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如何建立檔案室

時間:2022-04-26 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡 點擊量:

  如何建立檔案室?從本單位實際出發(fā),最大限度地維護檔案的完整與安全,方便檔案的利用:

  維護檔案的完整,一是指保持檔案內(nèi)容和形式的有機聯(lián)系和完整;二是指保證檔案材料不缺少、不遺漏、不分割。

  維護檔案的安全,一是指不發(fā)生丟失、火災、水浸、霉變、蟲害、鼠害等損毀檔案的事故;二是指防止檔案內(nèi)容泄密。

  方便檔案的利用,一是指運用計算機等現(xiàn)代化管理手段,提高檔案檢索和利用的效率。二是指提供安全保密的檔案閱覽環(huán)境、復制檔案的條件和設備等。

如何建立檔案室

  如何建立檔案室

  01、檔案室建設指導原則:安全、實用、方便。

  02、檔案室位置:檔案室要遠離易燃、易爆、空氣污染區(qū)。

 ?。ㄒ唬┢椒孔鳈n案室的,位置應在辦公室附近,要高于周圍地勢。

 ?。ǘ欠孔鳈n案室的,一般不要安排在頂樓或樓兩側(cè)。檔案室要遠離衛(wèi)生間、洗涮間、熱水房等。

  03、檔案室用房一般要求檔案庫房、辦公室、閱覽室分開。

  04、檔案室?guī)旆砍兄兀簶欠孔鳈n案室的,樓板承重必須達到檔案庫樓面均布活荷載應為5KN/m2;采用密集架式,不應小于12KN/m2。

  05、檔案室?guī)旆繖痪悴贾茫航ㄗh使用鐵質(zhì)檔案櫥(架)。

  檔案庫房在布置櫥俱時,應考慮到工作人員管理和放置檔案保護、檢測設備的空間。

  主通道凈寬不小于1m。

  兩行裝具間凈寬不小于0.8m,裝具端部與墻之間走道凈寬不小于0.6m。

  裝具背面與墻的間隔不小于0.1m,裝具頂端與天棚間隔不小于0.5m。

  06檔案室的防護設施:檔案室應具備防火、防水(潮)、防高溫、防盜、防蟲、防鼠、防有害氣體、防光、防磁等要求。

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  檔案室嚴禁煙火,嚴禁使用明火照明,要在明顯處標識“嚴禁煙火”警示牌。

  1、檔案室用電動力負荷采用380V三相供電,照明負荷采用220V單相供電。

  2、線路鋪設必須為暗線,且根據(jù)要求選用線材;開關(guān)、插座必須符合安全要求。

  3、獨立的檔案室建筑要有避雷設施。

  4、照明燈具宜選用40W或60W乳白色白熾燈,并加裝防爆罩。

  5、滅火器材要選用氣體或干粉滅火劑,滅火器材存放位置要方便取放,不應放在檔案庫房內(nèi),已到保質(zhì)期應及時更換。

  6、檔案室要配備手電筒,以備停電時使用,嚴禁明火照明。

 ?。ǘ┓莱保ㄋ?、防高溫

  檔案室溫度一般控制在14--24℃,相對濕度為50—65%。

  1、檔案庫房要根據(jù)面積配備一定數(shù)量的溫濕度儀。

  2、檔案庫房在平房或一樓的,應配備除濕機。

  3、檔案庫房不宜安裝水(氣)暖;上下水管道禁止通過檔案庫房。

  4、檔案庫房應安裝空調(diào)。

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  檔案室應安裝防盜窗、防盜門,安全保管鑰匙。建議安裝防盜報警裝置。

 ?。ㄋ模┓老x、防鼠

  1、檔案庫房要及時投放防蟲藥物,推薦使用電子殺蟲儀。

  2、檔案室禁止存放食物,要安置一定數(shù)量的防鼠盒,及時投放滅鼠藥物。

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  檔案室要遠離污染區(qū),周圍有空氣污染的,檔案庫房門窗要進行密封處理。

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  1、檔案櫥俱擺放應與窗戶垂直。

  2、檔案庫房窗戶要有紅黑兩色窗簾,避免陽光直射檔案。

  (七)防紫外線

  檔案庫房要使用白熾燈,禁止使用日光燈。

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  對錄音、錄像、唱片、光盤、軟盤等磁記錄檔案,建議配備防磁柜,要定期進行安全質(zhì)量檢查。

  07、檔案閱覽室要標識檔案管理、利用、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等制度。

  08、使用計算機管理檔案的單位,計算機應放在檔案工作人員辦公室。

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