企業(yè)檔案真實地記錄了企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動，是企業(yè)的無形資產(chǎn)和寶貴的信息資源。檔案室管理軟件通過電子化管理，實現(xiàn)檔案收集、借閱更加便捷，減少手工化操作，實現(xiàn)檔案借閱共享，簡化借閱手續(xù)。

　　檔案室管理軟件檔案管理方案

　　1、檔案分類編號，有序管理

　　對于大型企業(yè)來說，公司的各類紙質(zhì)檔案數(shù)量大，種類多，涵蓋面廣。比如公司證照、技術(shù)文檔、產(chǎn)品方案等等，進(jìn)行及時歸檔和科學(xué)的整理十分必要。

　　1）檔案歸檔：檔案員按各部門提交的檔案標(biāo)準(zhǔn)，收集有效紙質(zhì)檔案和電子檔案，檔案相關(guān)信息可通過excel批量導(dǎo)入檔案室管理軟件中，同時，在檔案室管理軟件中形成的重要文檔，也將自動歸入檔案管理中進(jìn)行管理，不需要進(jìn)行重復(fù)的篩選和錄入。

　　2）檔案分類清晰：根據(jù)企業(yè)的檔案分類要求，編制分類目錄，將檔案歸入所屬的目錄，并且維護(hù)相應(yīng)類別編號；通過表單建模搭建檔案類別，樹狀顯示，更加直觀，方便維護(hù)人員進(jìn)行類別維護(hù)。

　　3）檔案編號生成：OA通過字段屬性自動生成檔案編號，按照檔案的大類+小類+流水來進(jìn)行編號，實現(xiàn)了每份檔案有歸屬，查閱簡單方便，易于管理。

　　4）檔案盒管理：根據(jù)檔案分類，建立電子檔案盒，將相同類別的檔案文件放在一個“盒子”里，檔案員可以增加盒類目，生成檔案盒序號、公司名、檔案盒題名、柜號、備注、錄入人、錄入時間等信息，檔案盒的背脊信息同時產(chǎn)生，可打印卷內(nèi)目錄、檔案背脊，方便查詢，實現(xiàn)檔案的線上與線下管理統(tǒng)一。

　　5）建立檔案信息庫：檔案室管理軟件根據(jù)檔案基礎(chǔ)信息建立檔案信息庫。通過建模搭建了檔案類別，將檔案通過檔案狀態(tài)分組展示；為了能夠?qū)n案的總體情況進(jìn)行把控，管理員可以在檔案信息庫中定期導(dǎo)出收集檔案文件的匯總數(shù)據(jù)，月/年的收集情況和檔案銷毀情況。

　　6）檔案有效期管理：為了保證公司各種資格證書和證照信息能夠及時地在失效前銷毀或者更新，檔案室管理軟件設(shè)置了到期提醒管理。檔案存放到期，系統(tǒng)自動提示檔案管理員，不需要一個個去查是否到期，不容易遺漏且效率高。

　　2、檔案借閱管理流程化

　　1）檔案查詢：實現(xiàn)檔案快速查詢，是進(jìn)行檔案管理的目的之一。在檔案信息庫中，可根據(jù)檔案名稱、檔案編號以及檔案狀態(tài)快速查詢。管理員可以查閱具體的檔案借閱明細(xì)。

　　2）檔案借閱申請：借閱人在填寫借閱單時，自動過濾了已銷毀、已借出的檔案，只能選擇未借出的檔案，在檔案借閱單上需要填寫借閱日期和預(yù)計歸還日期，便于追蹤。

　　3）檔案的狀態(tài)追蹤：檔案的狀態(tài)根據(jù)流程的流轉(zhuǎn)而自動變化，不需要人為進(jìn)行修改。申請人提交后回寫相應(yīng)信息狀態(tài)改為出借中，檔案管理員執(zhí)行操作后狀態(tài)改為已借出，檔案管理員歸還確認(rèn)后狀態(tài)改為未借出。在已借出的狀態(tài)下，如果借閱人需要進(jìn)行延期續(xù)借，可通過之前的借閱流程中選擇需要續(xù)借的內(nèi)容通過續(xù)借申請按鈕快速發(fā)起續(xù)借。

　　4）檔案借閱提醒：檔案室管理軟件通過打造表單建模提醒功能，實現(xiàn)借閱超期系統(tǒng)自動提醒借閱人。檔案管理員可自定義到期日期和到期前提醒天數(shù)。借閱人在預(yù)計歸還日期兩天前收到短信提醒一次，延期后每天收到短信提醒一次。若是借閱電子檔案，則檔案室管理軟件將自動控制當(dāng)前借閱人的可查閱時間，預(yù)計歸還日期結(jié)束后將自動收回文檔查閱權(quán)限。

　　5）檔案安全保護(hù)：為了保護(hù)檔案安全和隱私，電子檔案下載時會自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，保證公司信息泄露可進(jìn)行追究。

　　6）檔案借閱記錄：根據(jù)員工的借閱申請，可自動形成檔案借閱記錄臺賬。所有借閱記錄系統(tǒng)記錄，按照各種查詢條件檢索，一鍵導(dǎo)出明細(xì)，方便統(tǒng)計。管理層可以分享檔案室管理軟件中借閱記錄臺賬的數(shù)據(jù)，根據(jù)借閱各類資料的次數(shù)、共享價值，更新或銷毀信息，提高檔案的利用率，避免無效檔案占用資源。