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科技檔案檔號格式采用開放、通用的計算機文件格式存儲電子檔案內容信息,關乎電子檔案的長期可用、可讀和可理解,是電子檔案長期保存策略的重要組成部分。
計算機文件種類多樣,常見的有流式文件、版式文件、圖像文件、音頻文件、音視頻文件、圖形文件、數(shù)據(jù)庫文件、多媒體文件等,每類計算機文件又具有多種計算機文件格式,不同格式對應不同的計算機文件內部編碼規(guī)則,即編碼標準,如下表所示。
電子文件類型 | 歸檔格式要求 | |
以文本、位圖文件形成的文書、科技、專業(yè)類電子文件 | 電子公文正本、定稿、公文處理單 | 版式文件格式 |
其他電子文件、電子文件組件 | 版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式:或按順序合并轉換為一個版式文件 | |
計算機輔助設計與制造過程中形成的科技類電子文件 | 二維矢量文件 | SVG、 SWF、WMF、EMF、EPS、 DXF等格式 |
三維矢量文件 | 需永久保存的應轉換為STEP格式歸檔; 其他可根據(jù)需要轉為二維矢量文件歸檔。 | |
以數(shù)據(jù)庫文件形成的科技、專業(yè)類電子文件 | ET、XLS、DBF、XML,轉換為版式文件 | |
照片類電子文件 | JPG、TIF等格式; | |
錄音類電子文件 | 以WAV、MP3等格式歸檔; | |
錄像類電子文件 | 以MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔,珍貴且需永久保存的可收集、歸檔一套MXF格式文件 | |
公務電子郵件 | EML格式 | |
網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件 | HTML等格式 |
科技檔案檔號格式
點擊查看:文字版全文!電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范(GB/T 18894-2016)
8.3電子文件歸檔格式
8.3.1電子文件歸檔格式應具備格式開放、不綁定硬軟件、顯示一致性、可轉換、易于利用等性能,能夠支持同級國家綜合檔案館向長期保存格式轉換。
8.3.2電子文件應以通用格式形成、收集并歸檔,或在歸檔前轉換為通用格式。版式文件格式應按照DA/T 47—2009執(zhí)行,可采用PDF、PDF/A格式。
版式電子文件與流式排版文件
業(yè)務系統(tǒng)采用的版式計算機文件格式則要滿足DA/T47-2009《版式電子文件長期保存格式需求》明確的11項需求,OFD、PDF、PDF/A便是滿足需求的版式計算機文件格式。
采用版式計算機文件格式存儲的電子文件,是用頁面化的形式固定呈現(xiàn)文本、圖形、圖像等信息,將排版格式、色彩等都封閉在格式之中,一旦形成,其排版格式即被固化、無法改變,不能再往里面插入文字、圖片等信息,色彩的呈現(xiàn)也與計算機設備無關。
與版式文件相對應的是流式排版文件,又可稱為流式文件,RTF、WPS、DOC等計算機文件格式存儲的文本文件即是流式文件。當完成了流式文件內的文字、數(shù)字、表格和圖像等的版面排版、字體設定等工作后,還可以不斷地在任何位置插入新的內容,跟在新增內容之后的原有文字等信息會自動往下流動,并自動適應已經(jīng)設定邊界,且不影響原來已經(jīng)設定的字體、字體大小、顏色等排版元素。
8.3.3以文本、位圖文件形成的文書、科技、專業(yè)類電子文件應按以下要求歸檔:
a)電子公文正本、定稿、公文處理單應以版式文件格式,其他電子文件、電子文件組件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式歸檔;或b)電子文件及其組件按順序合并轉換為一個版式文件。
文本文件與位圖文件
本條所述版式格式、RTF、WPS、DOCX等計算機文件格式存儲、形成的電子文件為文本文件;位圖文件又可稱為圖像文件、靜態(tài)圖像文件,以JPG、TIF、PNG等計算機文件格式存儲、形成的電子文件屬于位圖文件。
8.3.4在計算機輔助設計與制造過程中形成的科技類電子文件應按以下要求歸檔:
a)二維矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式歸檔;
b)三維矢量文件,需永久保存的應轉換為STEP格式歸檔,其他可根據(jù)需要按8.3.4 a)給出的要求轉為二維矢量文件歸檔。
8.3.5以數(shù)握庫文件形成的科技、專業(yè)類電子文件,應根據(jù)數(shù)據(jù)庫表結構及電子檔案管理要求轉換為以下格式歸檔:
a)以ET、XLS、DBF、XML等任一格式歸檔,或b)參照紙質表單或電子表單版面格式,將應歸檔數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)轉換為版式文件歸檔。
數(shù)據(jù)庫文件結構分類
數(shù)據(jù)表文件結構主要有兩種。第一種,僅有一張數(shù)據(jù)表文件,稱為一級數(shù)據(jù)表結構,例如大家熟悉的紙質檔案目錄數(shù)據(jù)庫,數(shù)據(jù)表的字段包括檔號、題名、責任者、文件編號、形成時間、附件題名、密級、保管期限、控制標識等,沒有任何一個字段下鏈接了另一張數(shù)據(jù)表文件。
第二種,由多張數(shù)據(jù)表文件組成,其中第一張數(shù)據(jù)表文件通過指針與其它若干數(shù)據(jù)表文件先、后關聯(lián),可稱為多級數(shù)據(jù)表結構。
當電子文件的數(shù)據(jù)表文件為一級數(shù)據(jù)表結構時,可選用ET、XLS、DBF、XML等任一計算機文件格式歸檔。當電子文件的數(shù)據(jù)表文件為多級數(shù)據(jù)表結構時,可選用DBF、XML等計算機文件格式歸檔。
8.3.6照片類電子文件以JPG、TIF等格式歸檔;錄音類電子文件以WAV、MP3等格式歸檔;錄像類電子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔,珍貴且需永久保存的可收集、歸檔一套MXF格式文件。
MXF格式文件
MXF格式是世界范圍內的音視頻文件交換格式,又稱為素材交換格式,許多品牌的專業(yè)數(shù)字攝像機都支持用MXF格式將音視頻文件交換并存儲到非線性編輯系統(tǒng),之后就可以做轉碼操作。
MXF格式文件可以打包多個音頻文件、視頻文件,其中還包含XML格式的元數(shù)據(jù)(如Clip.xml),主要有全球唯一標識符、攝像機品牌與型號、拍攝的起始和結束時間、時長、幀速率、視頻文件大小、音頻采樣率、音頻采樣精度、音頻文件大小等。MXF格式保存了攝像機拍攝時形成的全部原始信息,文件容量較大,也不是利用格式,不宜將其作為所有錄像類電子文件的歸檔格式。
8.3.7公務電子郵件以EML格式,網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件以HTML等格式歸檔。
8.3.8專用軟件生成的電子文件原則上應轉換成通用格式歸檔。