jī)制予以解決，建設(shè)單位根據(jù)項(xiàng)目文件來(lái)源確定文件歸檔責(zé)任，并建立項(xiàng)目文件收集方面的考核問(wèn)責(zé)機(jī)制。

　　第五步，文件形成及時(shí)收集

　　在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，建立項(xiàng)目文件隨時(shí)形成、及時(shí)歸檔的“預(yù)立卷”制度，具體是指工程管理相關(guān)部門(mén)和參建單位在項(xiàng)目文件收集后，立即對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行收集并進(jìn)行預(yù)分類(lèi)、預(yù)排列、預(yù)編號(hào)、預(yù)編目但可以不裝訂的過(guò)程。預(yù)立卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)參照正式案卷標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)立卷進(jìn)度基本與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步，最多不落后項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度兩個(gè)施工節(jié)點(diǎn)。項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，建設(shè)單位以“預(yù)立卷”為對(duì)象和抓手，對(duì)工程管理相關(guān)部門(mén)和參建單位項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

　　第六步，融入工程同步檢查

　　檔案與工程都是建設(shè)項(xiàng)目的重要組成部分，兩者相輔相成，不能分割對(duì)待。建設(shè)單位將檔案和工程同時(shí)檢查要求寫(xiě)入項(xiàng)目管理制度規(guī)范，在項(xiàng)目檢查活動(dòng)中檢查項(xiàng)目文件“預(yù)立卷”的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全等指標(biāo)，并做好檢查結(jié)果的監(jiān)督考核。

　　工程管理相關(guān)部門(mén)和參建單位在開(kāi)展項(xiàng)目檢查或?qū)ｍ?xiàng)檢查時(shí)，同步檢查項(xiàng)目文件材料收集和“預(yù)立卷”情況，并留存相關(guān)檢查記錄。監(jiān)理單位檔案人員參加設(shè)備開(kāi)箱檢查，并檢查開(kāi)箱資料完整性。

　　關(guān)鍵環(huán)節(jié)飛行檢查

　　借鑒安全管理“四不兩直”和“專(zhuān)項(xiàng)督導(dǎo)”兩種檢查模式，由建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)或檔案行政主管部門(mén)、上級(jí)主管單位為主體組織檔案飛行檢查，作為落實(shí)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)職責(zé)的手段之一。檢查以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題為目的，舉一反三提出整改措施，切實(shí)提高現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目檔案管理水平，但對(duì)于檔案管理不規(guī)范、項(xiàng)目文件收集進(jìn)度嚴(yán)重滯后工程建設(shè)進(jìn)度，案卷質(zhì)量低下、內(nèi)容錯(cuò)漏突出、給運(yùn)行和利用埋下隱患的，堅(jiān)持追究相關(guān)單位責(zé)任。

　　轉(zhuǎn)序竣工同步驗(yàn)收

　　開(kāi)展各類(lèi)型項(xiàng)目驗(yàn)收等活動(dòng)的同時(shí)對(duì)項(xiàng)目文件預(yù)立卷的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、安全性等指標(biāo)進(jìn)行同步驗(yàn)收。在項(xiàng)目階段性專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收中，檢查本階段項(xiàng)目文件預(yù)立卷質(zhì)量，檔案不合格不同意工程轉(zhuǎn)序施工；在單位工程竣工驗(yàn)收中，檢查單位工程項(xiàng)目文件預(yù)立卷質(zhì)量，檔案不合格不予以支付單位工程進(jìn)度款；在整體竣工驗(yàn)收中，檢查項(xiàng)目文件整體歸檔情況，檔案不合格不允許工程整體投運(yùn)。檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)需要參加項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。

　　合規(guī)歸檔電子文件

　　示范工程項(xiàng)目電子文件主要有項(xiàng)目信息化形成的原生電子文件和紙質(zhì)檔案掃描形成的數(shù)字化副本兩種。原生電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔管理包括項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)電子文件管理功能搭建、電子檔案管理系統(tǒng)搭建、電子文件的收集、整理、檢驗(yàn)、歸檔以及電子檔案的儲(chǔ)存、保管、轉(zhuǎn)存和檢測(cè)等環(huán)節(jié)?，F(xiàn)階段的電子文件歸檔和管理對(duì)象以紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本居多，可主要采用在線歸檔的方式，將數(shù)字化副本分類(lèi)、整理并錄入掛接到檔案管理信息系統(tǒng)。

　　嚴(yán)格把關(guān)檔案驗(yàn)收

　　在項(xiàng)目檔案歸檔后、向運(yùn)行或檔案保管機(jī)構(gòu)移交前，按照《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)〔2006〕2號(hào)）對(duì)檔案完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性以及組卷質(zhì)量和檔案管理情況進(jìn)行全面驗(yàn)收，確保項(xiàng)目檔案質(zhì)量滿足檔案保管和利用的要求。驗(yàn)收組織主體一般為項(xiàng)目主管部門(mén)、檔案行政主管部門(mén)或項(xiàng)目建設(shè)單位。檔案驗(yàn)收結(jié)果作為支付參建單位進(jìn)度款或考核有關(guān)部門(mén)、單位或崗位的必要參考依據(jù)，檔案驗(yàn)收通過(guò)后檔案接收單位和移交單位要辦理相應(yīng)交接手續(xù)。

　　效果及影響

　?。ㄒ唬?dòng)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平持續(xù)提升

　　國(guó)網(wǎng)山東省電力公司在“十步工作法”的研究、實(shí)踐和推廣過(guò)程中，轉(zhuǎn)變了過(guò)去工程竣工后被動(dòng)收集文件材料的老習(xí)慣，樹(shù)立了“抓好兩頭、管控中間”的電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理新思路。

　　前端控制方面，全面組織項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)加強(qiáng)有關(guān)規(guī)章制度的宣貫教育，將檔案歸檔和質(zhì)量要求列入工程招標(biāo)文件和合同條款，將檔案費(fèi)用列入工程和公司預(yù)算。中間控制方面，全面壓實(shí)建設(shè)管理單位項(xiàng)目文件管理主體管理責(zé)任，適時(shí)開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和檢查。

　　末端控制方面，高標(biāo)準(zhǔn)、全覆蓋、常態(tài)化組織超高壓建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，積極組織中、高壓建設(shè)項(xiàng)目檔案試點(diǎn)驗(yàn)收，將檔案驗(yàn)收結(jié)果納入有關(guān)單位業(yè)績(jī)考核和參建單位履約評(píng)價(jià)，將檔案歸檔質(zhì)量與工程尾款結(jié)算支付相掛鉤。

　　在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理基礎(chǔ)不斷筑牢、管理水平不斷提升的基礎(chǔ)上，根據(jù)“十步工作法”逐步完成了配電網(wǎng)工程、信息化項(xiàng)目、充換電設(shè)施等建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度的研究發(fā)布，進(jìn)一步健全完善了公司檔案管理機(jī)制，為保障電網(wǎng)和企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供了堅(jiān)強(qiáng)保障。

　?。ǘ┩苿?dòng)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》更好落地

　　為了更好落實(shí)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》，全面推廣“十步工作法”經(jīng)驗(yàn)成果，我們2019年編寫(xiě)出版了《建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理操作手冊(cè)》，2020年配套制作發(fā)布了《建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理教學(xué)微視頻》。

　　“操作手冊(cè)”和“教學(xué)微視頻”主要分為“項(xiàng)目檔案管理概況”“十步工作法”“檔案整理組卷指南”三個(gè)方面內(nèi)容，其中“項(xiàng)目檔案管理概況”主要對(duì)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》條款進(jìn)行解析，解決了《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》“是什么”“為什么”的問(wèn)題，“十步工作法”和“檔案整理組卷指南”主要解決了《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》“怎么做”的問(wèn)題。

　　近兩年，我們通過(guò)學(xué)習(xí)強(qiáng)國(guó)山東學(xué)習(xí)平臺(tái)、檔案培訓(xùn)、“山東省檔案館”“蘭臺(tái)之家”微信公眾號(hào)、國(guó)家電網(wǎng)公司“網(wǎng)絡(luò)大學(xué)”等平臺(tái)大力推廣“操作手冊(cè)”和“教學(xué)視頻”，在收獲廣泛關(guān)注的同時(shí)，一方面讓廣大項(xiàng)目檔案工作者對(duì)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》有了更全面的認(rèn)識(shí)，另一方面為大家開(kāi)展項(xiàng)目檔案工作帶來(lái)了一定借鑒和啟發(fā)，進(jìn)一步提高了項(xiàng)目檔案制度執(zhí)行能力和水平。

　　（三）構(gòu)建項(xiàng)目檔案行業(yè)管理的良好開(kāi)端

　　山東省檔案館和國(guó)網(wǎng)山東省電力公司聯(lián)合開(kāi)展建設(shè)項(xiàng)目檔案管理“十步工作法”研究推廣，受到了社會(huì)各界和國(guó)家電網(wǎng)公司系統(tǒng)廣泛關(guān)注，《中國(guó)檔案報(bào)》頭版刊登《山東為電網(wǎng)項(xiàng)目建立“十步工作法”》報(bào)道。在此次合作中，雙方共享信息資源，重大問(wèn)題共同協(xié)商解決，重要任務(wù)協(xié)同安排部署，共同開(kāi)展項(xiàng)目檔案指導(dǎo)檢查以及研究成果的梳理、總結(jié)和推廣工作，積累了合作經(jīng)驗(yàn)，雙方在業(yè)務(wù)創(chuàng)新、人才培養(yǎng)等方面取得了共贏。

　　此次是山東省實(shí)施新舊動(dòng)能轉(zhuǎn)換重大工程中建設(shè)項(xiàng)目檔案行業(yè)管理的一次良好開(kāi)端，下一步，將引領(lǐng)山東“十強(qiáng)”產(chǎn)業(yè)單位以及各級(jí)電網(wǎng)企業(yè)與檔案部門(mén)的深度合作，不斷提高全省項(xiàng)目檔案管理水平，為山東建設(shè)現(xiàn)代化強(qiáng)省和奪取新舊動(dòng)能重大工程勝利體現(xiàn)檔案價(jià)值、貢獻(xiàn)檔案力量。